Техподдержка облачного b2b-сервиса: 5 практических советов

Пост опубликован в блогах iXBT.com, его автор не имеет отношения к редакции iXBT.com
| Обзор | Сетевое оборудование

Облачные технологии прочно вошли в жизнь не только обычных людей, но и бизнеса. Многие компании теперь предпочитают не заниматься определенными задачами самостоятельно, а перекладывать эти заботы на плечи облачных сервисов. Например, вместо создания собственной «железной» инфраструктуры все чаще используют возможности по виртуализации.
 

Плюсы это подхода очевидны — не нужно самим заниматься непрофильным для бизнеса делом, но также компания попадает в определенную зависимость от своего подрядчика. Облачный сервис должен заслужить и сохранить доверие своих пользователей, а сделать этого без хорошо выстроенной службы поддержки просто невозможно.

Сегодня мы расскажем об ошибках, с которыми столкнулись на этом пути, и решениях, которые позволили создать службу поддержки, которая работает 365 дней в году в режиме 24/7, а время реакции сотрудников на входящий запрос, в среднем, не превышает 5 минут.


Не нужно делать из сотрудников «универсалов»

 

Очень часто компании, находящиеся на раннем этапе своего развития, в условиях ограниченных ресурсов используют сотрудников службы поддержки нерационально. Мы в 1cloud сами наступили на эти грабли — когда мы были еще небольшим стартапом, то с проблемами клиентов занимались все члены команды. Выходило так, что высококвалифицированные и «дорогие» сотрудники могли решать типовые и банальные задачи.  


Это далеко не самый эффективный путь по ряду причин — «звездам» не нравится заниматься неинтересными им задачами, при этом в такие моменты они не делают то, что действительно могло было быть нужно бизнесу. В итоге компании наносится ущерб — пользователи недовольны, потому что их задачи решают сотрудники, которые не хотят этим заниматься, а продукт не развивается.


Столкнувшись с этой ситуации, мы занялись реструктуризацией службы поддержки в соответствии с лучшими практиками ITIL — по данной теме можно порекомендовать книгу «Овладевая ITIL. Скептическое руководство для ответственных лиц» Роба Ингланда.


В ходе реформы были выделены три уровня поддержки, ответственность каждого из которых распространяется в различные зоны. Сотрудники «первого уровня» обладают базовыми знаниями в администрировании операционных систем Windows, Linux и других, владеют инструментами мониторинга инфраструктуры и имеют представление о принципах её построения.


Вторая «линия обороны» представлена сотрудниками, которые углубленно разбираются в использующихся нами технологиях и продуктах. На третьем уровне находятся «гуру», которые не только являются опытными ИТ-экспертами, но и досконально знают особенности архитектуры реализации сервиса 1cloud.
 

Ключ к успеху — автоматизация


Помимо отсутствия разделения службы поддержки на разные уровни на начальном этапе работы компании, мы испытывали проблемы из-за недостаточного уровня автоматизации рутинных задач. Многие типовые вопросы, с которыми сталкивались пользователи, могли быть решены только после их обращения в службу поддержки — это повышало нагрузку на сотрудников и замедляло их работу.


Чтобы решить эту проблему, мы запустили проект по масштабной автоматизации способов взаимодействия с нашим сервисом — мы много пишем  о его технической реализации. На сегодняшний день мы смогли автоматизировать большинство типовых задач, которые еще 1-2 года назад отнимали более 50% времени сотрудников службы поддержки. Теперь у членов нашей команды больше времени на развитие наших продуктов и, к примеру, разбор более сложных вопросов пользователей, на которые они теперь получают ответ быстрее.


Кроме того, в случае компании, которая сталкивается с большим потоком входящих заявок в службу поддержки, следует подумать о внедрении систем управления инцидентами. Это позволит наладить общение с руководством и клиентами – они будут знать, какие работы по улучшению предоставления IT-услуг проводились, а какие ведутся в настоящее время. Также нужно информировать пользователей о потенциальных проблемах или предстоящем техническом обслуживании.

Ошибки нужно разбирать


Работать в службе поддержки — нелегко. Сотрудники здесь ежедневно лицом к лицу сталкиваются с клиентами, у которых есть вопросы или даже какие-то претензии. Иногда к возникновению недовольства приводят наши собственные ошибки — никто не идеален. Однако просто извиниться и исправить проблему мало, нужно еще понять, чем она была вызвана — не всегда причиной сбой техники, дело может быть и в «человеческом факторе».


В ходе реформы нашей службы поддержки мы внедрили еженедельные «разборы полетов», в ходе которых члены команды поддержки обсуждают основные проблемы, с которыми столкнулись на неделе, высказывают свои догадки о причинах сложностей, а руководители дают советы о том, как избежать таких ситуаций в будущем.
 

Вежливость — главное оружие «саппорта»


Служба поддержки — это лицо компании, поэтому нельзя допускать возникновения конфликтов и непонимания с клиентом. Чтобы минимизировать вероятность таких проблем мы разработали список инструкций о том, как следует обращаться к клиенту, как запрашивать интересующую информацию – научить их грамотно общаться.


