Обзор программных сервисов современных МФУ Ricoh
На примере недавно рассмотренного нами МФУ Ricoh IM C6000 познакомимся с программными сервисами, предлагаемыми компанией обладателям своих продуктов.
Одна из экранных кнопок начального экрана МФУ серии Ricoh IM C2000 — IM C6000 называется «Application Site», для ее использования необходимо подключение к сети с выходом в интернет. При первом запуске нужно выбрать страну (в нашем случае Россию) для правильной локализации приложений. Кроме того, может потребоваться и обновление прошивки, которое также осуществляется через интернет; но эта процедура длительная, о чем честно предупреждает сообщение на экране, поэтому можно либо отменить обновление, либо отложить его с указанием времени, в которое аппарат использоваться не будет.
Если отменить предложение обновления, оно будет появляться каждый раз при обращении к Application Site, поэтому лучше все же обновиться, выбрав удобное время.
Как видно на приведенных ниже снимках, приложений очень много, причем часть из них платные.
Надо воспринимать их правильно: это не самостоятельные функции, отсутствующие в списке базовых, а своего рода «помощники», призванные упростить управление часто используемыми процедурами. Возникает вопрос: а почему бы не сделать эти приложения-помощники базовыми? Причин, как минимум, две: во-первых, можно устанавливать только те, которые требуются в бизнес-процессах конкретного офиса, и не перегружать домашние страницы панели управления ненужными элементами. Второе — производитель, изучив потребности пользователей, может легко пополнять набор приложений либо делать существующие более удобными (как мы увидим чуть ниже, каждое из приложений имеет номер версии и дату обновления), при этом не потребуется каждый раз вносить изменения в прошивку-firmware самого МФУ.
Если необходимость в каком-то приложении отпала, то его можно удалить (для этого надо нажать «Меню администрир.», затем «Управляемые параметры», где будет пункт «Список приложений/Удаление»). То есть все максимально приближено к условиям, привычным обладателям мобильных гаджетов.
Рассмотрим некоторые из приложений, и начнем с упоминавшегося в обзоре МФУ Ricoh IM C6000 режима копирования удостоверений или ID-карт, для которого на начальных страницах не было отдельной кнопки.
Для установки приложения выбираем его в списке и следуем экранным инструкциям.
По времени процедура занимает меньше минуты, в результате на начальную страницу добавляется соответствующая кнопка, нажатие на которую запускает процедуру копирования удостоверения с пошаговыми инструкциями и возможностью выбора параметров.
Есть даже напоминание: не забудьте забрать свой документ!
Собственно, примерно то же самое мы видели и при стандартном наборе кнопок панели управления, вот только добраться до режима копирования ID-карт было сложнее.
Кроме копирования удостоверений, можно установить кнопку для сканирования обеих сторон ID-карт или двух разворотов документа с сохранением в виде одной страницы, для этого следует установить приложение «ID Card Scan&Copy».
Рассказывая о процедурах копирования и сканирования с панели управления МФУ, мы упоминали обилие настроек. С одной стороны, это полезно, а с другой — для большинства операций избыточно (о восприятии не очень опытными пользователями даже не будем говорить).
Поэтому предлагается добавить кнопки быстрого копирования, сканирования и факса; чуть подробнее остановимся на двух первых.
Устанавливаются они точно так, как и ID Card Copy, на начальный экран добавляются соответствующие кнопки.
При быстром копировании выбор есть только для самых основных параметров — количество копий, режим цветности и выбор лотка, но с возможностью доступа к другим установкам.
На экране быстрого сканирования есть адресат, цветность, формат сохранения и разрешение, количество сторон оригинала, а в расширенных настройках есть только включение-выключение предварительного просмотра.
Если часто приходится сканировать с отправкой на собственную электронную почту, можно установить приложение «Scan to Me».
Но для использования придется включить режим аутентификации: при входе в систему с определенным логином будет выбираться соответствующий этому пользователю адрес электронной почты для отправки сканов.
