Эффективная организация времени — актуальная проблема для любого человека, вне зависимости от его занятости. Этой дисциплине, известной также как таймменеджмент, посвящена не одна книга, регулярно проводятся многочисленные курсы, предлагающие разные методики.
Свою лепту в планирование времени вносят органайзеры. Вообще, говоря о данной сфере программного обеспечения, следует отметить, что служат они не только для составления распорядка дня, но и для хранения данных. Человеку сложно держать в голове, или же в неупорядоченном виде, всю необходимую информацию, которая должна быть под рукой.
Данный обзор включает в себя программы-органайзеры различной сложности. Естественно, что в современных реалиях недостаточно требовать от данного рода ПО традиционную функциональность: наличие календаря, адресной книги, записной книги. Не менее важные аспекты — мобильность, возможность синхронизации с переносными устройствами. В целом, внимание будет обращено на следующие аспекты:
- Удобство интерфейса: органайзер — тот вид ПО, где интерфейс отыгрывает одну из важнейших ролей, особенно по части скорости доступа к нужным функциям. Также будет уделено внимание горячим клавишам.
- Задачи и календарь: создание задач, to-do списков, категорий, подзадач, возможности календаря при планировании мероприятий (создании событий).
- Напоминания и уведомления: настройка напоминаний о событиях (дней рождений, дат и т. п.), создание липких заметок, способы уведомления.
- Организация контактов: возможности адресной книги, импорт/экспорт данных.
- Совместный доступ: возможность создания проектов, инструменты для коллективной работы.
- Мобильность и синхронизация: доступность для мобильных платформ, интеграция с онлайн-сервисами.
- Безопасность: установка пароля на запуск программы, базу данных или отдельные разделы органайзера; защита и шифрование данных.
- Другие инструменты: попутно будут упомянуты редактор заметок, менеджер паролей и другие инструменты, дополняющие функциональность органайзера.
LeaderTask
Домашняя страница: http://www.leadertask.ru/
Согласно статистике, представленной разработчиками, LeaderTask пользуются сотрудники известных организаций — около 1500 компаний. Этот факт заставляет задуматься, в какой мере LeaderTask является органайзером, а насколько он силен в управлении проектами. Опять же, среди заявленных функций управление проектами присутствует, что весьма любопытно.
В органайзере можно создавать как задачи, так и подзадачи, прикреплять к ним заметки и подзаметки. Нужно отметить, что древовидная структура списка весьма удобна — благодаря этому навигация в списке задач не вызывает затруднений. В свойствах задачи можно указать сроки, закрепить ее за проектом, выбрать категорию / ярлыки и назначить исполнителя (из списка контактов LeaderTask), прикрепить файл. Кроме того, в настройках сроков выполнения можно задать режим повторения задачи.
Редактор заметок не очень функционален — при том, что в органайзере этот инструмент является одним из важнейших, панель форматирования, возможно, следовало реализовать иначе.
Уведомления отображаются при изменении статуса или создании задачи — в виде всплывающего окна со звуковым эффектом. В настройках органайзера можно изменить внешний вид, звук уведомления, указать интервал повторения. Однако при этом нельзя настроить способ уведомления: скажем, SMS или email.
Адресная книга LeaderTask вполне традиционна по своему устройству, если сравнивать ее, например, с Outlook. При добавлении нового контакта заполняются поля: фото, личная информация, домашний адрес, инициалы, место работы и прочие. Указываются также способы связи — телефон, вебсайт, email и мессенджер. В качестве дополнительной информации можно прикрепить заметки и файлы. Контакты позволяется группировать, присваивать несколько меток одновременно.
Возвращаясь к вышесказанному. В LeaderTask обнаруживается полезное дополнение — проекты. Проекты помогают объединить несколько задач, также с их помощью можно наладить совместную работу с коллегами. Всем участникам доступны почти все действия с задачами проекта, кроме того, что заказчик может изменить исполнителя, а исполнитель — статус. Вполне возможно, что не всем пользователям данный инструментарий окажется уместным в органайзере, но, как минимум, совместная работа в органайзере является большим плюсом.
К вышесказанному следует добавить, что LeaderTask синхронизирует данные с сервером. Предварительно в настройках органайзера нужно ввести учетные данные пользователя, а также указать интервал обновления.
LeaderTask доступен в виде программ для Android, iPad, iPhone. Кроме таких неотъемлемых функций, как синхронизация, работа с задачами и контактами, поиск — в мобильных приложениях имеются приятные дополнения: голосовой ввод, работа с GPS и прочие.
База данных LeaderTask может быть защищена паролем, отдельного ограничения доступа к разделам нет. Шифрование данных, хотя оно и упомянуто разработчиками, в виде каких-либо настроек найти не удалось. Говоря о недостатках — нет доступной конфигурации горячих клавиш. Это упущение, поскольку создавать новые задачи, события или хотя бы добавлять контакты в адресную книгу без клавиатурных «хоткеев» быстро надоедает. И еще один негативный момент — интерфейс, который состоит из трех колонок, не слишком «поворотлив». Меню «Вид», к сожалению, не спасает ситуацию.
