Новые настройки закрытия месяца 1С:ERP

Оценка и анализ ключевых показателей — важная часть ведения бизнеса. Именно так можно оставлять все процессы под контролем, проследить любые положительные и негативные изменения. Все это можно не рассчитывать в сводных таблицах Excel, а достать из 1С: ERP.

Для того, чтобы система правильно предоставляла все данные, необходимо корректно закрывать ежемесячные отчеты в ней. О том как это сделать, расскажут специалисты assino в этом материале.

В статье рассмотрим, как проводится закрытие месяца в 1C: ERP, на примерах увидим, как выводятся показатели в отчетах по предварительной себестоимости. Разберем, какие существуют настройки по регламентным операциям по закрытию месяца.

Почему возникают сложности при закрытии месяца в 1С: ERP

Информационные системы, в том числе 1С: ERP, со временем использования достигают гигантских размеров — от 15 Гб и более. В таких случаях закрытие месяца затягивается на долгий срок. Это негативно влияет на сервер, и перегружает его. Тогда при следующем закрытии месяца может пройти сбой.

Как это избежать?

До выпуска версии 2.5 в ERP для решения аналогичных задач использовалась стандартная процедура «Предварительный расчет себестоимости». Однако у предыдущей процедуры было несколько ограничений:

• Процедура могла быть выполнена только за текущий месяц
• Для правильного расчета требовалось закрыть прошлый период (расчет себестоимости)
• Себестоимость всегда рассчитывалась по средней, независимо от настроек бухгалтерской политики компании
• Не было распределения партий
• Не создавались движения по финансовым регистрам
• Результат расчета отражался только в регистре «Стоимость товаров»

Это основные ограничения, которые были устранены в версии 1C: ERP Управление предприятием 2.5.7. В этой версии была обновлена процедура «Предварительный расчет себестоимости», а также добавлено множество новых возможностей.

Новые режимы закрытия месяца

Если перейти к разделу «Регламентные операции по закрытию месяца» в подсистеме «Финансовый результат и контроллинг», то станет доступной функция выбора режима закрытия периода: окончательное или предварительное. Эти режимы представляют собой различные варианты закрытия месяца в 1С: ERP и необходимо выбрать один из них при закрытии периода.

Добавлен режим закрытия месяца

Он позволяет получить предварительную себестоимость, что может быть особенно полезным, если в системе содержится большое количество данных и регламентные операции занимают значительное количество времени и ресурсов.

Новый механизм ежедневного предварительного закрытия месяца предоставляет следующие возможности:

1. Быстрое выполнение благодаря ограниченному списку этапов, которые включают только ключевые этапы по закрытию месяца. При этом программа пересчитывает только новые и измененные документы и рассчитывает предварительную себестоимость только один раз.
2. Списание себестоимости производится только по методу, указанному в учетной политике организации (ФИФО или средневзвешенное), что обеспечивает единообразный подход в бухгалтерском учете.
3. Расчет отклонения между предварительной и окончательной себестоимостью доступен в отчетах.
4. Формирование проводок осуществляется в процессе закрытия месяца, что упрощает бухгалтерские процессы.
5. По необходимости можно учитывать дополнительные транспортно-заготовительные расходы, а также отключать распределение дополнительных расходов.

Однако следует учесть, что данная процедура имеет некоторые ограничения:

• Она не учитывает себестоимость выпущенной продукции на основе полного распределения затрат, а использует метод средней стоимости.
• Выпущенная продукция учитывается по плановой стоимости, что также может ограничить точность расчетов.
• Нет подготовки данных для учета НДС и УСН, поэтому эти аспекты не учитываются в процессе.
• Нет включения или исключения НДС в стоимость продукции, что также может повлиять на точность расчетов.
• Расходы на финансовый результат не распределяются в рамках данной процедуры.
• Наконец не выполняются и другие этапы, такие как расчет финансового результата, операции по НДС, доначисление амортизации и многие другие.