Есть интересное приложение, помогающее быстро получить качественные копии разворотов книг или подшивок документов за счет удаления теней и темных участков. Здесь также используются возможности, заложенные в базовом ПО аппарата, но доступ к ним для данной операции организован более наглядно и удобно.
При этом не нужно даже каждый раз закрывать крышку сканера.
После ряда шагов с вполне понятными настройками получаем желаемое.
Новая платформа Ricoh Dynamic Workplace Intelligence, реализованная в интеллектуальных МФУ Ricoh IM C2000 — IM C6000, предлагает приложения EZ для копирования и сканирования, которые запускаются непосредственно с МФУ, чтобы прямо с панели устройства решать задачи, обычно требующие либо специализированных программ, либо дополнительного времени на лишние операции (а скорее и того, и другого).
Компания Ricoh постоянно проводит исследования и разрабатывает новые приложения EZ с целью упростить рабочие процессы и сократить время непосредственного взаимодействия с устройством или другими вспомогательными программами. В отличие от рассмотренных выше приложений из Application Site, это уже не просто иное оформление экрана какой-то из базовых функций, а самостоятельные комплексные процедуры, расширяющие возможности аппарата.
Пакет приложений EZ входит в стандартную комплектацию всех устройств упомянутой линейки и активируется инженером при инсталляции.
Российским потребителям сегодня предлагаются четыре приложения. На страницах начального экрана при установках по умолчанию кнопок для них нет, при необходимости они добавляются способом, описанным в обзоре МФУ Ricoh IM C6000.
К сожалению, подробных инструкций по их использованию мы найти не смогли — кратких описаний и даже демо-роликов много, однако все это лишь более или менее подробная демонстрация возможностей, а некоторые мелкие, но существенные детали порой остаются за скобками, и их приходится «нащупывать» самостоятельно. В каждом из приложений есть еще экранная справка (вызывается нажатием на кружок с вопросительным знаком), но и она не содержит ответы на все вопросы.
Это приложение позволяет скрывать конфиденциальные данные на документах перед тем, как отдать копию документа другим лицам. Действие похоже на вымарывание каких-то участков черным маркером, чтобы сделать их нечитаемыми. Работает оно только с форматами до А4/A4R.
Укладываем оригинал на стекло, нажимаем экранную кнопку с символом сканера в левом нижнем углу и получаем картинку для редактирования. Ее можно увеличить, причем очень существенно, а для перемещения отображаемой области служит красная рамка на небольшом изображении оригинала справа вверху, которую попросту двигаем пальцем.
Теперь выбираем параметры «кисти» (справа): вид линии — произвольная форма, задаваемая движением пальца, горизонтальная либо вертикальная, а также ее толщину из выпадающего перечня. Ниже поля для «кисти» есть две кнопки, левая позволяет отменить внесенные изменения (и не только последнее из них, но даже целую последовательность в обратном порядке), правая вернет изображение в исходное состояние.
Кнопки «Черно-белый» и «Полноцветный» справа внизу определяют не цвет линии, а режим печати, сама печать инициируется кнопкой с изображением принтера. При этом какие-то другие параметры, включая количество копий, не задаются (используются установки по умолчанию, которые можно менять через меню самого МФУ или с помощью веб-интерфейса), но по окончании распечатки возвращаемся на экран редактирования, где можно внести дополнительные правки либо распечатать еще копию.
Левые экранные кнопки с символами ориентации листа и изображения влияют на процедуру первоначального сканирования, воздействовать на уже сделанный скан (поворачивать и т. п.) они не будут.
Размещать оригинал можно не только на стекле, но и в автоподатчике, однако при использовании АПД воспринята будет только одна страница — первая (верхняя в стопке).
Это приложение позволяет добавлять картинку на документы, которые необходимо откопировать. Формат оригинала может быть до А3, при работе с ADF будет воспринята только первая страница.