C-Organizer
Домашняя страница: http://www.csoftlab.com/ru/C-OrganizerPro.html
Разработчики описывают C-Organizer как персональный органайзер, однако в описании заявлена поддержка совместного сетевой доступа. Программа интегрируется с веб-сервисами, имеет в наличии удобный планировщик, записную книжку, менеджер паролей и другие необходимые инструменты.
Интерфейс C-Organizer разительно отличается от LeaderTask, привлекая компактностью и приятным оформлением. Среди внушительного списка доступных локализаций присутствует русский язык. Кнопки на панели инструментов, в лучших традициях настольных приложений, настраиваются, колонки скрываются, освобождая рабочее пространство; возможно переключение меню на Ribbon (лента в стиле Office 2007 и выше) Одним словом, для этих удобств пользователю будет более чем достаточно.
Удобно управлять органайзером, используя горячие клавиши, назначенные для основных команд C-Organizer. Есть всплывающие подсказки, но отдельного раздела с параметрами, которые можно изменить, не нашлось, также как и нет глобальных сочетаний клавиш.
При создании новой задачи, в свойствах можно задать приоритет, повторяемость, добавить категорию, процент завершенности и включить напоминание. Во вкладке «Описание» находится редактор заметок, содержащий все необходимые опции форматирования. К любой задаче также можно прикрепить файл.
При создании задачи пользователь не может указать исполнителя, несмотря на заявленную возможность совместной работы по сети. Нет подзадач и подзаметок. Тем не менее, to-do можно объединять в глобальные списки и группы.
В календаре, по аналогии с задачами, можно создавать назначения. При этом под рукой находятся те, и другие. Назначения, которые длятся весь день, расположены вверху календаря. Для указания праздников и дат предназначены события — для них также настраиваются уведомления.
Любую запись можно разместить на Рабочем столе («Записи — Открыть как стикер»), активировать оповещение в связке с действием (например, запуск приложения или перезагрузка).
Возможности адресной книги стандартны для органайзера, из отличительных особенностей можно отметить поддержку vCard и создание шаблонов. Это упрощает добавление контактов в адресную книгу. Все контакты можно объединять в группы, например, для того, чтобы отправить сообщения либо оповещения по email.
В C-Organizer, в отличие от предыдущей программы в обзоре, нет явных признаков проектной системы, однако с одной базой может работать несколько пользователей одновременно, причем можно редактировать одну и ту же запись нескольким пользователям.
Органайзер поддерживает мобильные устройств, но, увы, в список входят лишь Pocket PC и Palm (синхронизация календаря, задач, контактов и заметок). Впрочем, несмотря на игнорирование Android и iOS, календарь и задачи синхронизируются с Google Calendar и Google Tasks соответственно.
C-Organizer поддерживает парольную защиту, шифрование. Запретить доступ («Сервис → Защита паролем…») можно к любому разделу органайзера. Кстати, органайзер удобно использовать как менеджер паролей, с возможностью генерации новых.
AM Notebook
Домашняя страница: http://aignes.com/notebook.htm
AM Notebook — классический десктоп органайзер с четырьмя основными инструментами: заметки (Notes), задачи (Todo), календарь (Calendar) и адресная книга (Contacts).
Интерфейс AM Notebook поддерживает вкладки. Вроде бы небольшое дополнение, но работать становится комфортнее. В случае с AM Notebook, нюанс следующий: вкладки доступны только в заметках и в календаре, но и в данном случае независимо друг от друга.
Изменить язык интерфейса можно в настройках, русская локализация есть, хотя и с явными с огрехами в переводе. Для основных команд предусмотрены подсказки по горячим клавишам, отдельного раздела меню с их конфигурацией нет.
Теперь подробнее о создании заметок. Очевидно, что эта одна из главных возможностей AM Notebook, который можно назвать записной книжкой с дополнительными функциями органайзера. Кроме работы с текстом, возможно создание таблиц (Spreadsheets) с поддержкой формул/функций, а также диаграмм. Редактор текста позволяет добавлять таблицы, изображения, проверять орфографию (можно подключить русский язык, добавив словарь в формате *.dic из MS Office). Табличный модуль позволяет работать со считанным количеством формул — но и этого с лихвой хватает для простых подсчетов. Диаграммы и графики доступны в PRO-версии программы.
Задачи (Todo) создаются в «Планах». В свойствах можно указать группу, приоритет, выставить процент выполнения (шкала завершения отображается в списке задач, что весьма наглядно), настроить напоминание. Задачи также объединяются в группы.
Все напоминания можно отобразить единым списком — удобно отключать ненужные напоминания, не заходя при этом в каждый раздел. Есть будильник.
В Календаре создаются те же задачи (Task), но к разделу «Планы» они отношения не имеют (сказываются неточности перевода). Если пользователь отмечает опцию «Каждый день» (ошибка локализации, нужно: «Весь день»), задача перемещается вверх календаря. В целом, функциональность календаря весьма скромная, но этот недостаток отчасти компенсируется наличием режимов отображения — по дням, неделям, месяцам и т. д.
