Обзор АвтоДок - программы для автоматизации создания документов


Ни для кого не секрет, что работа с документами отнимает львиную долю времени многих специалистов офисных специальностей. Особенно это верно в отношении сотрудников тех организаций, которым изначально приходится заниматься большими объемами различной документации: страховых компаний, банков, нотариальных бюро и т. п. Естественно, компьютеры оказывают неоценимую пользу, существенно облегчая работу. Однако о какой-либо автоматизации при использовании обычных офисных приложений речи нет. Максимум, что могут сделать пользователи для облегчения заполнения типовых документов, - создать некие файлы-шаблоны с пропусками в определенных местах, в которые при создании конечных документов будут вставляться различные данные. Вот только у такого подхода есть множество недостатков, самым серьезным из которых является довольно большой риск ошибки пользователя (например, вставка информации не в то место). Кроме того, такая "автоматизация" касается лишь создания файлов, но не их хранения и обработки в дальнейшем. Между тем сегодня есть такое программное обеспечение, которое может полностью автоматизировать практически все операции, осуществляющиеся над документами в течение всего их жизненного цикла. Именно таким продуктом является утилита "АвтоДок", созданная специалистами компании "Элевайз".

Логика работы рассматриваемой программы основывается на понятии "бизнес-сценарий". Что это такое? Под данным термином разработчики продукта "АвтоДок" понимают набор действий пользователя, которые приводят к генерации конечного документа. Неотъемлемой частью бизнес-сценариев являются шаблоны. Это специальные файлы форматов RTF, DOC (для текстовых документов) или XLS (для электронных таблиц). В принципе они отличаются от привычных для всех пользователей ПК документов только наличием так называемых переменных - специальных наборов символов, вместо которых при генерации конечного файла будет вставляться нужная информация. Создаваться шаблоны могут по-разному. Так, например, самым простым способом является использование уже существующих документов. Делается это так. Пользователь открывает нужный файл и постепенно удаляет из него всю могущую изменяться информацию, заменяя ее переменными, условными предложениями, функциями и т. п. Особенно удобно делать это с помощью специальной панели, которая появляется в Microsoft Word и Excel после установки "АвтоДока". Обработав, таким образом, весь файл, пользователь получит из него готовый шаблон, содержащий только типовые, то есть не меняющиеся во всех подобных документах данные, и переменные.

Главное окно
Главное окно программы "АвтоДок"

Кстати, о последних стоит рассказать особо. Все пользователи привыкли к тому, что переменные - это просто числа, строки, даты и т. д. В "АвтоДоке" же дела обстоят несколько иначе. Переменными в этой системе называется все, что заменяется в шаблоне при генерации конечного документа. И среди них есть весьма сложные структуры, обеспечивающие широкие функциональные возможности. Даже среди самых простых типов переменных есть особенные: деньги, выпадающие списки, время, разделитель и ИНН. Еще более интересно семейство составных типов переменных. К ним относятся целые наборы информации: ФИО, паспортные данные, реквизиты организации, почтовый адрес, данные автомобиля и т. д. То есть фактически используя в шаблоне всего лишь одну переменную, пользователь может организовать ввод всех характеризующих тот или иной объект данных. Отдельного упоминания заслуживает тип "Блоки". Они предназначены для отображения сразу же нескольких строк однотипной информации. С их помощью можно очень просто создавать всевозможные таблицы: прайс-листы, списки сотрудников и т. п.

Следующий набор типов переменных - локальные и глобальные нумераторы. Что это такое? Фактически это счетчики, увеличивающие свое значение с каждым вновь созданным документом (в локальных учитываются документы только одного типа, а в глобальных - все документы). При этом пользователь может выбрать вид нумератора ("1,2,3...", "А,Б,В..." и т. п.), его шаг, а также установить при необходимости параметры автоматического сброса в определенное значение. То есть фактически речь идет об инструменте, с помощью которого можно осуществить полностью автоматическую систему нумерации документов.

Процесс создания бизнес-сценария
Процесс создания бизнес-сценария

Далее идут функции. В них могут использоваться целые серии различных стандартных операций: математических (как простых, например, сложение и умножение, так и сложных - взятие процента, вычисление НДС и т. п.), строковых (например, перевод суммы из числового в текстовое представление), временных (строковое отображение текущих даты и времени). Причем выполняться они могут не только над определенными значениями, но и над переменными, а также результатами выполнения других функций. Кстати, стоит отметить, что в шаблонах можно использовать условные операторы и циклы. В сочетании с функциями это позволяет говорить практически о полноценном языке программирования. Причем языке, рассчитанном не на профессионалов в ИТ-области, а на обычных пользователей.