Добавляемой картинкой может быть не только логотип компании, на что намекает название приложения, но любое изображение — например, какой-то штамп («Копия верна», «Дубликат», «Входящий №» и т. п.). Файлы таких изображений можно загрузить в память МФУ либо брать со сменного носителя (флешки, SD-карты), установленного в соответствующий разъем панели управления.
Принцип работы тот же, что и для EZ Маркер: сначала сканируем, потом редактируем, в данном случае добавляя изображения из файлов, переход к которым осуществляется нажатием экранной кнопки справа вверху.
Мы не нашли прямых указаний на то, каких размеров могут быть добавляемые изображения и в каких форматах файлы с ними. Пришлось пробовать: заготовили образцы в форматах JPEG, TIFF и PNG, записали их на флешку и обратились к ней из приложения. Оказалось: файлы JPEG и PNG использовать можно, а наши TIFF не отобразились вовсе (PDF и другие форматы тоже).
Причем если файл PNG создан с сохранением прозрачности, то при наложении этого изображения на скан прозрачность останется. И это очень важно, поскольку позволит сделать минимальным «ущерб» для содержимого оригинала.
Добавлять можно только одно изображение, при попытке добавить еще одно предыдущее попросту исчезнет.
Наложенную картинку можно перемещать (нажимаем пальцем в любом ее месте и двигаем, при этом часть наложения можно вывести за пределы скана), масштабировать (нажимаем на символ с двумя стрелками в правом нижнем ее углу и тянем), поворачивать на произвольный угол (нажимаем на символ с круговой стрелкой и поворачиваем). Назначение «крестика» понятно: удаление наложения.
При работе в приложении, прежде всего с оригиналами более А4, порой не хватает возможности увеличить отображаемый скан, чтобы точнее позиционировать накладываемое изображение, особенно если оно небольшое. В заголовке окна выбора файлов есть рекомендация для размера этого изображения — 600×600, но не всегда это возможно или целесообразно.
Печать копии с наложенным изображением производится по нажатию кнопки с изображением двух листов в правом нижнем углу, предварительно следует выбрать режим цветности двумя расположенными чуть выше кнопками.
Как и в предыдущем случае, какие-то параметры распечатки (кроме цвет/монохром) не задаются — одна копия с установками по умолчанию. Если нужна еще копия, вновь нажимаем правую нижнюю кнопку.
Очень полезное приложение в случаях, когда нужно сделать копии с нескольких небольших документов, причем для каждого из них на отдельном листе. Конечно, можно идти обычным путем — копировать по отдельности, но это займет немало времени, и разработчики Ricoh предложили более эффективный метод, позволяющий получить копии за один раз.
Запускаем приложение, открываем крышку сканера и укладываем оригиналы (мы использовали набор дисконтных и визитных карточек) по всей зоне А3, не особо задумываясь об их ровном и равномерном распределении, после чего нажимаем экранную кнопку с изображением сканера.
Существенно важно: крышку при этом закрывать нельзя!
Как можно понять из промо-материалов, должно автоматически произойти следующее: определение границ каждого, выравнивание и отображение в виде набора элементов для последующей распечатки на отдельных листах. Но конкретных указаний (например, о предельном количестве документов или их минимальных размерах) нет.
В нашем наборе было 13 карточек стандартных размеров, но с разным оформлением — белых и цветных, темных и светлых. И получилось вот что: в левом верхнем углу отобразился общий скан на черном фоне, в центре — набор документов, автоматически распознанных как отдельные (на общем скане они выделены синими рамками), с вертикальной прокруткой, справа — окно просмотра любого из них с возможностью увеличения.
Но опознанными как отдельные документы оказались лишь 6 оригиналов из 13, причем у двух к тому же неправильно определился контур — один оказался усеченным, а ко второму добавилась темная рамка и не произошло выравнивание.
