Представьте себе, что вам нужно отправить письмо - обычной, бумажной почтой. Подпишете конверт от руки, не правда ли? А если таких конвертов полсотни? А если завтра, послезавтра, через неделю придется повторить рассылку примерно в том же объеме? Если действительность в вашем случае именно такова, необходимо как-то автоматизировать процесс... Конечно, можно попытаться обойтись возможностями обычных офисных приложений, но опыт показывает, что в таких случаях узкоспециализированный инструмент может оказаться практичнее. Рассмотрим один из таких инструментов - программу "Печатать конверты!" компании "Русские Информационные Технологии"...
Дистрибутив программы, доступный для скачивания, занимает всего-навсего 2,6 Мб, но, если вы невнимательно читали файл с требованиями, вас может подстерегать неприятный сюрприз: для работы программа требует установленного Microsoft Internet Explorer версии не ниже 5.5, Windows Management Instrumentation, Microsoft Jet Driver, Microsoft Data Access Components и Microsoft .NET Framework 1.1. В принципе, конечно, все эти компоненты доступны для бесплатного скачивания на сайте компании Microsoft (при условии, что ваша копия Windows пройдет проверку на лицензионную чистоту) - ссылки приведены в файле с требованиями, а при покупке "Печати конвертов!" на диске все это добро при необходимости устанавливается автоматически.
Кроме того, программа требует, чтобы в системе был установлен Microsoft Office версии не ниже Office 2000.
В целом, чем старше версия вашей операционной системы, тем сложнее окажется процесс установки. Например, автор так и не сумел установить "Печать конвертов!" на тестовый ноутбук с Windows 2000 Pro SP4 – не хватило терпения скачать и установить все необходимые для работы компоненты. На этом компьютере нет широкополосного доступа в Интернет, и, когда после более чем часовой возни инсталлятор в очередной раз заявил, что ему чего-то не хватило, я плюнул и запустил установку на другой машине - под управлением Windows XP. Должен сказать, что в этом случае все прошло без сучка и задоринки, и уже через пять минут я приступил к изучению.
По сути, программа "Печать конвертов!" представляет собой простенькую базу данных на движке Microsoft Access, приспособленную для хранения почтовых адресов ваших постоянных корреспондентов, ведения реестра рассылок и исходящих писем, а также впечатывания адресных данных в формы стандартных конвертов.
Работу с программой будет разумно начать с импорта данных об адресах, которые уже имеются в компьютере. Возможна загрузка данных в форматах XML и CSV. Эти данные могут быть предварительно выгружены в один из форматов из "Печати конвертов!", установленной на другом компьютере, а могут быть, например, экспортированы из стандартной адресной книги Windows - в формат CSV. В принципе, в этом формате можно попытаться сохранить и таблицу Excel, если вы хранили адреса в таком виде, но для этого случая в "Печати конвертов!" есть специальный мастер импорта данных из Microsoft Excel, который позволяет поставить в соответствие столбцам таблицы поля базы данных и сохранить результат в формате XML.
Итак, заполняем базу корреспондентов. Корреспондентами могут быть как физические, так и юридические лица: для первых вводятся фамилия, имя и отчество, а для вторых – полное и сокращенное название. Также заполняется адрес вместе с индексом, названием региона и населенного пункта. Еще есть "галочка" "Отправитель" – ей помечаются ваши собственные адреса, те, которые потом программа разместит на конверте в графе "От кого".
Когда количество корреспондентов в постепенно заполняющемся списке переваливает за несколько десятков, становится полезной кнопка "Фильтр" – можно показать только получателей, только отправителей, задать поиск по названию или адресу, а при необходимости и наложить сложный составной фильтр.
Заполнив данные всех необходимых корреспондентов и задав хотя бы одного отправителя, можно переходить к созданию писем. Письма создаются либо поштучно: правым щелчком на названии корреспондента и – "Создать письмо", либо добавлением в рассылку.
Рассылка объединяет письма, которые готовятся к отправке примерно в один день и от имени одного отправителя. Использование механизма рассылок немного экономит время, затрачиваемое на задание отправителя (ведь он один на всю рассылку) и чуть-чуть упрощает процедуру утверждения писем, позволяя одним нажатием поменять статус "Утверждено" сразу у всех писем, входящих в рассылку.
Ничем другим создание письма непосредственно или через рассылку не отличается. Фильтр позволяет видеть в списке все рассылки, только утвержденные, либо напротив, только неутвержденные.
Кстати, о статусах писем – всего их пять: "Утверждено", "Упаковано", "Отправлено", "Доставлено" и "Возврат". Каждый из статусов может быть установлен вручную с указанием даты. Кроме того, статус "Утверждено", как уже упоминалось выше, присваивается всем письмам, входящим в рассылку, при утверждении рассылки, а статус "Упаковано" программа автоматически предлагает установить письму после печати конверта для него.
Помимо конвертов, программа умеет печатать еще и уведомления о вручении установленной формы. В режиме предпросмотра в печатном макете можно выбрать типоразмер используемого конверта, а также отключить печать рисованных цифр индекса или включить печать линий разметки (если вы пользуетесь не готовым конвертом с типографской разметкой, а чем-то самодельным).
Фильтр этого раздела позволяет показать все утвержденные письма, или утвержденные, но еще не отправленные, или еще не включенные ни в один реестр.
Наконец, отправленные письма можно группировать в реестры, которые потом (вот здесь и пригождается установленный на компьютере Microsoft Office) передаются в Word в виде одной из трех, видимо, стандартизированных форм (Форма №1, Форма №2 и Форма Ф.103).
Подводя итоги, остается констатировать, что программа "Печать конвертов!" несомненно, окажется полезной любой организации, по роду своей деятельности рассылающей множество писем традиционной (а не электронной) почтой. Делопроизводители оценят возможность отслеживать состояние каждого письма и вести всевозможные реестры; секретарши порадуются, что им не нужно больше каждый раз набивать адреса во встроенном в Word средстве для печати конвертов или осваивать CorelDRAW!; вечно занятые программисты с облегчением откажутся ваять нечто подобное в Access'e, мотивируя это тем, что велосипед уже изобрели до них. Единственным сотрудником фирмы, кого может не обрадовать приобретение "Печати конвертов!", скорее всего, окажется главный бухгалтер: все-таки почти три тысячи рублей за подобный функционал по моему мнению – многовато.
