Реклама (ООО «Новые облачные технологии» ИНН 7703807270)
В продуктовый портфель «МойОфис», российского вендора офисного ПО, входит решение «МойОфис Документы Онлайн», которое позволяет командам работать с документами из браузера и разворачивается на серверных мощностях клиента. Помимо редакторов текстовых документов, электронных таблиц и презентаций в его состав входит приложение «МояДоска». Этот материал посвящен одному из ключевых нововведений — совместной работе с онлайн-документами на интерактивной доске — и тому, в чём заключается практическая ценность новой функциональности для бизнеса и детали ее технической реализации.
В распределенных командах интерактивные доски для совместной работы стали привычным инструментом: благодаря им сотрудники из разных локаций фиксируют идеи и планы в едином пространстве. Тем не менее, в рабочем процессе сохраняются две проблемы. Первая — это разрыв между созданием записей на интерактивных досках и их переносом в рабочие облачные документы. Он приводит к тому, что сотрудники забывают контекст и упускают существенные детали. Вторая — хранение самих документов. В компаниях с внедренной системой менеджмента качества (например, ISO 9001) этот процесс централизован и регламентирован: существуют четкие правила наименования, версионности и хранения для каждого типа документов. Если же такой системы нет, файлы могут храниться разрозненно, это усложняет поиск нужных данных.
Решением обеих проблем может стать расположение нужных для проекта документов на интерактивной доске. Концепция как таковая для рынка не нова, некоторые вендоры давно предлагают возможность указания ссылок на конкретные файлы или их просмотра. Но «МойОфис» продвинулся по этому пути дальше, и, развивая сквозные сценарии в экосистеме своих продуктов, сделал возможной совместную работу с облачными файлами прямо на интерактивной доске. Данная функциональность доступна пользователям решения «МойОфис Документы Онлайн».
Ценность для бизнеса и пользователей
С добавлением новой возможности интерактивная доска становится полноценным функциональным пространством для командной работы. Так, пользователь может не только собрать все вводные по задаче, включая онлайн-документы, в едином пространстве, но и пригласить в него коллег, чтобы они оставили комментарии: как на самой интерактивной доске, так и сразу во всех необходимых документах. Функциональность будет востребована во многих бизнес-процессах: например, при управлении проектами, проведении брейнштормов или проектировании решений.
| Сценарии использования документов на интерактивных досках | ||
|---|---|---|
| Бизнес-процесс | Совместная работа с документами на доске | Эффект |
| Управление проектами | Проджект-менеджер визуализирует дорожную карту проекта и прикрепляет к этапам ТЗ, отчеты, сметы для быстрого редактирования. | Проект становится прозрачнее, согласования — быстрее. Снижается риск потерять актуальные версии файлов. |
| Брейншторм в маркетинге | Креативная команда записывает идеи для рекламной кампании на стикерах, выбирает самые перспективные и переносит их в онлайн-презентацию для руководства. | Сокращается время между генерацией идей и подготовкой презентации, сохраняются креативный замысел и контекст решений. |
| Проектирование решений в R&D | Инженеры совместно рисуют архитектуру системы на доске и параллельно вносят правки в спецификацию, расположенную в этом же рабочем пространстве. | Снижается количество ошибок; ускоряется цикл разработки. |
Техническая реализация
Расскажем о четырех ключевых технических аспектах — бесшовной интеграции, условиях доступа, форматах документов и синхронизации изменений.
Бесшовная интеграция
«МойОфис» интегрировал редакторы документов прямо в интерактивную доску. При добавлении документа из файлового хранилища пользователь сразу видит компактное окно, в котором приведено содержимое файла в режиме просмотра. Пользователь может свернуть это окно или развернуть его на полный экран, а также в один клик перейти в режим редактирования. Работа с документом происходит в интерфейсе привычных веб-редакторов «МойОфис Документы Онлайн».
Управление доступом
Предусмотрено два уровня управления доступом: можно предоставить коллегам разные права доступа к интерактивной доске и к конкретным документам, которые на ней размещены. Такой подход предоставляет больше гибкости — например, некоторые документы на интерактивной доске могут быть доступны только в режиме просмотра. Два уровня доступа обеспечивают конфиденциальность корпоративных данных и позволяют защитить файлы от случайных изменений.