Продолжаем исследования: либо сыграло роль несчастливое число 13, либо документов попросту слишком много, либо вмешались и еще какие-то факторы. Поэтому меняем набор и пытаемся выявить закономерности.
Поскольку определение контуров явно основано на контрасте документа и его черного окружения, которое получается при открытой крышке сканера, оригиналы с темным фоном (не обязательно черным) не определяются вовсе, а те, у которых фон неравномерный (с переходом от светлого к темному), окажутся усеченными.
Могут сыграть свою роль и блики от осветительных приборов: один из наших оригиналов, имеющий светлый фон, оказался в пятне света от потолочного светильника, и система включила в контур документа это пятно.
Если исключить сказанное в двух предыдущих абзацах, то документов может быть много, по меньшей мере до 15-16, а большее число уже будет сложно размещать на стекле. Да и совсем уж мелкие оригиналы вроде почтовых марок в очень большом количестве вряд ли кто-то захочет одновременно копировать на отдельные листы.
Выравнивание тоже работает очень неплохо, надо только учитывать: если какой-то из оригиналов уложен под углом, близким к 90 градусам относительно длинной стороны стекла, то и выравниваться он будет не горизонтально, а вертикально (конечно, понятия «горизонталь» и «вертикаль» здесь условные).
Кнопки в правом нижнем углу экрана приложения задают параметры печати. С крайними все понятно — режим цветности и запуск печати, а те, что чуть левее, задают расположение на листе копии: в центре, в одном из углов или ближе к одному из краев.
Это то же самое, что и КопиМастер, только результатом являются набор не отпечатков-копий, а файлов со сканами, которые впоследствии должны быть сохранены.
Правда, окно приложения сильно отличается от предыдущего. Слева вверху все тот же общий вид на темном фоне, справа — горизонтальная «лента» с опознанными документами, любой из которых можно отобразить в левом нижнем углу и увеличить; с этим все понятно.
Ниже широкой ленты есть вторая, более узкая, на которой имеется набор «листов календаря». Она служит для именования файлов: перетаскиваем изображение с верхней ленты на любой из листков, и под этим изображением появится имя в соответствии с датой. На каждую дату можно перетащить несколько сканов (тогда в имени появится дополнение в виде цифры в скобках, но это будет видно не на широкой ленте, а в получившемся файле), при этом нельзя использовать еще не наступившие дни, а прошедшие можно.
Такая система именования кажется несколько странной, но уж что есть... Привыкнуть не так уж сложно.
Еще ниже находятся три кнопки и пустое поле. Две кнопки исходно активные (зеленые), левая позволит выбрать адресата — электронную почту (из адресной книги либо прямым вводом) или сетевую папку (только из адресной книги), правая — задать или уточнить параметры SMTP-сервера. После этого в пустом поле появится адресат (в нашем случае e-mail).
Крайняя нижняя кнопка запускает процесс передачи файлов, но доступной она станет лишь тогда, когда все сканы поименованы и определен адресат.
При передаче на электронную почту файлы отсылаются не одним письмом, а каждый отдельным, и в нашем случае мы получили 14 писем, в теме каждого из которых значилось «СканМастер (и имя файла)».
Оперативно задавать параметры сохранения сканов нельзя, используются значения по умолчанию.
RSI обеспечивает работу с облачными сервисами напрямую с экрана МФУ — сканирование в облако и печать из облака. Поддерживаются такие популярные службы, как Dropbox, OneDrive, Google Drive и Office 365.
Функциональность платформы зависит от установленного пакета. Всего их на сегодня предлагается шесть.
Начальный Startup Package является бесплатным, он предустановлен на устройствах серии и поддерживает только сканирование в облачные сервисы. Остальные пакеты платные, однако возможностей у них больше: не только сканирование, но и печать, а также работа с QR-кодами и штрихкодами, интеграция с приложениями Microsoft Office 365 и Abbyy OCR.
