Обзор плагинов для Outlook от компании MAPILab


Сложно сказать, насколько велико количество пользователей почтового клиента MS Outlook. Хорошая программа. Но когда начинаешь работать с ней, когда она становится твоим рабочим инструментом, а не просто средством получения и отправления почты, выясняется, что многие возможности, которые нужны для работы, в ней отсутствуют. Переходить на другой почтовый клиент? А если именно этот принят в качестве корпоративного стандарта, просто привычка работать с ним, и переходить на другое решение нет никакого желания? Решение есть - использовать дополнительные плагины. Например, те, что разрабатывает компания "Мапилаб".

Компанией "Мапилаб" разработано свыше двадцати плагинов для почтовой программы. По сути, они реализуют те возможности, о которых создатели самого MS Outlook почему-то не подумали. Часть плагинов распространяются как отдельные приложения, часть входит в состав Toolbox. Причем этот состав постоянно обновляется, часть самостоятельных плагинов постепенно переходят в состав инструментария, а вместо них появляются новые. Конечно, мало кто будет использовать сразу все предлагаемые модули, каждый будет выбирать для себя то, что ему больше всего необходимо и помогает решать его задачи. Поэтому и в данном обзоре будут рассмотрены не все продукты компании, а лишь те, что показались наиболее интересными.

Все плагины можно разбить на несколько групп в соответствии с назначением. К первой группе отнесем плагины для работы с адресами. Один из них (Add Contacts) предназначен для создания контактов, основываясь на письмах, отправляемых вами. Эта работа выполняется в автоматическом режиме. Отправил письмо новому получателю - появилась новая запись в адресной книге. Имя нового контакта выбирается из адреса либо, если в нем имя отсутствует, предпринимается попытка проанализировать первую строку вашего письма и получить имя получателя из нее. Вот только не получилось выяснить, каким образом выполнить настройку плагина для такого поиска.

Второй плагин, Actual Contacts, показался мне более интересным и полезным. Он выполняет проверку достоверности адресов, записанных в адресную книгу. Фактически с его помощью выполняется несколько задач. Первая - проверка адресов на существование. Сколько раз бывало, что пишешь письмо по старому адресу, а в ответ идет возврат - "данный адрес не существует". Actual Contacts позволяет проверить валидность адресов, имитируя отправку письма на сервер получателя. (Но для этого требуется, чтобы политика вашей корпоративной сети позволяла отправлять запросы к DNS-серверам с вашего рабочего места. У меня такая возможность заблокирована, поэтому проверить этот режим работы модуля не удалось.)

Если вы ведете деловую переписку, то кроме имени вашего респондента всегда полезно знать и другую информацию о нем - телефоны, название и адрес организации, факс, но не всегда эта информация указывается в получаемом письме. С помощью плагина можно сформировать и разослать по выбранным адресам специальную форму с определенным набором полей (этот набор вы формируете сами в процессе настройки). Респондент, заполнив форму, отправляет ее обратно (каким образом это сделать, говорится в самом письме). Полученные формы с помощью этого же плагина будут обработаны, и сведения из них добавлены в личные данные. (Этой возможностью уже довольно широко пользуются - в начале года неоднократно получал письма с такими формами от своих респондентов с просьбой проверить, поправить сведения и отослать их обратно.)

Еще одна возможность плагина - добавление контактов из любых выбранных вами папок (что отличает его от плагина Add Contacts). Используя эту возможность, можно добавить в список контактов и тех отправителей, которым вы еще не писали.

С появлением мобильных устройств стало больше вопросов по появлению писем-дубликатов. Это же происходит и при выкачивании почты по протоколу POP3 в случае обрывов связи. При активной работе с Outlook могут появляться и дублирующиеся записи в дневнике, задачах, календаре. Такие дубли только мешают работе, поэтому для их удаления целесообразно воспользоваться еще одним комплектом плагинов. Duplicate Email Remover предназначен для нахождения и удаления дубликатов почтовых сообщений. Искать их можно как в одной отдельно взятой папке, так и в группе папок (в самом Outlook, как и в The Bat!, поиск дубликатов ведется в пределах только одной папки). Искать во множестве папок полезно в том случае, когда либо вы сами продублировали письмо в другую папку, либо дублирование было выполнено в автоматическом режиме на основе каких-либо правил. Установив приоритеты папкам, вы сможете удалить дубли из менее важных для вас папок, сохранив их в папках с более высоким приоритетом. Этот плагин также позволяет ограничить диапазон применения операций с дубликатами (пометка, перемещение, удаление и копирование) по времени получения сообщений, что удобно для отмены обработки, например, архивных папок. Для очистки от дубликатов всех остальных элементов Microsoft Outlook нужно использовать Duplicate Remover.

