Мы с вами неоднократно рассматривали вопросы хранения и поиска информации на дисках и иных носителях. Есть много хороших и удобных программ, позволяющих быстро находить необходимые вам документы. Чего не могут делать эти программы - находить документы, с ними связанные. Например, есть договор, к которому впоследствии было выпущено приложение. В электронном виде они представлены раздельными файлами, а для сотрудника, отвечающего за выполнение договора, они являются одним целым. Никакая поисковая система не сможет связать эти два документа между собой и представить их вам в единой связке.
Для решения этой проблемы нужны иные средства - либо системы документооборота, либо системы учета и хранения информации (документов). К последним относится и система "Дока", разработанная в компании "Комплекс Софт". Разработчики позиционируют ее как систему регистрации, хранения и контроля документов предприятия. Хотя если внимательнее присмотреться к системе, то только этими задачами ее возможности не ограничиваются. Но давайте по порядку.
В системе существуют три базовых понятия - объект, субъект и документ. (Как видим, в системе хранится информация не только о документах.) В качестве объекта в системе может рассматриваться любой материальный объект: здание, материалы, товар, оборудование и так далее. Любой материальный объект может быть построен или изготовлен, сдан в эксплуатацию или продан, передан в аренду или уничтожен как пришедший в негодность. Любое действие над объектом может быть задокументировано (вот где появляются документы!). Отсюда вытекает еще одно понятие системы - связь между элементами, представляющими базовые понятия системы.
К субъектам в системе относятся физические и юридические лица. Субъекты могут взаимодействовать как с объектами (владельцы, арендаторы, покупатели и продавцы), так и с документами. Здесь также существуют связи, с помощью которых можно соединить субъект и документ (или наоборот). Связи помогают найти для субъектов связанные с ними документы или объекты, а для документов - связанных с ними субъектов. (На сегодняшний день в системе не поддерживаются связи документов с документами, объектов с субъектами и объектами.) Наконец, документы - это любые юридические, бухгалтерские, технические и иные документы, которые существуют в организации (например, для оборудования могут быть технические условия, для товаров - сертификаты и так далее).
Для удобства работы и выборки из большого списка объектов, субъектов и документов существуют понятия классов (классы могут иметь подклассы) и групп объектов, предназначенные для визуального структурирования информации. Для групп также может быть построена иерархия в виде подгрупп. А еще есть классификатор (объектов, субъектов, документов) - иерархически систематизированный перечень классов, групп и объектов классификации.
Система "Дока" выполнена по клиент-серверной технологии, в которой используется SQL-сервер Interbase (Firebird). Чем он удобен - своей довольно высокой производительностью, невысокой стоимостью (а Firebird вообще бесплатен), простотой установки и поддержки. Для распределения доступа в системе реализована система безопасности данных, аналогичная используемой в операционной системе Windows NT. За счет использования этой системы возможно закрытие, к примеру, бухгалтерских документов от всех пользователей за исключением сотрудников бухгалтерии и руководства.
Как и любая иная система, данная система должна быть предварительно настроена. Настройки разделяются на общие и пользовательские. Среди общих настроек можно отметить параметр, характеризующий проверку документов по сроку их действия и информирование об истекших сроках, параметры, выполняющие настройку адресной системы (хотя в программе используется классификатор адресов, соответствующий ОКАТО, вы можете использовать свои классификаторы, если базовые вас не устраивают). Эти настройки распространяются на всех пользователей. А вот настройки пользователя каждый может выполнить под себя. И настраивает он правила показа, выбора, группировки и сортировки объектов, субъектов и документов.
Следующая часть настройки системы состоит из классификаторов и справочников. Возьмем, к примеру, классификатор документов и классификатор групп документов. Первый определяет типы документов (таким образом, как это принято, например, в вашей организации). К типам документов можно отнести договоры, акты, письма, служебные записки и так далее. Каждый тип может иметь свой подтип, например, отчеты можно разделить на отчеты для налоговой инспекции, Пенсионного фонда и далее. А вот группы документов формируются по иным признакам. Одними из них могут быть деление документов по подразделениям, по основным типам либо на основе иного принципа. (Вы всегда сможете настроить классификаторы так, как будет удобнее для работы.)