Таким образом, каждый пользователь заплатит только за то, что сочтет для себя нужным и полезным. А чтобы не покупать «кота в мешке», предусмотрен бесплатный пробный период в 30 дней.
При этом не требуется вызывать специалиста из АСЦ, пакеты можно установить самостоятельно: их установка запускается из уже знакомого нам Application Site. Рассмотрим это на примере бесплатного Startup Package.
Но сначала, как и в случае с приложениями EZ, посетуем на отсутствие подробных инструкций, из-за чего некоторые моменты остаются непонятными. Правда, для RSI можно скачать Customer Guide на нескольких языках (но пока без русского), однако основное внимание в нем уделено управлению приложениями RSI с помощью интернет-портала Ricoh Smart Integration, попасть на который «с улицы» нельзя — надо запрашивать данные для входа у представителей компании.
Найти соответствующие контакты и получить доступ не составляет труда, но мы все же решили пойти путем пользователя, который хочет просто оценить полезность приложений RSI для решения задач в своих конкретных условиях, причем без лишней переписки, запросов и т. п.
Сразу отметим: хотя в информационных материалах компании для этого пакета говорится только о сканировании, на соответствующей кнопке в Application Site сказано еще и о печати.
Но, похоже, это чересчур оптимистичное заявление, поскольку первый же экран процедуры установки упоминает лишь сканирование.
Процесс установки очень быстрый, в результате на одной из начальных страниц появляется соответствующая кнопка-иконка.
Правда, никакого упоминания «Startup» на ней нет, а нажатие вызывает весь комплект пакетов RSI. Для начала выбираем стартовый из меню по кнопке в левом верхнем углу (выбор впоследствии запоминается).
Скорее всего, целый набор пакетов отображается потому, что нам досталось МФУ из демо-зала, которое вполне могло использоваться и для показа особенностей работы с платформой RSI в целом, а не только со стартовым пакетом.
При попытке нажать на любую из кнопок экрана (например, «Scan to Email») получаем такую надпись:
Непонятно, но соглашаемся, чтобы попробовать отправить скан на электронную почту. Естественно, нужно ввести адрес получателя, а также задать некоторые параметры — как минимум, имя файла, а еще хорошо бы и установки для сканирования; все это предусмотрено.
Для именования по умолчанию используется та же календарная система, что и в случае с EZ СканМастер, но можно вводить любые имена с экранной клавиатуры. Адрес получателя вводится таким же образом, а для настроек параметров сканирования появляется окно, сходное с окном соответствующей базовой процедуры МФУ.
Нажимаем «Пуск»; если задан предпросмотр, то сначала получаем отображение скана и нажимаем «Отправить», в противном случае отправка происходит автоматически.
Получаем письмо с вложениями (или письма, если сканировался пакет документов с АПД). Возможно, это произойдет с некоторой задержкой — в нашем случае пришлось подождать минут 15.
Отправителем значится no_reply@eu.smart-integration.ricoh.com.
Конечно, все это очень похоже на приложение EZ СканМастер, разве что добавляется оперативное изменение параметров сканирования. Но ведь обе процедуры имеют одинаковые и исходный материал (бумажный документ), и желаемый результат (файл со сканом в своем почтовом ящике), а потому принципиально отличаться и не должны.
Если же мы хотим задействовать иные варианты, связанные с передачей файлов в облачные сервисы, то сначала придется ввести параметры своих учетных записей в этих сервисах, поэтому при нажатии соответствующих кнопок экрана RSI Startup Package появится сообщение об этом и предложение отправить администратору требование настройки. Однако залезать в дебри администрирования мы не будем, поскольку это явно выходит за рамки нашего обзора.
Попытка запустить Standard Package подтвердила высказанное выше предположение о том, что наш аппарат уже использовался для работы с RSI, и мы смогли посмотреть, как работает распечатка документов из Google Drive, благо коллеги из Ricoh разместили набор демо-файлов и «прописали» доступ к ним.
