Как выбирать СЭД в условиях зрелого рынка?

Рынок электронного документооборота в России в 2014 году отмечает свое 20-летие. За эти годы был пройден большой путь от простейших систем регистрации и учета документов, которые копировали традицион­ные методы работы канцелярий, до продвинутых решений, объединяющих функции управления документами, бизнес-процессами и коллективной работы, которые мы сегодня называем СЭД и ECM-системами* .

Для многих организаций СЭД является критически важным приложением, сбой которого может привести к полной остановке деятельности, поэтому к выбору системы они подходят особенно тщательно. Потому что их по­требности не ограничиваются автоматизацией традиционных задач доку­ментооборота, на ECM возлагается ответственность за поддержку самых различных бизнес-процессов — управления договорами, работой сове­тов директоров и других коллегиальных органов, управления качеством, закупками, тендерами, маркетинговыми кампаниями, нормативной доку­ментацией, юридическими вопросами и т. д.

 

Пожалуй, нет такой сферы деятельности в бизнесе и в госуправлении, где бы можно было обойтись совсем без документов в электронном или в бумажном виде – значит, везде будут востребованы ECM-решения.

 

*ECM – Enterprise Content Management, системы управления корпоративным содержанием (или контентом).

СЭД и ECM

 

С практической точки зрения, разницы между терминами СЭД и ECM нет, любые спекуляции на эту тему безосновательны. Просто истори­чески термин СЭД более привычен российским заказчикам, поэтому отечественные разработчики продолжают им пользоваться. Противо­поставление западного и российского подхода к документообороту на техническом и функциональном уровне также не имеет под собой оснований, различия проявляются скорее в сценариях использования технологии. Поэтому в данном документе мы будем рассматривать термины СЭД и ECM как синонимы.

Поэтому задача выбора системы электронного документооборота для организаций сегодня имеет особую акту­альность – фактически, приходится выбирать не просто одну из приклад­ных систем, которую в случае чего легко заменить; речь идет о выборе весьма значимого компонента ИТ-инфраструктуры предприятия, здесь цена ошибки очень высока.