Ликбез по бухучету для компьютерщиков. Занятие 1

Секретарша: Скажите, как мне войти в меню?
Админ: Да у вас мышь на столе…
Секретарша: (вопль ужаса) Аааааа…

Шутка шуткой, но в эпиграфе скрывается сакраментальная истина: как сисадмину и секретарше, также и любому другому профи трудно достичь взаимопонимания с любым типом непрофессиональных пользователей персональных компьютеров (ПК). Однако особенно напряженные взаимоотношения возникали и продолжают возникать у любого рода IT-служб со службами бухгалтерскими. Иногда мне это напоминает "противостояние остроконечников и тупоконечников", ну да не об этом сейчас речь. Корни такого противостояния, собственно, озвучены уже в эпиграфе. Основной источник всех бед - отсутствие терминов, понятных обеим сторонам. В данных заметках я попробую рассеять туман непонимания и попытаться обучить одну из сторон "языку противника".

Вначале немного общей экономической теории. Чтобы инициировать развитие любого предприятия, необходим Капитал - в виде источников финансирования. Это так называемые Пассивы предприятия. Они и вправду вещь весьма инертная, неподвижная, пассивная - сами по себе деньги ничего не делают, они лишь дают возможность что-то сделать. Будучи простым сокровищем, деньги лежат и лежат… но приняв форму Капитала они, претерпев ряд волшебных изменений, начинают работать, - то есть трансформируются в Активы предприятия.

Активы предприятия - вещь подвижная, работающая, активная… это материалы и оборудование для их обработки, это компьютеры и периферия, это программное обеспечение. И вот уже наше предприятие работает, производит продукцию, приносит Прибыль.

Рассмотрим небольшой пример. Некто Вася Пупкин решил организовать издательство. У него есть 300 тыс. долларов. Это его сокровище, оно лежит у него в кубышке и не работает. Но В. Пупкин решил превратить сокровище в Капитал и сделал свои деньги Источником средств для приобретения Активов. И купил Материалы - 100 листов ватмана ($500), Оборудование - плоттер, чтобы рисовать плакаты ($5500). Компьютер Macintosh ($3500), сканер ($1500), эксклюзивное ПО ($1000). Остальной Капитал в сумме ($300000 - ($500 + $5500 + $3500 + $1500 + $1000)) = $288 тыс. он положил на расчетный счет в банке.

Баланс В. Пупкина:

Взял В. Пупкин один лист ватмана и распечатал один плакат. Как вы думаете, сколько это плакат может стоить? Как сформировать и обосновать его себестоимость? Ведь производство должно как минимум окупать себя, как максимум - приносить прибыль. Что такое "окупать себя"? Очень просто - продажа продукции этого предприятия должна возвращать обратно в карман В. Пупкина вложенные им в производство деньги.

Ах, возвращать… Ну, сейчас посчитаем! : Зарядим-ка в себестоимость одного плаката стоимость компьютера вместе с периферией и софтом ($11500), ну, ватман весь включать не будем, всего ведь один листик израсходовали ($500/100=$5). Итак, цена первого плаката издательства имени Васи Пупкина - $11505! Сидим, гордимся собой… но все ли мы посчитали верно? Возможно, В. Пупкин - новый Сальвадор Дали, вкупе с Кандинским и Малевичем, но вряд ли он сможет продать свой плакат за такую сумму.

Предположим, все-таки сможет. Будет ли у него в этом случае прибыль? А какая? А возможна ли прибыль вообще в данном случае?

Посмотрим внимательнее на список Активов предприятия. Поразмышляем - разве компьютер, сканер, плоттер, ПО способны на создание только одного шедевра? Они могут печатать, то есть, производить Готовую Продукцию (так называются распечатанные плакаты, если смысл деятельности предприятия в такой печати) тысячами листов, а не только одну штуку. Разве они точно так же, как и лист ватмана, целиком погружаются в изготовленный плакат, раз и навсегда меняют свою форму, - как сменил ее лист ватмана, который перестал быть белым листом бумаги, а стал Раскрашенным Произведением Искусства? Нет, все осталось на своих местах. Все оборудование выглядит почти так же, как и прежде. Разве что скрипнул разок кареткой сканер, чуть пофырчали форсунки плоттера, израсходовалась капля краски из картриджа, пожужжал кулер в компьютере, пошуршал винчестер, загрузилось разок ПО…

Наверное неразумно будет сразу же включать всю стоимость оборудования и ПО в стоимость одного плаката? Разумнее будет оценить вклад каждого из устройств в создание Продукции. Ну а материал (ватман), который сразу же, безвозвратно весь ушёл в созданный плакат, оценивать не нужно, мы знаем его стоимость ($5) и поэтому включаем в цену изделия эту сумму целиком.