Форматы документов
На интерактивную доску можно добавлять любые тексты, таблицы и презентации из корпоративного файлового хранилища. Решение «МойОфис Документы Онлайн» поддерживает все популярные форматы документов.
Синхронизация изменений
Все правки, внесенные в облачный документ на интерактивной доске, сохраняются в исходном файле. Это значит, что актуальная версия документа всегда находится в облаке, и изменения видны всем сотрудникам с доступом к файлу — включая тех, у кого нет доступа к интерактивной доске.
Работа в интерфейсе
Работа на интерактивной доске начинается в пустом бесконечном пространстве. В него нужно добавить элементы, которые станут частью будущего проекта. Для этого есть целый ряд инструментов: формы для ввода текста, фигуры, стрелки, линии, стикеры, вставка изображений и многое другое. После того, как структура проекта будет сформирована, на интерактивную доску можно добавить текстовые документы, электронные таблицы или презентации. Такие файлы можно расположить в любом удобном месте. Чтобы добавить документ, нужно выбрать на панели инструментов команду «Документ», кликнуть на любой фрагмент интерактивной доски и загрузить документ из файлового хранилища.
Над документом появляется панель с информацией о правах доступа и командами: «На весь экран», «Свернуть» и другими. Если развернуть документ на весь экран, он займет все окно, если свернуть — отобразится в виде прямоугольного блока с иконкой, типом файла и названием.
На одну интерактивную доску можно добавить несколько документов разных форматов — и работать с любым из них. Есть и еще одно важное преимущество: с этой опцией легко сравнивать данные в разных файлах, находить расхождения и корректировать информацию.
Стоит отметить: работать с интерактивной доской на старте проекта можно как в однопользовательском режиме, так и в команде. Для этого нужно предоставить коллегам доступ к доске, и все изменения будут фиксироваться в реальном времени. Также вы можете подключить других пользователей позднее.
Другие функции интерактивной доски
Помимо совместного редактирования онлайн-документов на интерактивной доске пользователям доступны и другие возможности. Коротко расскажем о наиболее важных.
Индикация непрочитанных комментариев с помощью цвета
В обновленном приложении «МояДоска» стало проще замечать новые комментарии: те, которые еще не были прочитаны, выделяются фиолетовым цветом. Когда пользователь раскрывает новый комментарий, цвет становится белым. Чтобы не потерять важное примечание, его можно отметить как непрочитанное — и цвет снова станет фиолетовым.
Задание областей (фреймов)
В продукте реализована функциональность работы с выделенными областями (фреймами). Создав фрейм и разместив на нем необходимые элементы, вы можете структурировать данные по нужному признаку, а также получить возможность одновременно перемещать их одним действием, передвигая по доске только саму область. Пользователь может расположить внутри фрейма любой объект доски — как фигуру, так и документ.
Каждой области можно задать цвет заливки, благодаря этому упрощается визуальная навигация на досках с большим количеством информации. Так, при планировании масштабного проекта с вовлечением нескольких подразделений можно с помощью разных цветов выделить зоны ответственности разных команд.
Заключение
Новая функциональность «МойОфис Документы Онлайн» помогает устранить две серьезные проблемы в работе распределенных команд: разрыв во времени между обсуждением идей и их документированием, а также отсутствие системности в хранении файлов. Интеграция облачных документов в интерактивную доску создает единое пространство, где можно генерировать гипотезы и креативные решения, дополнять и упорядочивать документы по проектам.
Техническая реализация обеспечивает необходимую гибкость и безопасность для корпоративной среды. Мгновенная синхронизация изменений гарантирует актуальность документов для всех участников проекта, а двухуровневое управление правами доступа защищает конфиденциальные данные.
Чтобы узнать, как совместная работа с документами на интерактивной доске может оптимизировать рабочие процессы в вашей организации, оставьте заявку на демо на сайте вендора. Специалист разработчика свяжется с вами и подробно расскажет о возможностях «МойОфис Документы Онлайн» с учетом потребностей вашей компании.
