Дорогу фрилансерам — анализ современных приложений по организации времени.

В условиях жесткой конкуренции любое современное предприятие, коммерческая структура или рядовой специалист-фрилансер могут рассчитывать на успех только при систематизации рабочего времени. Эффективность работы, как отдельного сотрудника, так и персонала в целом, может быть повышена в разы с помощью эффективных инструментов по тайм менеджменту.

Я сравнил наиболее популярные программы и сервисы, предназначенные для учета и оптимизации рабочего времени на личном опыте. Выявил отличия, сильные и слабые стороны, а также индивидуальные особенности наиболее популярных «тайм-треккеров» — приложений по управлению рабочим временем и текущими проектами.

Инструменты

Современные сервисы могут предлагать пользователям такие полезные функции для оптимизации времени руководителя и сотрудника:

1. Удаленное управление персоналом
2. Отслеживание времени
3. Нейтрализация отвлекающих факторов (соцсети, YouTube и т.д.)
4. Мониторинг посещения сотрудниками вебсайтов и приложений
5. Интеграция с другими сервисами и приложениями
6. Автоматический расчет и перевод зарплаты через приложение
7. Напоминание о работе над приоритетными проектами

Каждый сервис предлагает свой набор функций и по-разному решает поставленные задачи.

Русификация – важный фактор для удобства использования

Одним из важнейших факторов в удобстве юзабилити и управления сервисом является его доступность на русском языке. Русскоязычным интерфейсом из исследуемых в статье сервисов могут похвастаться Trello и Time Doctor, а вот сервисы Tick Spot, Rescue Time и Toggl доступны только на английском языке.

Time Doctor (русифицирован)

Безусловно, наиболее качественный на сегодняшний день сервис, сочетающий в своем функционале лучшие актуальные инструменты по тайм менеджменту, возможность интеграции со множеством сторонних приложений и широкую тарифную сетку, включающую бесплатный вариант.

Особенности и функции Time Doctor:

• Интуитивно понятное управление
• Отслеживание изображения на мониторе сотрудника
• Список задач по приоритету
• Мониторинг интернета и блокирование отвлекающих веб-ресурсов
• Учет времени, необходимого для реализации проекта
• Демонстрация рабочего процесса клиенту
• Ведение платёжный ведомостей и оплата труда сотрудников
• Интеграция со сторонними сервисами и приложениями: Asana, Basecamp, Jira, ProjectManager, Salesforce, Trello, Zendesk

Все показатели по статусу каждого проекта, дедлайнах и степени выполнения отображаются в онлайн-кабинете руководителя в режиме реального времени.             

Free / $5 (1 чел.) / $9.99 (2 чел.) / $79 (10 чел.) / $149 (10+ чел.) Если вам нужна эффективная, и при этом недорогая программа управления персоналом, Time Doctor – пожалуй, наилучшее предложение на сегодняшний день.

Trello (русифицирован)

Программа-органайзер популярна среди небольших команд и отличается минимализмом как в функционале, так и в юзабилити.  Тариф Freemium позволяет не платить за ненужные в маленьких проектах функции.

Сервис предлагает следующий набор функций и преимуществ:

• Легкое управление
• Интеграцию с облаком  для управления файлами
• Удобные доски задач, распределенные по статусам
• Открытые и закрытые чаты
• Уведомления о необходимых действиях
• Доступ к API
• Мобильные версии для iOS и Android

Основной минус сервиса – небольшой функционал. Для серьезных, крупных проектов придется выбрать сервис посерьезней. Тариф Freemium позволяет не платить за ненужные в маленьких проектах функции.

 Toggl (не русифицирован)

Функции и преимущества Toggl:

• Удобное управление с отражением показателей в режиме реального времени
• Гибкая и простая настройка проектов, клиентов, задач и тегов
• Отслеживание времени
• Автоматическая отчётность с округлением десятичных дробей в отчетах и экспортом в Excel
• Визуальная маркировка проектов разными цветами
• Настройка уровней прав доступа
• Сегментация пользователей на различные группы
• Добавление и деактивация пользователей
• Расширение для Chrome
• Импорт из других сервисов
• Оффлайн-режим
• Архив проектов
• Массовое изменение условий проектов
• Ведение платёжный ведомостей и оплата труда сотрудников

Безусловно, неплохой сервис, но все же до уровня, скажем, Time Doctor, однозначно не дотягивает.

RescueTime (не русифицирован)

RescueTime — это достаточно простой и удобный тайм-трекер, предназначенный для учёта количества рабочего времени и процента времени, проведенного за компьютером и мобильным телефоном, который был использован на посторонние занятия. Программа мониторит всю активность абонента и указывает на недостатки использования рабочего времени.

Сервис доступен только на английском языке и представляет собой нечто следующее:

• Внедрение в операционную систему компьютера, браузер и смартфон
• Разделение занятий на категории и подкатегории по продуктивности
• 4 типа отчётов о продуктивности рабочего времени в виде диаграмм
• Установка ограничения по времени для определенных действий (например, просмотр новостей)
• Ручной ввод данных об оффлайн активности
• Доступность мобильной версии для пользователей платформы Android

Тарифов всего два: бесплатный и платный, стоимость которого составляет 9$ в месяц. За эти деньги пользователь получает расширенный функционал, который включает в себя блокировку «вредных» сайтов на определённый отрезок времени, настройку уведомлений с текстовыми напоминаниями и заполнение отчетов об оффлайн активности.

Tick Spot(не русифицирован)

Сервис не отличается удобством управления (к тому же не русифицирован) и предлагает такой набор функций:

1. Запуск таймеров для каждой карточки (задания)
2. Просмотр статуса выполнения всех задач в процентах в режиме реального времени
3. Возможность передачи напоминаний на телефон, смарт-часы и т.д.
4. Интеграцию с Basecamp
5. Настройку периодических проектов

Free (1 проект) / $19 (10 проектов) / $49 (30 проектов) / $79  (60 проектов) / $149 (безлимит). Особенность сервиса: привязка не к количеству участников проекта, а к количеству проектов. Один проект – бесплатно, а хотите больше – платите.

Рейтинг сервисов тайм менеджмента по результатам исследования

По результатам сравнительного анализа количества полезных функций каждого сервиса и удобству использования, мы составили рейтинг сервисов по тайм менеджменту:

1. Time Doctor
2. Trello
3. Toggl
4. Resque Time
5. Tick Spot

Выбирайте лучшее и будьте эффективны!