Выбор схемы обслуживания компьютеров и оргтехники для малого бизнеса


Корпоративная политика в сфере информационных технологий для малого бизнеса в России — очень сложная тема. Хотя бы потому, что российский малый бизнес по организации и структуре значительно отличается, например, от европейского. В Европе — тоже бизнес, сформированный по тем правилам, что и крупный, только с определенными упрощениями. У нас как правило, малый бизнес — не бизнес-структура, а объединение единомышленников вокруг определенной идеи или структура, организованная по своим таинственным законам и не разваливающаяся по неким таинственным причинам. И даже, несмотря на то, что сейчас и у нас в малом бизнесе наметилась тенденция к улучшению ситуации, до нормальной организации бизнеса в сфере малого бизнеса пока далеко.

В значительной степени эти проблемы малого бизнеса являются следствием организации ведения дел в сфере малого бизнеса и тех областей, в которых он работает. Одной из основных положительных черт малого бизнеса является его динамичность и быстрое приспособление к меняющимся окружающим условиям, кроме того, чаще всего предприятия сферы малого бизнеса направлены на решение текущих потребностей общества, а не стратегических задач.  Поэтому и основные виды деятельности, организационная структура, формы и методы деятельности таких предприятий достаточно гибко меняются, что затрудняет разработку сколько-нибудь стабильной и долгосрочной стратегии в любой сфере, касающейся деятельности компании, в том числе и в сфере ИТ.

Вторая проблема, характерная для малого бизнеса, которая в значительной мере мешает правильной организации деятельности предприятия — постоянная нехватка ресурсов, как финансовых, так и организационных. Недостаток финансовых ресурсов не дает полностью реализовать поставленные задачи и правильно выстроить инфраструктуру функционирования предприятия, вынуждая на ходу менять и стратегию, и тактику развития предприятия, в том числе и стратегию в сфере информационных технологий, жертвовать стратегически важными компонентами ради мелочей, необходимых для нормального ежедневного функционирования офиса. А из-за постоянной ограниченности организационных ресурсов планированием и реализацией такого рода вещей, в том числе выбора, что именно и как развивать, вынуждены заниматься управленцы общего профиля, которые не имеют достаточной квалификации в сфере ИТ, а зачастую не могут уделить достаточно времени,  чтобы ознакомиться с проблематикой.

Это приводит к тому, что политика в сфере ИТ занимает достаточно скромное место среди других потребностей офиса, а решения принимаются единолично директором без понимания, насколько важно то или иное приобретение, из серии «в этом месяце купим холодильник, а в следующем — новый сервер», факс покупается в Интернет-магазине «какой дешевле» и ломается через неделю, за компьютерами ездит лично шеф и покупает «что больше понравилось» или «а продавец говорил…», и так далее. Плюс, как правило, компьютеры покупаются не одновременно, а когда появились деньги, или появилась в них нужда, соответственно, парк компьютеров представляет самые различные и самые причудливые сочетания.

Но эти сложности компенсирует один ключевой фактор: дешевизна рабочей силы в этом сегменте. Благодаря ей ошибки при планировании можно относительно недорого компенсировать «в процессе», соответственно, оптимальному планированию не придается достаточного значения. На Западе, допустим, услуги профильного специалиста стоят достаточно дорого, поэтому выгоднее подбирать технику и строить политику в сфере ИТ, таким образом, чтобы экономить время (например, подбирать одинаковую конфигурацию компьютеров, чтобы было меньше возни с драйверами, покупать их сразу вместе, чтобы получить скидку и прочее). У нас можно пригласить, например, студента, который выполнит все требуемое за небольшую сумму, соответственно, настройка системы не является серьезным пунктом в расходах на ИТ-инфраструктуру (даже в сравнении со стоимостью оборудования), поэтому на это мало обращают внимания. Кстати, сейчас ситуация меняется, и цены на услуги компьютерщиков поднимаются, но этот процесс сильно тормозится наличием большого количества людей, которые в компьютерах разбираются, а получают не слишком много, поэтому согласны выполнять такую работу за небольшие деньги.

Соответственно, выработка хотя бы основ стратегии предприятия в сфере информационных технологий, планирование закупок и трат, а также выбор оптимального варианта из огромного множества существующих на рынке способно не только оптимизировать траты, но и значительно их сократить. Первые статьи цикла будут посвящены общим вопросам формирования политики предприятия в области высоких технологий, после чего будут рассмотрены практические аспекты.

Прежде, чем переходить к вопросам организации офисной инфраструктуры, закупки и развертывания оборудования и основным вопросам, следует определиться с тем, как и кто должен выбирать информационную инфраструктуру компании, и кто потом будет ее обслуживать. 