На бухгалтерском языке ватман называется Оборотными активами, то есть, активами, пригодными для использования только в одном обороте, только в одном производственном цикле. Оборотные активы в результате процесса производства потребляются всего один раз, безвозвратно меняют свою форму - из сырья и материалов становятся Готовой Продукцией. Компьютер и его периферия, эксклюзивное ПО (именно эксклюзивное - особенности различия в бухгалтерском учете стандартного и эксклюзивного ПО мы рассмотрим отдельно) - все это называется Внеоборотными активами, то есть активами, пригодными для использования в нескольких оборотах, в нескольких производственных циклах, в течение достаточно долгого времени.

Внеоборотные активы в результате процесса производства не изменяют своей формы, они не потребляются безвозвратно, то есть их роль "размазана" на множество единиц Готовой Продукции и, следовательно, свою Первоначальную стоимость (стоимость приобретения, доставки, установки и наладки) они включают в единицу Готовой Продукции так же по частям.

Отсюда мы видим, какое огромное значение для работы предприятия имеет четкое различие между оборотными и внеоборотными активами. В нашем примере предположим, что указанные выше внеоборотные активы рассчитаны на 5 лет активного участия в производстве плакатов. Предположим также, что в первый месяц работы издательства В. Пупкина был создан всего один плакат. Следовательно, за этот месяц отработало только 1/60 (12 мес. * 5 = 60) всех внеоборотных активов, то они перенесли свою стоимость на готовую продукцию в сумме $11500 * 1/60 = $191,67.

Подобное постепенное перенесение определенной части стоимости Активов на Затраты Предприятия по созданию Готовой Продукции (или просто на затраты по деятельности предприятия) называется Амортизацией Активов. Что же касается листа ватмана - он, как мы помним, стоил всего $5. Итак, себестоимость одного плаката, созданного В. Пупкиным в первый месяц работы его издательства $191,67 + $5 = $196,67.

Уже немного легче, да? :-) Но, будучи людьми трезвомыслящими, мы знаем, что даже за такие деньги вряд ли можно этот плакат реализовать. Что же мы посоветуем Василию? Конечно же, выпускать больше продукции в месяц, чтобы она могла активнее продаваться и быстрее возвращать в его карман вложенный им в издательство Капитал. Ну а чтобы не только возвращать Капитал, но и приносить Прибыль, себестоимость продукции должна быть такова, чтобы продажная цена плаката не только была равна этой себестоимости, но и была бы хоть чуточку больше - дабы не было мучительно больно за бесцельно потраченные усилия Капиталиста Василия Пупкина.

Такая вот преамбула. Теперь же поговорим о реалиях сегодняшнего дня, опираясь на рассмотренный выше пример.

Всё, что окружает вас на вашем рабочем месте, является Внеоборотными или Оборотными активами. Все, а, может быть, только некоторые, Активы приняты к учету в бухгалтерии вашего предприятия. Как же они там учитываются? Просто перечислены одним списком на какой-нибудь бумажке? Нет. Бухгалтер, когда смотрит на компьютеры, периферию к ним и носители с программным обеспечением, видит не все эти разнообразные вещи, а прежде всего Объекты учета (Инвентарные объекты). Объект учета (Инвентарный объект) - минимальная единица, на которые подразделяются все Активы предприятия. От того, каким образом и в сопровождении каких документов были приобретены эти Активы, зависит, как они будут учтены - в виде одного Объекта учета или в виде нескольких Объектов. К тому же, бухгалтерия зачастую может быть не осведомлена о том, присутствуют ли некие существенные условия, диктующие им выбор варианта учета.

Затем, когда определены Объекты учета и их количество, они Принимаются к учету. То есть, в Бухгалтерском Балансе, в разделе "Активы", появляется новая строчка, новая сумма, а итог актива увеличивается. Соответственно, увеличивается и итог Пассива баланса. Потому что мы отыскали еще какой-то Источник для приобретения Активов - взяли кредит в банке, одолжили денег у кого-нибудь или просто взяли Актив, а платить за него будем потом. В этом случае Пассив увеличивается на сумму нашего долга за уже полученные и принятые к учету Активы. Коротко говоря, Бухгалтерский Баланс - это перечень Активов предприятия и перечень источников средств (Пассивов) предприятия. Всегда сумма Активов будет равна сумме Пассивов, ибо "Из "Ничего" не выйдет ничего". ©У. Шекспир.

