Операционка на максималках: упрощаем рутину при помощи табличного редактора

Иногда, работая с таблицами, я, как и все мы, сталкиваюсь с необходимостью делать однотипные операции. Это часто скучно, притупляет внимание, вызывает раздражение, и неудовлетворённость проделанной работой. К счастью, в некоторых ситуациях в табличном редакторе можно использовать трюки, которые помогут сделать работу быстрее и изящнее, сэкономив время и сохранив продуктивный настрой. Ниже покажу ряд лайфхаков на примере российского редактора Р7-Офис, которым пользуюсь уже около двух-трех лет.

Всемогущий (почти) F4

На самом деле нажатием одной клавиши F4 в табличках Р7-Офис можно сделать многое. Например, с помощью этой клавиши можно «прибить гвоздями» определённые элементы формулы к определённым значениям в определённых полях, строках или столбцах. Зачем? Обычно при протягивании за уголок формула меняет источники входящих значений исходя из своей новой позиции, но иногда бывает нужно, чтобы она брала значение из конкретного поля. Для этого в формуле проставляется символ доллара перед элементами адреса — буквой, обозначающей столбец и цифрой — номером строки.

Например, у нас есть ряд позиций с ценами, и нужно подсчитать итоговую цену их реализации, включающую ставку НДС 22%. Вроде бы несложная операция, да? Примерно так:

Для первого товара она выдаст отличный результат. Но что будет, если протянуть формулу вниз? Правильно, ничего хорошего:

Чтобы формула всегда прибавляла считала 22%, нужно не забывать фиксировать адрес этой ячейки «долларами», вот так: $B$2.

То есть, нужно встать на ячейку, «провалиться» в формулу двойным кликом, и с клавиатуры сочетанием Shift+4 ввести желаемый символ, потом обнаружить, что раскладка была не английская и вместо доллара вышла точка с запятой, потом сделать уже правильно, изрядно при этом разозлившись. Или сразу после того, как «провалиться» в формулу, нажать функциональную клавишу F4, благодаря чему символы доллара проставятся автоматом — согласитесь, так быстрее, и неправильная раскладка не помешает, что сэкономит нервы.

Теперь формула протягивается вполне корректно:

Однако иногда бывает нужно зафиксировать не конкретное значение, а строку или столбец. Например, у нас есть нужда просчитать фактические значение зарплаты сотрудников в трёх разных филиалах компании с тремя разными региональными коэффициентами. Если просто умножить значение в A12 на значение в B10, формула будет работать при горизонтальном протягивании, но не при вертикальном. А значит, нам нужно, чтобы значения брались из конкретной строки независимо от направления протягивания.

И этот символ доллара тоже нет нужны ставить вручную. Просто нажмите F4 не один, а два раза. А если нажать третий раз, зафиксируется не строка, а столбец — это тоже бывает нужно. Удобно? Удобно, конечно.

Но на этом трюки с F4 отнюдь не заканчиваются. Дело в том, что с помощью этой же клавиши мы можем повторять последнее действие. Например, мы применяем условное форматирование гистограммами к определённому диапазону. В первый раз — как обычно: выделяем диапазон, переключаемся на панель «Главная», на ней мышкой кликаем на значок условного форматирования, ищем нужный нам вариант в меню. Не так сложно вроде, но представьте, что вам надо повторить эту операцию с десяток раз…

Так вот, можно сделать проще. Во второй раз, выделив нужный диапазон, просто жмём F4. Наше условное форматирование сразу применится.

NB Иногда — чаще всего на ноутбуках — функциональные клавиши на уровне BIOS переключаются в режим управления, например, громкостью, яркостью экрана, включением или отключением беспроводных интерфейсов и т. п. В этом случае F4 сработает как надо, если нажать её совместно с клавишей Fn.

Формулы: простые, полезные и как с ними работать

Бывает иногда так, что вы вроде бы задействуете правильную формулу, но получаете неудобоваримый результат или просто ошибку. Что ж, у формул есть свои нюансы, и к счастью, всегда можно легко уточнить, как именно та или иная функция работает.

Уже когда мы начинаем вводить название функции, редактор показывает подсказку о том, что именно она делает. Например, мы хотим подсчитать количество мероприятий в компании с помощью СЧЁТЗ (подсчитывает число значений в диапазоне).

