Обзор Электронный заказ - программы для автоматизации процесса заказа


Дела пошли в гору? Перешли от розничной торговли к торговле оптовой? Перестали стоять за прилавком сами и теперь к вам приходят за товаром менее удачливые соседи? Заказчики присылают запросы на товар, по телефону, по электронной почте, на клочках бумаги (здесь читать, тут не читать). Возникает вопрос, каким образом автоматизировать процесс заказа и как организовать эффективную систему общения с вашими контрагентами? Существующие программные продукты, способные помочь в данной задаче, зачастую имеют весьма мощную функциональность (например, электронный склад), совершенно не востребованную в решении задачи формирования каталога товаров, а также выгрузки этого каталога клиенту с возможностью формирования по нему заказа. Представляем вам программу, специально разработанную для такого рода задач.

Программа "Электронный заказ" от фирмы ООО "Софт-синтез" представляет собой два модуля: редактор каталога и клиентский модуль. Данная конфигурация как нельзя лучше подходит для решения вышеуказанной задачи. Редактор каталога обладает способностью в интерактивном режиме формировать структурированный каталог товаров, готовить данные для отправки клиентам, а также осуществлять поиск по каталогу. Клиентский модуль, формируемый при помощи редактора каталога, позволяет осуществлять навигацию по каталогу и формировать заказ для поставщика. Остановимся на каждом модуле поподробнее.

Редактор каталога

Внешний вид каталога, вероятно, создан под впечатлением от внешнего вида операционной системы MAC OS. Объемные заголовки панелей, вкладки в виде стеклянных кнопок, полосатый фон навевают мысль о надкусанном яблоке (логотип фирмы Apple).

Внешний вид редактора каталога
Внешний вид редактора каталога

Расположение панелей в редакторе каталога очень логично и просто. Левая часть окна представляет собой структурированный по разделам и типам товаров каталог. Внешним видом список напоминает проводник. В центральной части отображается список товаров в выбранной категории, а также его стоимость, наличие и артикул. В правой (информационной) панели отображаются изображение товара, краткие свойства товара, а также его подробное описание. Панели изображения, описания, свойств товаров можно отключить, в случае необходимости.

Принцип работы с программой

Для начала работы с программой от пользователя не требуется никаких специальных навыков, достаточно знания базовых принципов работы с персональным компьютером. В редакторе каталога пользователю доступны следующие функции:

  • операции с категориями;
  • операции с подкатегориями;
  • операции с товарами;
  • импорт прайс-листа;
  • создание клиентского каталога;
  • работа с пользователями;
  • работа с заказами пользователя.

Для создания категорий, подкатегорий, операции с ними (редактирования, удаления) пользователю достаточно воспользоваться контекстным меню в соответствующих панелях:

Меню манипуляций с товарными группами
Меню манипуляций с товарными группами

Группы товаров может содержать следующие виды разделов:

  • Стандартный раздел, содержащий список товаров. По каждой группе товара отображается количество позиций в ассортименте.
  • Раздел "Специальное предложение". Используется для проведения распродажных акций, скидок, бонусов. Такой раздел может иметь ограниченное время отображения (например, в течение недели или месяца). После истечения срока действия специального предложения отображение раздела прекращается.
  • Новостная лента. Очень удобный инструмент информирования о новинках, акциях, скидках и других событиях, которые поставщик считает необходимым донести до клиентов.
  • Избранные товары. Раздел предназначен для размещения в нем пользователем часто заказываемых товаров для быстрого поиска.
  • Результат поиска.
Добавление товарной группы
Добавление товарной группы

Все операции с товарами (создание, удаление, редактирование) проводятся аналогично операциям с категориями с той разницей, что контекстное меню для объектов вызывается в панели объектов. Наряду с предустановленными свойствами товара (артикул, стоимость) в программе предусмотрена возможность создания собственных свойств. Вновь созданные свойства можно присваивать всем новым товарам, а также уже существующим.

Импорт данных

Для автоматизации ввода данных в системе имеется возможность импорта из файла формата MS Excel.

Мастер импорта данных
Мастер импорта данных

После выбора имени файла программа предложит сопоставить поля файла прайс-листа с полями каталога. Наконец, каталог создан, отредактирован. Настало время отдать его клиенту. Создание клиентской версии каталога в программе максимально простое. При помощи специального мастера оператор каталога создает инсталляционный пакет. После выбора места для сохранения программа начинает процесс создания, отображая все операции в окне. После окончания создания мастер предлагает либо открыть папку с готовым клиентским каталогом, либо запустить сформированный пакет, либо закончить работу мастера.

Создание клиентского установочного пакета
Создание клиентского установочного пакета

Созданный файл представляет собой исполняемый файл, разворачивающий на клиентском компьютере приложение каталога, с возможностью формирования заказа для поставщика. В дальнейшем для клиентов, уже имеющих на компьютере версию каталога, вы можете формировать файлы обновления. В мастере формирования обновлений предусмотрены следующие виды обновлений:

  • текущие остатки товаров;
  • обновление клиентского рабочего места программы;
  • пакет изображений товаров;
  • произвольные данные.

После выбора типа обновления можно уточнить его состав: только каталог или составить обновление "по выбору". Данная опция позволяет выбрать только те пункты каталога, которые необходимы для конкретного клиента. Каталог товаров, описания товарных групп, изображения, новости или же обновления программы клиента. Сформированный файл обновления доставляется клиенту любым доступным способом.