Как правило, при выборе офисной техники и ее обслуживании основной лимитирующий фактор для предприятия малого бизнеса — деньги, поэтому техника подбирается не только исходя из необходимой функциональности, но и в зависимости от цены. Поэтому целесообразно хотя бы примерно определиться с тем, как эта техника будет обслуживаться в дальнейшем, чтобы спланировать оптимальным образом не только разовые затраты на покупку, но и более длительные затраты на ее обслуживание.

Несмотря на кажущееся огромное количество вариантов, их достаточно легко классифицировать на несколько групп, в зависимости от решаемых задач и денег, которые будут тратиться при использовании того или иного метода.

Наиболее общее разделение — в зависимости от привлечения специалистов. Возможно либо принимать необходимых специалистов в штат, либо пользоваться услугами сторонних организаций (так называемый аутсорсинг), которые будут брать на себя решение возникающих проблем. Как правило, использование собственного специалиста представляется более выгодным, если этого специалиста есть, чем занять на постоянной основе, если работа носит разовый либо периодический характер, а в большинстве случаев услуги не требуются — то целесообразнее использовать сторонних специалистов.

Попробуем выстроить различные варианты в зависимости от затрат, которые несет предприятие, и кратко описать их основные особенности.

  1. студент/продвинутый сотрудник/знакомый со стороны. При этом варианте у нас есть некто, кто более-менее разбирается в компьютерах (например, пару раз в неделю проглядывает iXBT и знает, как пользоваться нашим форумом) и способен разобраться в предложенных вариантах конфигурации либо составить свой. Как правило, этого хватает для решения простых проблем (переустановить систему, найти драйвера в Интернете, включить компьютер в сеть с автоматическими настройками и прочее). Может быть, и сотрудник, увлекающийся компьютерами, как хобби, и знакомый, разбирающийся в компьютерах, подъезжающий при возникновении проблем и решающий их по мере сил и возможностей, и студент со стороны, подрабатывающий в свободное от занятий время.
    Основной плюс такого варианта — дешево (максимум — небольшая премия сотруднику либо небольшие деньги студенту), специалист почти всегда под рукой, и он может самостоятельно решить широкий круг простых вопросов (не только починить ОС, допустим, но и самостоятельно съездить в магазин за запчастями). Также человек «в теме», так что он может поискать ответы на те вопросы, которые он не знает, и поймет, что именно надо делать. Минус — любительский уровень знаний (как правило, ограниченный тем, что этот человек научился делать для себя либо прочитал), достаточный лишь для решения простых задач, возможные выкрутасы «профессионала».
  2. Договор с маленькой специализированной фирмой по обслуживанию компьютеров и оргтехники. Как правило, такие фирмы предлагают несколько вариантов обслуживания,  например, плата за вызов или месячная абонентская плата, включающая определенный набор услуг. Плюсы такого решения — в фирме, как правило, специалисты более высокой квалификации, которые имеют значительно больший опыт в работе, плюс, имеются специалисты разного профиля, соответственно, способные решать более широкий круг задач. По вызову приезжает специалист, который делает все «под ключ». Выезд, как правило, осуществляется достаточно быстро и недорого стоит. Минусы — обычно абонентская плата покрывает лишь небольшое количество «стандартных» выездов, за более сложные операции приходится платить отдельно и иногда немало. Специалисты таких фирм тяготеют к стандартным решениям, предпочитая убедить клиента в их эффективности, чем подстроиться под потребности клиента. Разработка и реализация комплексных решений могут потянуть на значительную сумму. Гораздо труднее призвать к ответу в случае неполадок или неправильно выполненной работы. Зачастую, не очень заботятся об интересах клиента (например, дешевле сразу переустановить систему, чем перед этим сохранять на внешние носители пользовательские файлы).
  3. Собственный компьютерщик/админ «на все руки». Эффективно только в случае, если вам есть, чем его занять в течение месяца (то есть обслуживаемый парк машин достаточно велик, есть дополнительные вопросы, требующие решения). Как правило, можно нанять человека достаточно профессионального, который любит читать и общаться на темы сисадминства, поэтому обладает широким кругозором в нужной отрасли. Плюсы: достаточно высокий профессиональный уровень, мгновенное реагирование на неприятности, возможность заставить его настроить систему под себя. По деньгам — по договоренности, но чем больше он знает (или узнает здесь), тем большую сумму захочет, поэтому трудно записать в плюсы или минусы. Для стабильно работающей настроенной системы решение обойдется дороже, чем второй вариант. Для построения системы с нуля — вполне вероятно, что и дешевле. Минусы: зачастую найм не окупается. Конфликты с бухгалтерами-женщинами. Трудно определить уровень мастерства. Возможна текучка кадров.
  4. ИТ-служба на аутсорсинге. Требуется в случае, когда ИТ-составляющая в деятельности фирмы достаточно сильна, то есть достаточно часто требуются услуги специалистов различного профиля, и собственный специалист не справляется (либо из-за недостатка знаний в определенных вопросах, либо из-за недостатка времени и возможностей). Речь может идти об администрировании больших баз данных, комплексном управлении ит-сферой предприятия, работой с большим и регулярно обновляемым сайтом и прочими аналогичными задачами. Такое решение эффективно, когда потребность в конкретном специалисте по определенному направлению (например, веб-дизайнере или программисте) возникает достаточно редко, соответственно, невыгодно иметь собственного сотрудника. В этом случае лучше заключить договор со сторонней организацией, которая будет обеспечивать комплексное решение необходимых задач (например, создание и обслуживание веб-сайта). Плюсы: зачастую дешевле, чем собственные сотрудники, и при этом наличие грамотных специалистов. Большой опыт именно в тех вопросах, для решения которых нанимаются. Минусы: Проблемы с непониманием между сторонами. Часто — затянутые сроки. Очень часто — проблемы с ответственностью за выполненную работу, ошибки, недоделки, неправильно выполненные задания и прочее.
  5. Собственный ИТ-отдел (больше одного человека). Очевидно, что больше одного человека в ИТ-отдел стоит брать тогда, когда один человек не справляется с поддержкой в рабочем состоянии ИТ-инфраструктуры предприятия и решением задач, связанных с ее правильной работой. Как правило, происходит тогда, когда в компании достаточно много сотрудников (человек 30 и больше), есть развитая система документооборота (а не «расшаренная папка» на одном из компьютеров), когда у компании есть большой часто обновляемый вебсайт, собственная база данных (например, учет товара) и прочее. Как правило, требуются люди с высокой квалификацией в определенных областях (например, администрирование баз данных). В этом случае имеет смысл содержать нескольких специалистов, которые будут решать этот круг задач на постоянной основе, а расходы на зарплату будут окупаться в силу высокой загруженности. Плюсы: достаточно высокая квалификация сотрудников, специализация на нужных вам задачах. Постоянная доступность сотрудников. Оптимизация потребностей под ваши задачи. Минусы: финансовые затраты на зарплату сотрудников. Конфликты с женской частью бухгалтерии.
  6. ИТ-служба с множеством специалистов, занимающаяся комплексным обслуживанием потребностей компании. Если организация имеет очень много потребностей в этой сфере и, зачастую, сама работает в сфере высоких технологий, то ей наверняка требуется большое количество специалистов разного профиля для решения возникающих задач. В этом случае не обойтись без собственного ИТ-отдела, который будет либо решать эти задачи самостоятельно, либо контролировать работу сторонних подрядчиков, обеспечивая полную функциональность решений, предназначенных для предприятия., Например, таких, как система безопасности, система управления доступом и прочее. Плюсы: возможность решения практически любых задач, наличие собственных грамотных специалистов по всем направлениям. Минусы: очень дорого  

