Учет компьютерной техники на предприятии является очень серьезной задачей в области учета основных средств. Для простого бухгалтера компьютер представляет собой белый ящик, ставя который на учет он максимум, что сделает, – это поставит инвентарный номер на его корпусе. А то, что дорогостоящее содержимое этого ящика недобросовестный пользователь может заменить каким-нибудь барахлом десятилетней давности, бухгалтера волнует меньше всего. Таким образом, ответственность за учет комплектующих компьютерного парка полностью ложится на системного администратора. Но создать список установленного на рабочих местах оборудования – это еще полбеды. Сложности возникают, когда все это приходит в движение. При покупке нового компьютера начальнику его старая машина начинает движение вниз по служебной лестнице, переходя к кому-то из подчиненных, а порой просто делится на комплектующие, которые расходятся по разным машинам. В этом случае без серьезного программного средства учета "железа" не обойтись. Таким средством может служить программа Hardware Inspector от фирмы Database Harbor Software.
Программа может поставляться с четырьмя типами лицензии, в зависимости от которой устанавливается максимальное количество рабочих мест в одной базе данных: Lite – не более 15; Standart – до 50; Pro – до 200; Elite – без ограничений.
База данных может работать в сетевом режиме с разграничением прав доступа пользователей. В программе предусмотрены справочники пользователей и их групп. Для каждой группы пользователей настраиваются права на изменение информации в справочниках и документах программы.
Рабочие места и оборудование
Основная работа с программой осуществляется в окне "Оборудование по подразделениям". В левой части этого окна располагается дерево подразделений и рабочих мест, в правой – описание выбранного элемента дерева.
Для подразделения здесь указываются его расположение и описание. Для рабочего места – описание установленных устройств, материально ответственное лицо, пользователи, работающие с данным оборудованием, сетевые адреса и прочее. Оборудование рабочего места также представлено в виде дерева. Узлами этого дерева являются устройства, в состав которых могут входить другие устройства (корпусы, материнские платы, принтеры). В программе такие устройства называются контейнерами. Элементами дерева являются конечные неделимые устройствами (мониторы, жесткие диски, линейки памяти и т. д.). Таким образом, мы можем видеть всю иерархию устройств рабочего места.
Большая часть работы с программой происходит в этом окне. Здесь мы создаем структуру подразделений предприятия и рабочих мест, настраиваем список устройств рабочего места. Из этого же окна мы можем добавлять, удалять, перемещать оборудование, создавать записи технического обслуживания и т. д.
При нажатии кнопки "Переместить" создается документ "Перемещение устройств", в котором можно выбрать одно или несколько устройств текущего рабочего места и указать, куда это оборудование будет перемещено и по какой причине.
Отсюда же можно сформировать печатную форму накладной на перемещение и экспортировать ее в Excel. Посмотреть историю движений текущего устройства можно в журнале перемещений, открыть который можно, нажав кнопку "Перемещения". При нажатии кнопки "Обслуживание" открывается журнал обслуживающих работ текущего устройства. В нем можно создать запись обслуживания с указанием типа работ и их стоимости.
Справочник моделей и типов устройств
Вся информация об устройствах, которыми наполняем рабочее место, хранится в справочнике "Модели и типы устройств". Справочник представлен в виде двухуровнего дерева, на первом уровне которого располагаются типы устройств, а на втором – модели.
Для типов устройств можно задавать такие свойства, как являются ли устройства данного типа внешними, имеют ли комплектующие, в состав какого контейнера могут входить, имеют ли емкость и в каких единицах она измеряется, срок амортизации и период профилактики устройств. Кроме того, для каждого типа устройств можно задать до четырех дополнительных параметров моделей устройств этого типа.
Свойствами моделей устройств в этом справочнике будут: тип устройства (меняя это свойство, мы перемещаем модель в дереве справочника), производитель, ссылки в Интернете на модель и драйвер этого устройства, емкость, если она присутствует, сроки амортизации и профилактики, рыночная цена, стоимость обслуживания и т. д.
Поиск устройств
В программе предусмотрен мощный инструмент поиска. Форма поиска состоит из трех вкладок. На первой вкладке "Фильтр" можно задать отбор по любому из реквизитов справочника "Модели и типы устройств".
При отборе по текстовым реквизитам можно использовать маски "*" и "?". Маска "*" заменяет любое количество любых символов, "?" заменяет один любой символ. Например, при отборе по инвентарному номеру с маской "62*" в результирующий список попадут устройства с номерами 621046, 628465 и подобные. А при отборе с маской "4?8" в результате получим устройства с номерами 438, 418 и т. п. На вкладке "Список" выдается результат отбора по заданным параметрам. Вкладка "Настройка колонок" предназначена для выбора показываемых колонок в результирующей таблице. Полученный список устройств можно экспортировать в Excel.
Отчеты
В Hardware Inspector предусмотрен широкий набор отчетов, необходимых в работе с оборудованием. Все отчеты можно представить в виде трех групп:
- Отчеты по оборудованию. Сюда входят отчеты по рабочему месту, списки IP-адресов и инвентарных номеров, паспорта устройств, отчеты по материально ответственным лицам и т. д.
- Отчеты по событиям. Это отчеты по перемещениям оборудования и произведенным профилактическим работам.
- Плановые отчеты. Отчеты по плановой профилактике рабочих мест и устройств, отчет о потребности в расходных материалах.
Все формируемые отчеты могут быть экспортированы в Excel. Для этого в каталоге программы существует подкаталог TEMPLATES с набором шаблонов для каждого отчета. Все эти шаблоны доступны для редактирования. Пользователь может создавать собственные шаблоны отчетов, в которых в качестве исходных данных можно указывать предопределенные имена полей отчета.
Импорт данных
Большим достоинством Hardware Inspector является импорт информации об устройствах из отчетов анализаторов конфигураций, таких как AIDA32, ASTRA32 или EVEREST. На следующем рисунке приводится пример загрузки данных о конфигурации из отчета, сформированного программой AIDA32. Нажав кнопку "Загрузить" и выбрав файл отчета, его текст загружается в программу.
После чего, нажав кнопку "Импорт", попадаем в окно "Корзина импорта", в котором уже сформирован список найденных устройств. И отсюда можно загрузить информацию о них в справочники.
Замечания
При всем удобстве и простоте программы все же хочется обратить внимание и на несколько моментов, которые могут доставить пользователю некоторые хлопоты.
Не совсем понятно, зачем нужны свойства "срок амортизации" и "период профилактики" у типов устройств. Возможно, предполагается, что они будут копироваться в параметры новых моделей. Но этого не происходит, и для моделей эти параметры приходится задавать вручную.
Очень неудобен механизм перемещения оборудования. В журнале перемещений по какой-то причине недоступна последняя запись. Кроме того, открывая или создавая перемещения прямо из журнала, документ открывается в другой форме, из которой его уже нельзя распечатать или экспортировать в Excel.
Нет возможности импортировать данные не только в справочники устройств, но и на текущее рабочее место.
Хочется верить, что в следующих версиях названные недочеты будут исправлены. Широкая функциональность программы, представленная в настоящий момент, дает повод на это надеяться.
Резюме
Подводя итог, можно с уверенностью сказать, что эта программа будет полезна любому системному администратору, в обязанности которого входит ведение информации по большому парку вычислительной техники. Простой интерфейс, возможность отслеживания истории движений устройств и широкий набор отчетов делают программу незаменимым помощником в такой работе.
Ограничения демоверсии
- срок действия демоверсии – 30 дней на каждую базу данных;
- максимальное число рабочих мест в каждой базе данных – 10.