Следующим инструментом, о котором обязательно стоит рассказать, - это справочники. По сути, они представляют собой однажды введенные и сохраненные пользователем наборы значений различных переменных. Использование справочников позволяет не заполнять данные каждый раз вручную, а выбирать значения из уже заполненных "таблиц" исходной информации. Естественно, это имеет смысл только в том случае, если пользователю приходится часто генерировать документы, связанные, например, с каким-то одним человеком. Кстати, использование справочников позволило разработчикам реализовать в своем детище еще одну интересную функцию - автозаполнение. Суть ее лучше всего объяснить на простом примере. Допустим, однажды у бухгалтера компании возникла необходимость распечатать на каждого сотрудника лист с определенными данными. Естественно, все они записаны в справочник для быстрого и удобного создания приказов, внутренних распоряжений и прочих документов. В этом случае бухгалтеру достаточно создать шаблон, в котором в качестве переменных будут выступать различные поля справочника сотрудников. После этого ему остается только запустить автозаполнение. А утилита "АвтоДок" сама создаст свой документ для каждого работника, сохранит и распечатает его. Это позволяет сэкономить очень много времени.

Помимо всего вышеперечисленного о переменных в системе "АвтоДок" можно говорить еще долго. Так, например, достойны упоминания такие возможности программы, как склонение по родам и числам, создание собственных форм ввода информации, использование глобальных переменных и т. д. Но нам с вами, уважаемые читатели, еще нужно рассмотреть и другие возможности этой утилиты. Ведь она позволяет не только создавать документы, но и обеспечивает их полный учет и хранение.

Процесс создания конечного документа
Процесс создания конечного документа

Начать нужно с того, что все документы, сгенерированные в программе "АвтоДок", хранятся сразу же в двух форматах. Первый из них - это так называемые записи. Фактически они представляют собой бизнес-сценарии со всей введенной пользователем информацией. Они размещаются в специальном списке, к которому для простоты работы можно применять различные фильтры. Это позволяет просматривать документы в удобной форме, не обращая внимания на стандартные слова, то есть только самую их суть. Интересно, что документы разрешено изменять. То есть в случае обнаружения каких-либо неточностей пользователь может открыть запись, откорректировать неверные поля и заново его распечатать. Вторым вариантом хранения является сам конечный документ в установленном в бизнес-процессе формате. Он остается неизменным до тех пор, пока пользователь не выберет функцию перегенерации (фактически она выполняет создание нового файла взамен существующего). Вот таким образом в программе "АвтоДок" реализованы хранение и учет всех создаваемых документов.

Итак, с логикой работы рассматриваемого продукта мы с вами, уважаемые читатели, ознакомились. Теперь же давайте поговорим о различных версиях этой программы. Самым простым является локальный вариант. Работа с ним осуществляется с одного компьютера, на котором хранится и вся информация. Сетевая версия уже гораздо интереснее. Дело в том, что в нее входит единый центральный репозитарий, фактически база данных, в которой размещаются все сценарии, шаблоны и записи. Причем доступ к нему возможен с любого компьютера, на котором установлено ПО "АвтоДок-клиент". Такой подход имеет целый ряд серьезных преимуществ. Во-первых, он позволяет хранить все документы в одном месте, причем доступ к ним можно получить с любого компьютера сети (естественно, если на это достаточно прав доступа). Вторым преимуществом является простота администрирования: достаточно один раз добавить или изменить шаблон или бизнес-сценарий, чтобы все правки тут же стали доступны сотрудникам. В-третьих, в сетевой версии реализована система разделения прав. Обычные пользователи имеют доступ лишь к тем документам, которые сгенерировали они сами. Администраторы же могут просматривать все записи без исключений. В общем, получается, что сетевая версия "АвтоДока" отлично подходит для автоматизации процессов работы с документами в небольших и средних компаниях.

Работа с архивом документов
Работа с архивом документов

Отдельного упоминания заслуживают так называемые специализированные версии рассматриваемого продукта. На данный момент выпущен только один такой вариант - "АвтоДок - Нотариус". Он выполнен на основе стандартной сетевой версии программы и поставляется с лицензией сразу же на три рабочих места. Это позволяет использовать продукт не только одиночными специалистами, но и целыми бюро. Главной особенностью рассматриваемого варианта является полный комплект готовых шаблонов нотариальных документов, выполненных профессионалом. То есть приступать к полноценной работе с ПО можно сразу же после его инсталляции. При этом нотариусы получают в свое распоряжение такие удобные функции, как поиск документов по любым реквизитам (например, по фамилии, паспортным данным, данным об автомобиле или недвижимости и т. п.), печать отчетов по реестру за определенный период и т. п. Кстати, разработчики собираются выпустить специализированные версии "АвтоДока" и для других областей деятельности, с помощью которых существенно облегчить свою работу смогут банки, страховые компании, риелторские агентства и фирмы, занимающиеся сдачей помещений в аренду (бизнес-центры) и т. д.





Дополнительно

iXBT BRAND 2016

«iXBT Brand 2016» — Выбор читателей в номинации «Процессоры (CPU)»:
Подробнее с условиями участия в розыгрыше можно ознакомиться здесь. Текущие результаты опроса доступны тут.
Sorry, temp error.

Нашли ошибку на сайте? Выделите текст и нажмите Shift+Enter

Код для блога бета

Выделите HTML-код в поле, скопируйте его в буфер и вставьте в свой блог.