 

Понятно, что эти варианты не являются исчерпывающими, и, кроме того, существует очень много промежуточных вариантов. Например, фирма имеет собственного системного администратора, который настраивает и обслуживает инфраструктуру, заключила договор со сторонней организацией на обслуживание офисной техники (заправка/замена картриджей, ремонт оргтехники и прочее.) и имеет договор с веб-студией на разработку и поддержание сайта. Выбор может сильно зависеть от потребностей, например, вариант третий для начального построения ИТ-инфраструктуры и сети с переходом к первому варианту в дальнейшем для обслуживания, и так далее. Тем не менее, эти варианты представляют собой те кирпичики, из которых будет складываться политика фирмы в ИТ-сфере.

Поэтому, определяя стратегию предприятия в области высоких технологий (а все-таки стоит определить ее перед тем, как предпринимать какие-то действия, а не действовать по старой русской традиции «сделаем, посмотрим, подкорректируем», приводит к значительным лишним затратам), стоит учитывать эти варианты и отбирать оптимальный, который наиболее точно отражает потребности предприятия.






Дополнительно

iXBT BRAND 2016

«iXBT Brand 2016» — Выбор читателей в номинации «Процессоры (CPU)»:
Подробнее с условиями участия в розыгрыше можно ознакомиться здесь. Текущие результаты опроса доступны тут.

Нашли ошибку на сайте? Выделите текст и нажмите Shift+Enter

Код для блога бета

Выделите HTML-код в поле, скопируйте его в буфер и вставьте в свой блог.