Примерно так:

Если хочется подробностей и деталей, перейдите на вкладку «Формула» и нажмите кнопку «Функция», что слева. Редактор покажет, как именно она работает.

Более сложный вариант. Если нужно подсчитать количество мероприятий в Марте, и тут отлично подойдёт СУММЕСЛИ — формула, суммирующая значения в диапазоне, который удовлетворяет определённому условию. Она работает так: первым аргументом идёт диапазон, к которым содержатся условия, затем — значение этого условия в кавычках (это важно!), и наконец, диапазон, данные в котором надо просуммировать. В нашем случае так:

=СУММЕСЛИ(B4:B21;"Март";G4:G21)

Схему работы можно подглядеть по кнопке «Функция»:

И обратите внимание: в левом нижнем уголке всплывающего окна есть ссылка на справку по данной функции. И кликнуть на неё можно даже в случае, если вы работаете с десктопными редакторами Р7-Офис, когда нет доступа в Интернет — справка размещается на вашем компьютере, так что в любом случае немедленно откроется в браузере:

И ещё несколько технических советов по работе с формулами. Пробежимся по функционалу часто используемой СЧЁТЕСЛИ — например, мы хотим узнать, сколько мероприятий проведено с 21 февраля. Формула будет иметь вид:

=СЧЁТЕСЛИ(A4:A21;">=21.02.2026")

Здесь обратите особое внимание: не забывайте кавычки (иначе магии не случится — система выдаст ошибку), а также убедитесь, что данные в столбце, к которому обратится формула, имеют формат даты и не содержат текстовых данных.

Также для обозначения даты можно использовать вспомогательную функцию ДАТА, с помощью значка амперсанда например, мы хотим посчитать количество мероприятий, что прошли с 11 марта 2026 года (считая и этот день). Выглядеть это должно примерно так: «>="&ДАТА(2026;3;11)). Формат записи собственно даты в данном случае немного отличается, но не принципиально.

Именно так, получилось 10.

А ещё СЧЁТЕСЛИ можно использовать для поиска текста. Например, если нужно узнать, какое количество мероприятий было реализовано по инициативе партнёров, модицифируем нашу формулу до такого вида:

=СЧЁТЕСЛИ(D4:D21;"Партнеры")

Однако иногда нужный нам текст может варьироваться. В этом случае можно применить поиск не по полному тексту, а по его части. Например, мы хотим посчитать, сколько у нас было мероприятий по обновлению чего-либо. А они были у нас нескольких выдов — обновление каталога, сайта и приложения. Давайте тогда найдём просто все варианты, которые начинаются с «Обнов», а дальше проставим взёздочку — она подскажет редактору, что надо считать все варианты. Нужная формула будет иметь такой вид:

=СЧЁТЕСЛИ(C4:C21;"Обнов*")

NB!

То, что СЧЁТЕСЛИ, как и другие функции, успешно работают с текстом, лучше напрямую этот текст в формулу руками не записывать — это верный путь к ошибкам и последующим неприятностям с расчётами. Лучше оставьте ссылку на ячейку, в которой этот текст содержится. Например, так:

И немножко про наглядность

Да, диаграмма почти всегда сделает вашу таблицу лучше. По крайней мере, нагляднее презентует ваши выводы. И лучше, если она ещё и правильно настроена в плане визуала.

Чтобы составить диаграмму, идём на вкладку «Вставка», кликаем значок «Диаграмма» и выбираем её тип. В нашем случае гистограммы будет достаточно.

Кстати, в панели слева можно выбрать понравившийся стиль, что мы и сделали. Теперь уберём лишние элементы легенды — например, ось с цифрами нам не нужна, лучше подпишем столбцы потом. Удаляются элементы диаграммы просто: клик и клавиша Del.

Много интересного можно обнаружить в дополнительных параметрах диаграммы, что доступны в её контекстном меню по клику правой кнопкой мыши. Здесь можно (при желании) добавить подписи над столбиками.

И сразу сделаем их полужирными и побольше кеглем, ради лучшей заметности:

И последние штрихи: добавим тоненькие разделительные уровни на горизонтальную ось.

И подписи месяцев тоже сделаем полужирными и чуть больше размером.

Результат таков:

Что важно, по крайней мере для меня, диаграммка остаётся интерактивной — если с исходными данными приключатся какие-либо перемены, редактор автоматически отобразит их и в графике.