Режим «Окончательное закрытие месяца»

Он считается более эффективным вариантом, если в системе присутствует большой объем данных. Если же данных немного, то нет необходимости проводить процедуру предварительного закрытия месяца.

Изменения в отчетах

Анализ предварительной и окончательной себестоимости доступен в отчетах:

• Ведомость по партиям
• Себестоимость товаров
• Валовая прибыль предприятия
• Доходы и расходы

Новые возможности отчетов

• Предупреждение о выполненном предварительном закрытии:

Если отчет был сформирован на основе предварительного закрытия месяца, то в нем может быть выведено предупреждение, например: «Выполнен предварительный расчет себестоимости до 31.01.2023. После окончательного расчета себестоимости данные в отчете могут измениться».

Предварительная себестоимость и отклонения:

• Позволяет наглядно увидеть себестоимость, рассчитанную при предварительном закрытии месяца

• Позволяет отличить отклонения в себестоимости окончательного закрытия месяца от результатов предварительного закрытия месяца, причем это сравнение можно выводить в расходе, приходе.

Настройки по закрытию месяца

Для этого мы обратимся к системе «Рабочее место по закрытию месяца».

Интерфейсные настройки позволяют скрывать операции, которые не требуют выполнения, скрывать операции которые выполнены успешно, а также скрывать пояснения к операциям.

Настройка автоматического закрытия месяца

• Предусмотрено автоматическое закрытие прошлого периода не сразу же, а начиная с N-го числа текущего месяца. Например, бухгалтерия вводит все прошедшие операции до 10-го числа, тогда с 10 числа можно автоматически закрывать период
• Для прошлого периода можно указать, закрывать оперативный/регламентированный/международный учет или нет
• Для текущего периода регламентная процедура происходит как в режиме предварительного, так и окончательного закрытия

Настройка проверок состояния учета

Это более детальная настройка. На сайте ИТС предупреждают, изменять параметры регистрации ошибок могут только администраторы либо опытные пользователи, понимающим их назначение. Иначе при расчете операций закрытия месяца могут возникнуть различные проблемы (от замедления выполнения операций до некорректных результатов расчетов).

Настройка параметров операций закрытия месяца

Есть ряд детальных настроек, они общие, касаются всех операций, например:

• Количество регистрируемых ошибок одного вида

Это позволяет снять нагрузку с системы, если у нас есть множество ошибок одного и того же вида.

• Дублировать найденные проблемы в журнале регистрации
• Режим отладки для технического специалиста
• Настройка для предварительного закрытия месяца

В ней указывается нужно ли распределять транспортно-заготовительные расходы.

• Настройки окончательного закрытия месяца

По умолчанию система восстанавливает хронологическую последовательность списания партий по ФИФО. Если настройку указать в значение НЕТ, тогда распределение по партиям берется из предварительного закрытия месяца.

• Выделять отклонения себестоимости окончательного расчета от результата предварительного закрытия

В программе 1C: ERP имеются специальные настройки, которые отвечают за операции начисления амортизации НМА и ОС, а также настройка «Распределение затрат и расчет себестоимости», которая включает в себя решение СЛУ — системы линейных уравнений. Эти настройки следует использовать только в том случае, если стандартные настройки не работают корректно на ваших данных. В этой части программы множество параметров, включая скорость расчета, может повлиять на расчет себестоимости.

Кроме того при закрытии месяца в 1C: ERP доступны несколько регистров сведений, таких как «Задания к расчету», относящихся к различным группам операций. Например, можно открыть «Задания к закрытию месяца», где имеется запись, указывающая, что каждая операция для определенной организации должна быть выполнена за определенный период времени. Именно на основе записей в этом регистре сведений система определяет, были ли операции выполнены корректно за выбранный период времени для данной организации.

Компания assino занимается внедрением современных IT-технологий для бизнеса разного масштаба. Проектная команда assino имеет большой опыт внедрения и обновления систем 1C: ERP Управление предприятием у таких гигантов, как Hygiene Kinetics, TMD Friction, BIOCAD и Siemens. С кейсами внедрения можно подробнее ознакомиться по ссылке.