Внимание! Это важно: только те Активы, которые приняты к учету и числятся как составляющая баланса предприятия ("на балансе предприятия"), могут быть впоследствии официально

1. отремонтированы (например, замена сгоревшего кулера или сожженной материнской платы - это ремонт, но там тоже есть свои разновидности и особенности, об этом мы поговорим позднее);
2. модернизированы (это апгрейд первого рода - например, замена процессора на боле быстрый без замены материнской платы или замена 8-скоростного DVD привода на 16-скоростной);
3. реконструированы (это апгрейд второго рода - например, замена процессора AMD Athlon на Intel Pentium IV с сопутствующей заменой материнских плат).

Есть еще одна существенная особенность Внеоборотных активов, о которой необходимо упомянуть. Для начала сравним, - чем отличаются между собой компьютер PIV-1500/i845/256 DIMM/40 HDD IBM/GeForce 2MX 400 16 Mb и, скажем, Windows XP? Очень просто! Компьютер мы можем пощупать, а вот операционную систему - вряд ли. Естественно, сверкающий блеск и шелковистую гладкость CD-носителя можно ощущать сколько угодно, но вот сама Windows XP? Это же просто достаточно большая совокупность информации, а разве информация ощутима, разве она материальна сама по себе? Нет! Именно поэтому в бухгалтерском учете издавна все Внеоборотные активы подразделяются на Основные средства и Нематериальные активы. Вы наверное, уже догадались, что в данном случае операционная система и будет называться Нематериальным активом.

Основные средства - это наши орудия труда. При их помощи мы создаем из Оборотных активов (расходных материалов) Готовую Продукцию или они участвуют в управлении предприятием (компьютер на столе у директора или главного бухгалтера). Основные средства работают для этих целей больше 12 месяцев, приносят нам экономическую выгоду (или, хотя бы могут приносить впоследствии). Ну и находятся они на нашем предприятии не для последующей перепродажи, а именно для работы в интересах нашего предприятия. Это определение, и еще много интересного, вы сможете почерпнуть в Положении по бухгалтерскому учёту "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденному Приказом Министерства Финансов (МФ) Российской Федерации (РФ) №26н от 30.03.2001 (в ред. Приказа МФ РФ №45н от 18.05.2002 г.).

Нематериальные активы - это совокупность информации, создающей всякие предпосылки и условия для создания из Оборотных активов Готовой продукции, при этом, Основные средства могут применяться, а могут и не применяться. (Например, Нематериальный актив "Товарный знак Genius" не способствует штамповке пластмассовых корпусов компьютерных манипуляторов типа "мышь", но, тем не менее, создает определенные предпосылки для того, чтобы эти манипуляторы были востребованы на рынке и хорошо продавались.) У Нематериальных активов отсутствует материальная форма как таковая (носители информации не считаются), их можно четко отделить одно от другого - как DOS от Windows, они полезны для целей производства и/или продажи Готовой Продукции и полезны на срок более, чем 12 месяцев и при этом приносят (или могут приносить) экономическую выгоду. Кроме того, мы приобрели их не для последующей перепродажи и, самое главное! - у нас есть надлежаще оформленные документы, подтверждающее наше Исключительное право - владеть этими нематериальными активами. Это определение, и еще много интересного, вы сможете почерпнуть в Положении по бухгалтерскому учёту "Учёт нематериальных активов" ПБУ 14/2000, утверждённому Приказом Министерства Финансов (МФ) Российской Федерации (РФ) №91н от 16.10.2000.

Несколько слов о том, что же такое ПБУ. Это - Священные тексты для любого бухгалтера, практикующего в России. Это Стандарты бухгалтерского учета, принятые в России. Созданы они на основе МСФО - международных стандартов финансовой отчетности и подобны им так же, как ГОСТы походят на ISO. Во всех ПБУ говорится о том, как бухгалтеру надобно оформлять те или иные операции с активами и пассивами предприятия. Отступление от стандартов ПБУ является правонарушением в области бухгалтерского учета и карается согласно определенным статьям Административного Кодекса России.