Создание выборочного обновления
Создание выборочного обновления

Работа с клиентами в программе

Менеджер клиентов в программе позволяет эффективно работать с заказами, поступившими от них. Функции менеджера можно разбить на группы:

  • заказы,
  • клиенты,
  • новости.

Раздел "Клиенты" содержит функции работы непосредственно с контрагентами, такие как создание, редактирование и удаление данных клиента.

Менеджер клиентов и заказов
Менеджер клиентов и заказов

Используя вкладку "Общие данные", оператор каталога заносит реквизиты клиента, указывает, есть ли скидка или наценка для конкретного клиента. На вкладке "Регистрационные ключи" осуществляется управление регистрационными ключами для клиентской части программы. Предусмотрено два вида регистрационных ключей:

  • С привязкой к компьютеру клиента - этот вариант не позволит использовать зарегистрированную копию программы на другом персональном компьютере. Для создания такого ключа установите галочку "Использовать привязку" и в поле, расположенное ниже, введите "Код продукта", указанный в запросе на регистрацию.
  • Без привязки к компьютеру - этот вариант позволит клиенту использовать программу на нескольких компьютерах.

После выбора варианта ключа и указания кода продукта нажмите на кнопку "Создать". Ключ будет создан и сохранен в списке выданных ключей. Чтобы передать клиенту созданный регистрационный ключ, нажмите на кнопку "Сохранить в файл". Появится диалог сохранения ключа в файл, сохраните его под именем product.key и передайте этот файл клиенту любым доступным способом.

Раздел "Заказы" содержит информацию о заказах клиентов и позволяет манипулировать с ними. Также в этом разделе осуществляется получение новых заказов в режиме онлайн. Система позволяет просмотреть поступивший заказ. Форма просмотра содержит полную информацию о заказе: реквизиты заказчика, сумму заказа, его номер, номенклатуру заказа, примечание заказчика, а также подробную информацию о времени и дате его получения и версии ПО каталога заказчика.

Просмотр подробностей заказа
Просмотр подробностей заказа

Программа имеет функцию печати реестра заказов, а также данных самого заказа. Печатная форма заказа формируется в специальном редакторе (редактор электронных таблиц), который помимо непосредственно печати позволяет осуществлять экспорт формы в Excel, а также в HTML-формат. В случае необходимости изменения формы можно внести их напрямую в этом редакторе. Кстати, получателей заказов может быть несколько, например различные отделы компании поставщика. Управление получателями осуществляется через соответствующие настройки в меню "Сервис".

Раздел "Новости" - очень удобный инструмент информирования новостей о новинках, акциях, скидках и других событиях, которые поставщик считает необходимым донести до клиентов. Раздел имеет редактор новостей, а также возможность предварительного просмотра новостей в таком виде, в каком они будут отображаться у клиента.

Клиентский модуль

Основное отличие клиентского модуля от редактора - это наличие корзины, из которой потом формируется заказ, и ограниченное по функциям главное меню программы.

Корзина представляет собой панель, в которую клиент вносит нужный ему товар из каталога, указывая его количество. Закончив наполнение корзины, пользователю достаточно воспользоваться "горячей" клавишей или соответствующим пунктом меню для формирования заказа. Созданный заказ помещается в список заказов. Внешний вид списка повторяет внешний вид реестра полученных заказов в модуле редактора. Функциональность также повторяется: заказ можно просмотреть, распечатать или экспортировать (используя табличный редактор), а также внести небольшие коррективы в него. Коррективы касаются изменения количества в составе заказа, но осуществлять серьезные изменения, как то, удаление или добавление позиций, невозможно. Основная же функция в списке - это отправление заказа. Нажав на соответствующую кнопку, пользователю предлагается заполнить небольшую форму с указанием реквизитов и выбрать почтовый аккаунт для пересылки заказа по электронной почте.

Мастер отправки заказа клиентом
Мастер отправки заказа клиентом

Нажав кнопку "Далее", пользователю предлагается выбор, используя какой вид соединения с сетью Интернет вы хотели бы отправить письмо с заказом. В случае использования прокси-сервера в программе предусмотрена настройка данного вида соединения. Сам же процесс отправки после завершения настроек отображается в окне. По окончании отправки программа выдаст отчет.

Процесс отправки заказа по электронной почте
Процесс отправки заказа по электронной почте

Заключение

Как видно из обзора, программисты из компании "Софт-синтез" потрудились на славу. Программа с честью справляется с поставленной задачей (организации системы заказов товаров у оптового продавца). Небольшие недочеты (отсутствие возможности настройки "горячих" клавиш, невозможность редактирования сформированного заказа, невозможность экспорта прайс-листа) наверняка будут учтены в следующих версиях программы. Относительно невысокая цена делает данный продукт весьма конкурентным на рынке программ для организации удаленного товарного документооборота.





Дополнительно

iXBT BRAND 2016

«iXBT Brand 2016» — Выбор читателей в номинации «Процессоры (CPU)»:
Подробнее с условиями участия в розыгрыше можно ознакомиться здесь. Текущие результаты опроса доступны тут.

Нашли ошибку на сайте? Выделите текст и нажмите Shift+Enter

Код для блога бета

Выделите HTML-код в поле, скопируйте его в буфер и вставьте в свой блог.