Система поставляется с заранее сформированными справочниками. В них включены справочники валют, состояний объектов, документов и другие. Работа с ними не представляет какого-либо затруднения. Исключение составляют справочники фамилий, имен и отчеств. В каждом из них информация хранится в виде набора данных, заполненных с учетом падежей русского языка (мужские и женские имена, отчества, фамилии). Это сделано для того, чтобы при выводе на печать подготовленной формы документа реквизиты субъектов подставлялись в выходной документ в удобочитаемом виде. Список фамилий показывается на форме в двух цветах: красным - женские, синим - мужские. Разделение по полу субъекта используется в связи с тем, что мужские и женские фамилии склоняются по-разному. При вводе новых данных пользователь должен будет заполнить все варианты склонения по падежам.
Для подготовки печатных форм в состав программы включен генератор отчетов FastReport. С его помощью можно создавать различные печатные формы, сохранять их в базе данных, обмениваться (импортировать и экспортировать) формами между пользователями. При формировании документов используются их связи с субъектами и объектами, данные о которых могут подставляться в требуемые места документа (ФИО, банковские реквизиты, адреса и так далее). При предварительном просмотре такие вставки отображаются синим цветом, что облегчает проверку корректности сформированного документа.
Для многих документов критичным является срок их действия. Поэтому в системе предусмотрена возможность устанавливать дату, когда требуется обратить на документ особое внимание (например, срок поставки по договору, окончание срока аренды и тому подобное). Можно установить период, за который пользователю будет выдано напоминание о приближении установленного срока. Кроме того, пользователь может создать специальную группу для документов (например, "Просроченные"), куда документ будет помещен после установленного срока.
Процесс работы с системой может быть построен различным образом. Принципиально не важно, с чего начинается наполнение данных - с объектов, субъектов или документов. Мы можем, к примеру, начать ввод информации с объекта. Для этого выбираем пункт меню "Регистрация - Объект" и переходим в окно списка объектов. В нем - все внесенные в базу данных здания, сооружения, оборудование, с которыми вы (ваша компания) связаны. Для создания новой записи нужно будет выбрать класс объекта, отнести его к какой-либо группе, указать адрес (если это здание). Кроме того, можно указать, что данный объект является частью иного, ранее внесенного объекта. На этом же этапе можно установить права доступа к этой записи.
Теперь, создав объект, можно создать связь с документом (например, техническим паспортом, договором аренды). Если документа в системе еще нет, его можно будет создать, выбрав опять же тип по классификатору, к которому документ будет относиться. Далее требуется заполнить основные данные для документа. Что понимается под ними? Название, период действия документа, дату и номер, состояние (действует, отменен, иное), группу (об этом мы говорили выше), язык, местонахождение (папка, номер дела). И опять можно назначить права доступа. После сохранения этих данных к ним можно добавить сам документ, создав новый с использованием технологии OLE либо импортировав из уже имеющегося файла.
Теперь остается добавить связь созданного документа с объектом, субъектом или иным документом (например, акт завершения работ может быть связан с договором на их выполнение, это может быть дополнение к какому-либо договору и так далее). В результате у нас получится связка базовых элементов системы, выбрав один из которых можно по цепочке "вытянуть" все связанные с ним записи. При этом субъект может быть связан с различными документами, документы - с субъектами и объектами и так далее. Для удобства работы остается теперь выбрать для себя принцип поиска требуемой вам информации, для чего могут быть использованы либо сортировка по типам и группам, либо поиск по реквизитам (закладка поиска есть в окне каждого из основных элементов системы).
К сожалению, в демонстрационной версии нельзя увидеть все возможности системы, некоторые из них отключены или представлены в ограниченном виде. Тем не менее если на первый взгляд система кажется непривычной, сложной, то после буквально небольшого периода работы появляется ее понимание, становятся видимыми удобства, заложенные в нее разработчиками.
