Обзор Potolook - плагина для Microsoft Outlook


Зачем почтовому клиенту еще что-нибудь нужно? Резонный вопрос. Вполне самодостаточный, кроме работы с почтой является еще и органайзером. Функций достаточно, всеми вряд ли кто и пользуется, в основном - самыми необходимыми. И тут - еще одна надстройка, дополнение к уже отлаженной функциональности. Может, зря такие плагины разрабатывают? Насколько вообще они, плагины, целесообразны, что они дают такого, что с ними становится работать удобнее? И что, в частности, дает почтовому клиенту плагин Potolook?

Прежде чем рассматривать возможности этого продукта, остановимся на его основной отличительной черте. Для почтового клиента Microsoft Outlook существует множество плагинов, каждый их которых выполняет свою узко очерченную задачу. Для решения различных задач требуется установка соответствующего количества плагинов. Potolook отличается от этих плагинов тем, что он - расширяемый (иными словами, его можно назвать библиотекой разработчика, SDK). Дополнительная функциональность наращивается за счет модулей, которые имеют мощные возможности благодаря использованию скриптов и при этом не сложны в написании. Уже сейчас есть ряд дополнительных модулей, которые основаны на этом плагине и доступны для скачивания и использования. В частности, это модуль CRM. И если пользователь предполагает написание своего модуля в дополнение к базовым возможностям плагина, ему может быть предоставлена лицензия на подключение дополнительных модулей.

Итак, основные возможности у программы две: создание и использование шаблонов, это первое, и второе - разработка дополнительных модулей. Разберем первую часть, поскольку использование готовых и создание собственных шаблонов несколько проще, чем разработка модулей. В самом почтовом клиенте MS Outlook шаблоны почему-то не используются, хотя в других почтовых клиентах они давно существуют. При небольшой переписке, тем более личной, использование шаблонов не столь насущно, но, когда вы работаете со своими клиентами, поставщиками, коллегами, наличие стандартного и при этом прилично выглядящего шаблона вполне уместно. Сколько времени затрачивается на повторение одних и тех же фраз, одних и тех же предложений! Будь шаблон, вам нужно было бы только ввести недостающую информацию - и письмо готово.

Шаблоны, которые можно создавать с помощью Potolook, можно использовать для подготовки писем как в обычном текстовом формате, так и в формате HTML. А на этапе вызова шаблона (для создания ли нового письма, ответа или пересылки полученного сообщения) можно запросить пользователя, в каком формате он будет готовить письмо. Так же как и в The Bat!, шаблоны Potolook можно сопоставить с любой папкой. Но в отличие от него одной отдельно взятой папке может быть сопоставлено несколько шаблонов, один из которых нужно будет выбирать при создании письма. И наоборот, один и тот же шаблон можно сопоставить нескольким папкам. Не говоря уже о том, что по умолчанию для вложенной папки используется шаблон папки верхнего уровня, если своего шаблона у папки нет.

Шаблон состоит из нескольких секций, одна из которых - инициализация - выполняется при любом событии. В этой секции может выполняться, например, определение параметров (таким параметром, к примеру, может служить тип письма - текстовый или в формате HTML). Шаблон может включать несколько секций - для нового письма, ответа и т. п., а также иметь отдельные разделы для простого текстового письма и письма в формате HTML. В шаблоне допустимо использование параметров, значения которых могут запрашиваться у пользователя в процессе выполнения шаблона. (Например, в секции инициализации можно ввести параметр для выбора формата письма или учетной записи пользователя, от имени которой письмо будет отправлено.) Некоторые параметры позволяют сохранять ранее введенные при использовании шаблона значения, и при повторном использовании эти значения можно выбирать из формируемого параметром списка.

Помимо шаблонов у плагина есть и другая приятная новинка - возможность просмотра вложений в панели просмотра без предварительного сохранения их на диске. Кроме графических вложений поддерживается просмотр любых текстовых форматов (обеспечивается внесением нужных расширений в настройку плагина). Аналогичную настройку можно произвести и для офисных файлов (Word, Excel), а также для любых других форматов, если на компьютере установлено соответствующее программное обеспечение, которое может открыть его, используя OLE Automation. К сожалению, эта возможность реализована только для XP - просмотр вложений осуществляется за счет встроенного в операционную систему просмотрщика. В W2K эта дополнительная возможность уже не работает, а жаль.

Зато подсветка текста работает в полной мере. Используя ее, можно раскрасить письма, что позволит легко определять в них требуемые элементы - цитирование, адреса, заголовки, числа. Такая подсветка не изменяет исходное письмо, и в любом другом почтовом клиенте оно будет смотреться в своем первоначальном варианте. Для определения параметров оформления используются регулярные выражения VBScript. Такую же цветовую разметку можно использовать и при редактировании письма, если выбрать эту опцию в настройках.

