СЭД как единое хранилище контента: новые задачи систем электронного документооборота

Ценность СЭД возрастет, если она будет использоваться в качестве хранилища данных между приложениями

Фрагментация данных — бич организаций, которые активно задействуют в работе высокие технологии. По данным глобального опроса, проведенного аналитической компанией IDG Research, средняя организация использует около 48 автоматизированных систем, реализующих различные бизнес-процессы компании. В крупных организациях эта цифра приближается к 100. При этом каждое приложение производит документы — будь то отчеты или разнообразные списки, автоматически заполняемые формы или что-то еще.

В итоге получается, что бухгалтерия работает в одной системе, склад — в другой, точки розничной продажи — в третьей, операторы интернет-магазина — в четвертой…  Данные, создаваемые каждой из систем, хранятся автономно друг от друга, и когда менеджеру требуется, к примеру, сопоставить документы из нескольких систем, ему приходится подключаться ко всем сразу, проводить поиск по нескольким базам данных и путаться в окнах, теряя человеко-часы. А то и выезжать «на место» — почти половина опрошенных IDG призналась, что до сих пор хранит существенную часть информации на бумаге.

При этом 90 % опрошенных уверены: для обеспечения связности бизнес-процессов документы между системами надо синхронизировать. Половина респондентов (48 %) тратят не менее 20 % своего ИТ-бюджета на услуги программистов, интегрирующих многочисленные бизнес-приложения между собой посредством API или специализированных шлюзов. 41 % организаций поручает сотрудникам вручную переносить данные из системы в систему, а 46 % опрошенных используют обмен файлами (файл-серверы или групповое ПО типа внутрикорпоративного портала).

Между тем, 66 % респондентов сообщили, что у них в организации установлена СЭД. В фрагментированной инфраструктуре она, как и другие системы, выполняет свой узкий круг задач — к примеру, автоматизацию рабочего места делопроизводителя. Однако, в современном офисе понятие «документооборот» давно уже выходит за рамки канцелярии. Интересную идею на этот счет выдвинули эксперты IDG, которые уверены, что потенциал СЭД в области управления корпоративным контентом куда более обширен.

Ценность СЭД для организации может возрасти по экспоненте, если она будет использоваться в качестве хранилища данных между приложениями, которые автоматизируют ключевые бизнес-процессы компании — прикладные, финансовые, управленческие. Многие (если не все) системы, поддерживающие жизнедеятельность организаций, так или иначе генерируют документы, задачи или уведомления — контент, который концептуально «понятен» большинству современных СЭД. Следовательно, вполне логичным будет свести эти данные в одном месте.

Аналитики называют целый ряд преимуществ, которые может приобрести компания, если организует централизованное хранение контента в СЭД:

• Пользователи различных систем автоматизации бизнеса смогут просматривать контент из той системы, с которой им наиболее удобно работать. Кроме того, они будут иметь доступ к связанным документам из других систем, что позволит им лучше понимать контекст задачи.
• В свою очередь, руководители будут иметь «единое окно» для просмотра, анализа и утверждения документов из всех систем, что положительно повлияет на скорость и взвешенность принятия решений и постановки задач сотрудникам.
• Отпадает необходимость в «ручном» обмене файлами или переносе данных из системы в систему, что фактически является цифровым эквивалентом «перекладывания бумажек». Появляется возможность настройки автоматического обмена документами между сотрудниками путем создания бизнес-процессов внутри СЭД.
• Больше не нужно тратить усилия на бесконечную программную интеграцию «всех со всеми». Разработчикам будет достаточно наладить и поддерживать импорт-экспорт контента в СЭД и обратно.
• Повышается отказоустойчивость инфраструктуры. Если какая-то из прикладных систем неожиданно откажет, контент останется доступен в централизованном хранилище, что позволит не останавливать бизнес-процесс до восстановления работоспособности.
• Сокращаются расходы на децентрализованное хранение контента и поддержание интеграции между разнородными системами. ИТ-инфраструктура становится менее громоздкой и более простой в обслуживании.

Идея, озвученная IDG, не выглядит совсем нереализуемой. Современные продукты в области электронного документооборота вполне способны справиться с этой задачей — вопрос только в том, какие именно.

Определенно, преимущество здесь остается за СЭД, построенными на базе гибкой программной платформы и предоставляющими доступ к своему исходному коду. Интеграция СЭД с большим количеством разнородных систем потребует активной модификации исходников, для чего решение должно быть построено на легко изменяемых открытых компонентах. Хороший пример среди российских продуктов — платформа CUBA от компании «Хоулмонт», на которой строится система документооборота ТЕЗИС.

Кроме того, необходимыми техническими условиями функционирования системы документооборота в качестве репозитория контента будут:

• Возможность импорта-экспорта данных в популярных форматах (XML, текст и т.д.);
• Поддержка отказоустойчивых конфигураций развертывания и возможность обеспечивать доступность контента в режиме 24/7;
• Гибкая система разграничения прав доступа к документам между пользователями разных систем;
• Возможность создания индивидуальных бизнес-процессов внутри СЭД для налаженного обмена контентом между пользователями.

Системы электронного документооборота, уже зарекомендовавшие себя в роли корпоративных хранилищ информации, могут сыграть гораздо более важную роль в жизнедеятельности организации. В качестве корпоративного информационного хаба СЭД сможет предоставить руководству эффективный плацдарм для работы с документами, стекающими со всей организации, что позволит компании встать на путь уверенного принятия решений и повысить свою продуктивность.