Храните файлы вне почтовой системы. Под таким лозунгом мог бы рекламироваться еще один плагин - Attachments Processor. Его задача проста - просматривать заданные в настройках папки и в соответствии с определенными вами правилами сохранять на диске приходящие на ваш адрес файлы. Для каждой папки или набора папок можно создать свои правила обработки. Где-то нужно выбирать только архивы, где-то выборка должна выполняться по имени вложения, по его размеру или типу. После сохранения файла на диске в письмо добавляется строчка с указанием локального адреса, где сохранен пришедший файл.

Для автоматизации работ по сохранению вложений может быть настроен внутренний планировщик плагина, который будет запускать обработку в определенное вами время. Второй планировщик может запускать процедуру сжатия папок - ведь при сохранении вложений на диск размер исходных папок почтовой системы автоматически не уменьшается. Сжатие папок, в отличие от использования сжатия через их свойства, может выполняться одновременно для нескольких локальных папок. Помимо сохранения файлов у плагина есть и обратная функция - восстановление вложений в исходных письмах, например, в том случае, когда вы хотите переслать исходное письмо.

Разобравшись с контактами, дубликатами, архивами, можно перейти к следующей группе плагинов, расширяющих возможности отправки сообщений. Наверняка, вам часто приходится отправлять одно и то же письмо нескольким лицам. И при этом нежелательно давать им знать, кто, кроме каждого из них, его получает. В программе The Bat! такая возможность присутствует, и ею удобно пользоваться. А вот в Outlook ее почему-то нет. Зато есть плагин Send Personally, который восполняет пробел почтового клиента.

На мой взгляд, очень удобен плагин E-mail Follow-Up, который отвечает за получение ответов на отправленные сообщения. При отправке письма через дополнительные кнопки плагина ("Follow-Up" и "Произвольный Follow-Up") в календаре создается запись для отправленного письма с напоминанием о необходимости получения ответа. Что считать ответом на письмо - устанавливается в настройках модуля. По прошествии установленного времени, если ответ не был получен, для пользователя будет сформировано соответствующее напоминание и будет предложено либо отправить повторное письмо (шаблон для которого вы должны разработать сами), либо будет открыто исходное письмо, с тем чтобы отправить его еще раз. При получении ответа запись из календаря удаляется.

Хотелось бы остановиться еще на одном плагине - Advanced Folders Watch. Используя его, вы будете своевременно оповещены о поступлении письма на интересующую вас тему. (Вряд ли такой плагин будет использоваться для личных папок, а вот для общих он будет вполне уместен.) Как он работает? На первом шаге нужно выполнить настройки. Они похожи на те, что выполняются при настройке правил сортировки писем по различным папкам. Выбрав одну или несколько папок для входящей почты, вы должны ввести ключевые слова, по которым будет вестись поиск, ввести слова, которые должны быть исключены из поиска (опциональная возможность), настроить действия, которые будут выполняться при поступлении письма, соответствующего настроенному фильтру. А этими действиями может быть обычное сообщение, формирование письма-сообщения, помещаемого в специальную папку, либо создание копии письма и помещение ее в определенную папку. Немаловажно, что настроенные правила можно предварительно протестировать, прежде чем доверить им автоматическую обработку почты.

И в заключение несколько слов о целом инструментальном наборе, в который входит полтора десятка различных плагинов. В его составе плагины, с помощью которых можно получать с удаленного компьютера запрашиваемые файлы и автоматически рассылать обновления, планировщики заданий по рассылке писем, менеджер подписки на рассылки, плагин журналирования переписки с любыми вашими респондентами и многое другое. В течение года разработчики дополняют этот набор новыми плагинами и бесплатно предоставляют их своим пользователям.

Что можно сказать еще? "Вкусностей" пользователям почтового клиента плагины действительно предоставляют много. Работать с MS Outlook становится удобнее и приятнее, к тому же в ряде случаев сокращаются и затраты времени на выполнение некоторых работ. И хорошо то, что плагины можно приобретать индивидуально, а не все сразу - выбираешь то, что действительно необходимо, и не платишь за лишние, не требующиеся вам возможности.

Посмотреть стоимость и условия приобретения Посмотреть стоимость и условия приобретения



Дополнительно

iXBT BRAND 2016

«iXBT Brand 2016» — Выбор читателей в номинации «Процессоры (CPU)»:
Подробнее с условиями участия в розыгрыше можно ознакомиться здесь. Текущие результаты опроса доступны тут.

Нашли ошибку на сайте? Выделите текст и нажмите Shift+Enter

Код для блога бета

Выделите HTML-код в поле, скопируйте его в буфер и вставьте в свой блог.