Вторая по очереди, но, пожалуй, основная возможность Potolook - создание и использование модулей. Базой для этого является то, что основная функциональность плагина написана на скриптовом языке JScript. За счет того, что в стандартной поставке доступны все исходные тексты, имеется возможность как внесения изменений в работу плагина, так и создания собственных модулей. В базовую поставку плагина включено несколько готовых модулей, которые можно использовать как по их прямому назначению, так и в качестве примеров для написания собственных. Так, в поставку включены модули для архивации и сжатия папок, для работы с почтовыми конференциями (обработка тем сообщений, удаление рекламы, нумерация писем в конференциях), для обработки дубликатов писем. А с сайта разработчика плагина можно скачать и несколько дополнительных модулей, в том числе простейший модуль CRM-системы, работающий на базе органайзера Microsoft Outlook.

Для работы с этим модулем создается отдельное хранилище (рекомендуется использовать поставляемое вместе с модулем). Оно содержит папку входящих писем и справочник клиентов (фактически это доработанная адресная книга, в которой для контакта добавлены новые поля и возможность при необходимости создавать собственные). Чем отличается эта адресная книга от обычной? В ней ведется учет количества входящих и исходящих писем, отслеживается дата последнего события. Входящая корреспонденция хранится в папке "Входящие" и ее подпапках, а контакт можно связать с этой папкой.

В основу плагина заложено несколько базовых модулей. Один из них - begin.js - отвечает за обработку всех сообщений и перенаправляет их модулю default.js, задача которого - обработать все основные сообщения. Дополнительные функции включены в модуль functions.js. Включенные в него функции можно использовать в любых создаваемых модулях, шаблонах и правилах. Для работы модулей необходимы некоторые постоянные, которые описаны в модуле const.js. И, наконец, модуль openTemplate.js предназначен для автоматического открытия шаблонов при вызове функции создания нового сообщения по ссылке mailto:, при других системных действиях. А для работы с HTML-формами предназначен модуль ui.js. Вот и все базовые модули. Но на их основе пользователи могут строить собственные модули.

Например, модуль, предназначенный для работы с почтовыми конференциями. Многие из них, в частности на Yahoo!, добавляют в рассылку рекламу. Чаще всего ее никто не смотрит, но письма становятся перегруженными. Используя данный модуль, можно вычищать рекламу из писем, удалять избыточные пробелы - словом, приводить письма в читабельный вид.

Или такой пример (он описан в документации и может служить пособием для создания собственных шаблонов). В плагине есть модуль для ручного выбора шаблона при подготовке письма. Но эту работу можно автоматизировать, если в секцию инициализации шаблона добавить небольшой скрипт:

// Начало выбора шаблона 1
  var Sender = SourceMessagePart(mpFrom);
  var TemplateFile = "";
  if(Sender.search(/@positic\.ru/gi)#gt;=0) {
    TemplateFile = "Z:\\Templates\\support.tpl";
  }
  if(Sender.search(/@gmail\.com/gi)#gt;=0) {
    TemplateFile = "Z:\\Templates\\sw.tpl";
  }
  if(TemplateFile!="") {
    var Result = DoAction(event, null, null, TemplateFile);
    nm = null;
  }
// Конец выбора шаблона 1

Этот скрипт позволяет делать выбор шаблона в зависимости от домена отправителя. Но его можно расширить и реализовать выбор шаблона в зависимости от различных условий.

Или модуль "Сохранение вложений". Его целесообразно использовать тогда, когда в адрес получателя приходит много писем с вложениями (например, заявки, отчеты, справки и т. д.). Этот модуль можно вызывать с помощью скрипта, который вызывается при поступлении новой почты и передает модулю значения определенных параметров. Например, в качестве параметра может передаваться дата отправки письма, если вложения сохраняются с сортировкой по датам.

Еще один модуль, реализующий отсутствующую в почтовом клиенте функцию, - модуль "Массовая рассылка". Необходимость рассылки одинаковых писем по различным адресам знакома любому человеку, связанному с рекламой, продажами, маркетингом. Но в Outlook такая возможность отсутствует. Представленный модуль закрывает эту брешь. Для реализации рассылки создается шаблон рассылаемого письма, в который могут быть включены макросы, обеспечивающие при отправке подстановку личных данных получателя. Теперь можно занести в список получателей всех ваших респондентов, для которых подготовлено письмо, и выполнить отправку. Каждый получатель в результате получит собственное персонифицированное письмо с его личными данными. И таких примеров создания модулей можно привести много.

В документации на плагин подробно описаны все макросы и функции, включенные в базовые модули. Используя их, вы сможете создавать собственную функциональность, соответствующую вашим потребностям. Вы можете создать свой собственный CRM, систему оповещений и планирования - для этого у вас есть все возможности.





Дополнительно

Нашли ошибку на сайте? Выделите текст и нажмите Shift+Enter

Код для блога бета

Выделите HTML-код в поле, скопируйте его в буфер и вставьте в свой блог.