Нельзя также забывать и о том, что клиент не всегда прав — но сказать ему об этом тоже нужно уметь. Поэтому мы провели ряд тренингов, на которых сотрудникам рассказывали о том, как вежливо отказывать клиенту. Нужно уметь правильно говорить нет, чтобы у пользователя не создавалось впечатление, будто его не ценят.


Работник технической поддержки должен уметь извиняться за ошибки, совершенные IT-отделом, даже если это не совсем так. Пользователю неважно из-за кого возникла проблема, ему нужен кто-то, кто возьмет на себя ответственность за возникшую ошибку и поможет ее исправить.
 

Все ходы должны быть записаны


Жизнь — лучший учитель, и в пору молодости компании столкнувшись с проблемами, мы научились тому, что в случае ИТ-проекта все изменения должны документироваться. Любые замены важного оборудования, внесение изменений в настройки серверов — все это нужно записывать, чтобы в случае ошибки иметь возможность «вернуть как было». Этот процесс называется управлением конфигурациями.


При управлении конфигурациями в большинстве случаев используют так называемую «базу данных конфигурационных элементов» (Configuration Management Database или CMDB), являющуюся логическим отображением IT-инфраструктуры.


Корректно внедрённая CMDB представляет собой структуру, эффективно поддерживающую процессы ITIL. В ней хранятся все имеющиеся аппаратные и программные решения, а также имена персонала компании.


Каждая запись в базе называется конфигурационной единицей, а любой запрос должен в обязательном порядке иметь связь с какой-то из них. Также крайне предпочтительно ввести систему запросов на изменения, когда любое изменение конфигурации оборудования записывается и одобряется.


Кроме того, в нашем случае хорошо сработала ставка на создание обширного раздела с руководствами по использованию сервиса и настройкой связанных продуктов — например, по администрированию виртуальных машин под управлением различных операционных систем.


Теперь вместо того, чтобы обращаться за ответом на типовой вопрос в поддержку, пользователь может прочитать о том, как решить проблему.
 

Заключение

Разделение службы поддержки на несколько основных уровней, автоматизация типовых задач и внедрение процесса управления конфигурациями позволяют сделать все процессы прозрачными и выработать четкие KPI для оценки работы сотрудников.

В итоге проблемы пользователей решаются быстрее, они остаются довольными, сотрудники также реже сталкиваются с негативом в своей работе, сохраняя время для развития, а не только «борьбы с текучкой».
Автор не входит в состав редакции iXBT.com (подробнее »)
Об авторе
Начальник отдела развития в компании 1cloud.ru

2 комментария

sawa_goroshkin
Из-за таких вот «линий обороны» и приходится звонить и по 3 раза рассказывать про свою проблему. А потом звонок срывается. И опять «попробуйте выключить и включить компьютер, присоедините его напрямую к сети...»
sergeybelkin
Вот тут Вы не правы.
Как раз разграничение зон ответсвенности приводит к тому, что проблемы решаются быстрее.
Каждый сотрудник понимает какие задачи лежат в его зоне ответсвенности и компетенции. Поэтому задача сразу попадает к сотруднику. который должен ее решать и может это сделать. 
Эффективность в итоге вырастает в разы. Соответсвенно и время решения обращений сокращается.
Если Вам приходится звонить по нексколько раз, срываются звонки, а сотрудники поддержки прекидывают вас по кругу друг-другу, значит как раз у них нет разграничения зон ответсвенности и карты компетенций сотрудников.

Добавить комментарий

Сейчас на главной

Новости

Публикации

Смотри что я напечатал: сворачиватель пакетов

Обзор
Для того чтобы избавиться от пакета с пакетами, решил напечатать сворачиватель пакетов. Конечно, совсем от пакетов он меня не избавит, но позволит более компактно эти самые пакеты разместить. Не...

История появления и тесты отечественной архитектуры процессоров "Эльбрус", сравнение с зарубежными аналогами

Рассуждения
Вcтупление В этой статье раскрываются следующие темы: Проблемы процесса глобализации История появления архитектуры процессоров Эльбрус и примеры успешного...

Обзор автоматического диспенсера для напитков Prestigio

Обзор
Подарочный набор для любителей напитков - автоматический диспенсер Prestigio с функцией аэрации. Особенность данной модели - наличие регулируемой по длине телескопической трубки, позволяющей...

Теперь и с bluetooth. Обзор беспроводного петличного микрофона Ugreen lavelier

Обзор
"Петлички" - крайне популярный формат микрофона и, если вы хоть немного вовлечены в видео-блоггинг или журналистику, то и так об этом знаете.  Ugreen выпустили беспроводную"петличку", которая...

Почему вы понимаете английский, но не можете свободно на нем говорить

Рассуждения
«Я понимаю английский, но не могу свободно на нем говорить». Эта мысль часто приходит людям, которые только начали изучать английский язык или же занимаются этим продолжительное время. На самом...