Как видите, распечатывать можно самые разные форматы, выбирая их из списка, в том числе несколько за один раз. При этом задается и ряд параметров, но почему-то сменить монохромный режим на печать в цвете нельзя — возможно, именно так задано в настройках демо-аккаунта. И это предположение тоже подтвердилось: когда мы попробовали печать из Dropbox, доступ к которому также оказался уже «прописанным», то был доступен и цветной режим.
Смогли мы посмотреть и сканирование с сохранением в Google Drive. Процедура практически та же, что и в описанном выше случае с Scan to Email, но набор оперативно задаваемых параметров заметно шире.
Ricoh Intelligent Support — сервисная платформа, обеспечивающая бесперебойную работу устройств, которая постоянно проверяет наличие возможных ошибок и предупреждает их появление.
Наличие онлайн-подключения позволит быстро получить помощь, а также заказывать запасные части по мере необходимости.
Платформа обеспечивает три основные функции:
- быстрая установка и настройка новых устройств с удобным переносом данных со старых (Quick Migration Tool),
- веб-справка и поддержка RemoteConnect для быстрого получения помощи,
- внутреннее обслуживание устройства для поддержания оптимальной производительности и безопасности.
При возникновении проблемы смарт-панель управления МФУ определит ее и поможет найти способ устранения. Если неполадку устранить все же не удалось, можно обратиться в службу дистанционной поддержки Ricoh: по звонку сотрудники службы не просто проконсультируют, но посредством удаленного доступа и совместного использования в режиме реального времени получат доступ к управлению аппаратом для диагностики и устранения проблем.
Веб-справка Ricoh позволит искать информацию по конкретным вопросам, отображая информацию из постоянно пополняемого онлайн-ресурса прямо на панели управления МФУ.
Справку можно вывести и на экран мобильного устройства, достаточно лишь отсканировать QR-код и перейти по отобразившейся ссылке.
Прошивки-firmware и систему безопасности устройства можно обновлять автоматически, что позволит поддерживать оптимальную производительность аппарата.
Intelligent Support запускает программу непрерывного анализа состояния устройства и его работы. Полученная информация сопоставляется с накопленной базой данных, при этом используемая предиктивная технология может предвидеть появление неполадок до их фактического возникновения с отображением соответствующих инструкций на смарт-панели управления, чтобы помочь пользователям самостоятельно и быстро справиться с несложными проблемами и избежать простоев в работе.
Еще одной функцией платформы Intelligent Support является улучшенный контроль количества тонера, осуществляемый посредством более точных датчиков определения остатка.
Мы рассмотрели ряд программных сервисов, предлагаемых компанией Ricoh своим клиентам — обладателям современных МФУ: Smart Application Site, приложения EZ, а также две платформы — для работы с облачными хранилищами данных Ricoh Smart Integration и сервисную Ricoh Intelligent Support.
Конечно, значимость и функциональность у них разная: в простейших случаях это те же базовые функции аппарата, только иначе оформленные для удобства выполнения определенных операций. Более сложные — это уже вполне продвинутые комплексные приложения, в ряде случаев способные заменить использование специализированных компьютерных программ, а также существенно сократить время обработки документов.
Некоторые из них являются бесплатными, причем часть из них может быть предустановлена в аппаратах, относящихся к самым современным и продвинутым линейкам МФУ. Другие, имеющие достаточно специфические и не относящиеся к повсеместно востребованным функции, при наличии реальной необходимости можно установить за плату, а чтобы понять, действительно ли эти приложения повысят производительность труда в конкретном офисе, предоставляется бесплатный пробный период.
Наконец, сервисная платформа поможет постоянно поддерживать аппарат «в тонусе» и не вызывать по каждой мелочи специалиста из АСЦ. Это поможет сэкономить и время, и деньги, поскольку услуги в рамках Ricoh Intelligent Support оказываются бесплатно.
Комментарии