Вся эта сложная система действий по оформлению и контролю за операциями с Активами и Пассивами предприятия называется Бухгалтерским учетом. Основные его принципы описаны выше. Вся информация, генерируемая Бухгалтерским учетом, записывается в Регистры бухгалтерского учета - это своего рода файловая система вашего жесткого диска, но в бумажном выражении.

Система регистров бухгалтерского учета достаточно строго регламентирована и имеет достаточно древнее происхождение (изобретатель Бухгалтерского учета - итальянский ученый и математик Лука Паччоли, который жил в XV веке). Записи делаются на основании Первичных документов, - это как если бы вы создавали электронное письмо, набирая его с написанного от руки образца. Виды первичных документов так же достаточно строго регламентированы, и если некий первичный документ не содержит всего набора реквизитов (признаков), заранее определенного для такого типа документов, то операция, сделанная в Регистрах бухгалтерского учета на его основании, будет признана недействительной, а предприятие подвергнется штрафным санкциям.

Но! У каждого респектабельного доктора Джекила маячит за спиной мрачный призрак мистера Хайда. Не избежал этого "раздвоения личности" и учет на предприятиях. Думаете, там есть только Бухгалтерский учет и все? Не тут-то было. Существует еще и Налоговый учет, иными словами - учет в целях налогообложения. И если в Бухгалтерском учете Библией бухгалтеров является сборник ПБУ (в основном), то в налоговом учете бал правит Налоговый кодекс. (см. "Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (Часть первая)" №146-ФЗ от 31.07.1998 с изменениями и дополнениями, и "Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (Часть вторая)" №117-ФЗ от 05.08.2000 с изменениями и дополнениями).

Это очень сложные документы - непрофессионалам лучше всего будет отыскать какие-нибудь комментарии к ним, потому что даже юристы и экономисты со стажем не рискуют трактовать однозначно многие его определения. В Первой части НК РФ говорится об общих принципах налоговой системы, о том, как определить кто является налогоплательщиком, какие у налогоплательщика обязанности и что ему грозит в случае нарушения положений Кодекса. Во Второй части НК РФ каждая отдельная глава посвящена одному какому-нибудь налогу, действующему в обязательном порядке на всей правовой территории России. Тексты Налогового Кодекса оперируют, в основном, теми же понятиями, которые мы рассматривали выше, но задача Кодекса - не помощь в учете движения Активов и Пассивов, а руководство по определению Налогооблагаемой базы.

Налогооблагаемая база (база для исчисления налога) - это определенная сумма, рассчитанная на основании информации, полученной при помощи данных Бухгалтерского учета. Такая сумма умножается на определенную Налоговым кодексом ту или иную Ставку налога, выраженную в процентах и мы, таким образом, получаем Сумму налога, которую должны уплатить в том или ином временном периоде.

Правила исчисления налогооблагаемой базы сложны и запутанны. Кодекс регламентирует самые тончайшие нюансы и самые редчайшие случаи в движении активов и пассивов предприятия. Но - он регламентирует их зачастую совершенно иначе, чем описанные выше ПБУ. Вследствие этого, у каждого бухгалтера проявляется своего рода профессиональная шизофрения, раздвоение сознания - КАЖДУЮ операцию по движению активов и пассивов предприятия он рассматривает ОДНОВРЕМЕННО в двух стилях учета - в Бухгалтерском и в Налоговом.

Бред какой-то, скажете вы - зачем же две системы? С одной-то дай Бог разобраться. Все дело в том, что задачи у этих двух систем совершенно разные и они не могут быть выполнены в рамках единой системы.

Информация, которая появляется в результате Бухгалтерского учета, - Баланс предприятия, дает пищу для размышлений собственнику (собственникам) этого предприятия. При помощи этой информации они ясно видят, какого рода источники средств они привлекли в свой бизнес и какие именно активы были порождены использованием этих источников.

Информация, которая появляется в результате Налогового учета - совокупность Налоговых деклараций, которые информируют, прежде всего, Государство о том, каковы результаты экономической деятельности предприятия и сколько налогов, согласно существующем в Государстве Законам, это предприятие обязано перечислить в Бюджет.

Вот, собственно говоря, и все, что необходимо знать, чтобы уметь хоть немножко договориться с бухгалтерской службой любого предприятия. Далее мы рассмотрим, используя описанные выше термины, что значит приобрести компьютерную технику, программное обеспечение, расходные материалы и многое другое, с точки зрения Бухгалтерского учета. Там, где это необходимо, будут также даны ремарки из учета Налогового.