Адресная книга соблюдает тот же минимализм, в ней нет возможности объединить контакты в группу или, например, добавить фото. Можно внести данные о контакте, указать способы связи, добавить заметку. Однако назначение некоторых полей неясно — во вкладке «День рождения» 5 граф для ввода имени и такого же количество дат.
Увы, несмотря на сильные стороны AM Notebook, нашлось место заметным недостаткам. Такие аспекты, как безопасность и приватность данных, упущены. Для сохранности личных нельзя установить пароль, зашифровать данные. В итоге, на органайзер можно положиться, будучи уверенным, что данные не попадут в руки злоумышленника.
AM Notebook поддерживает мобильные устройства, не предусмотрена синхронизация. Единственный способ подстраховки от потери информации, доступный в AM Notebook — резервное копирование данных.
WinOrganizer
Домашняя страница: http://www.tgslabs.com/ru/winorganizer/
WinOrganizer — один из наиболее функциональных органайзеров, предназначенный как для персонального, так и коллективного использования. В него входят планировщик, записная и адресная книги, менеджер паролей.
Окно программы разделено на две колонки, слева отображается содержимое органайзера в виде иерархии. WinOrganizer не привязывает пользователя к определенной структуре: в один тип данных можно вложить любой другой, причем вложенность может быть глубже двух уровней.
Для того, чтобы ознакомиться со списком дел, событий на повестке дня и другими предстоящими событиями, можно воспользоваться модулем «Сегодня». Это удобное представление по дням, неделям, месяцам, с возможностью печати и выбором шаблона для отчета.
В свойствах, при создании задачи, представлено внушительное количество опций, включая расширенные настройки оповещения: интервал напоминаний, настройки звука, поведение программы по истечению срока оповещения, запуск действия. Задачи можно сортировать по таким критериям, как приоритет, состояние, исполнитель.
Оповещения закрепляются не только за событиями, но и типами данных WinOrganizer, вплоть до контактов и паролей.
Адресная книга имеет стандартный набор полей. Следует отметить то, что поля можно вывести единым списком. Настраиваются колонки в адресной книге, что удобно для отображения только самой необходимой информации о людях. Контакты можно синхронизировать только с PocketPC.
В программе присутствует менеджер паролей. Набор возможностей стандартный, среди них есть опции «Прятать пароль во время набора» и генератор паролей. В WinOrganizer, к слову, можно ограничить доступ к любому документу («Свойства документа — Защита паролем»).
Как уже было сказано, в органайзере можно работать нескольким пользователям одновременно, в том числе совместно редактировать заметки и другие записи. Записная книжка поддерживает импорт/экспорт в Word и WordPad (RTF), работает с таблицами, изображениями, проверка русской орфографии есть. Синхронизация осуществляется через сервер баз данных GSDataServer.
Diary from Enot
Домашняя страница: http://soft-enot.com/
Предельно простая программа, в которой нельзя создавать заметки, нет адресной книги и большинства основных компонентов органайзера, в наличии только встречи и напоминания. Diary from Enot синхронизируется с Google Calendar, поэтому этот легковесный органайзер можно воспринимать как облегченную десктоп-версию известного сервиса. Однако нужно сделать оговорку, что Google Calendar предоставляет гораздо больше опций, чем данный органайзер. Здесь нельзя создать несколько календарей, настроить доступ, опубликовать расписание в Интернете, не говоря уже о том, что веб-интерфейс предоставляет несколько удобных режимов отображения календаря. В Diary from Enot разработчики, по-видимому, специально ограничили функциональность.
Интерфейс интуитивен, для добавления встречи либо напоминания нужно кликнуть по дате и добавить информацию в появившейся боковой панели, которую затем легко свернуть. Дни, которые содержат в списке события, отмечены жирным шрифтом.
Таким образом, использовать планировщик полезно лишь в том случае, если требуется максимально упростить организацию событий: буквально — открыть, добавить напоминание, свернуть окно и заняться другими делами. Если говорить о достоинствах, то сюда входят: простой русскоязычный интерфейс, бесплатность. Если же оценивать Diary как полноценный органайзер, это будет сплошная череда недостающих функций.
Calendarscope
Домашняя страница: http://www.calendarscope.com/
Органайзер, предназначенный сугубо для планирования событий, праздников, памятных дат. Здесь представлен календарь в нескольких вариантах отображения — по дням, неделям, месяцам и годам. Также можно изменить градацию временной шкалы.
Всего три типа элементов — событие, повторяющееся событие и задача. Список событий и задач можно открыть в отдельном окне (Event list / Tasks в меню View). В событии указываются место, приоритет, дата начала/окончания, категория — одна или несколько. Рядом с графой Priority, можно настроить контекст, маркированный определенным цветом.
Напоминания доступны для всех видов событий, но нельзя настроить отдельное уведомление без какой-либо привязки.
Для синхронизации с календарем разработчики предлагают воспользоваться их же продуктом HandySync. Благодаря этому, возможна синхронизация Calendarscope с Pocket PC, Apple iPhone, Android, RIM Blackberry и другими устройствами. Единственное «но»: HandySync — также платная программа.
Сводная таблица
| Программа | LeaderTask | C-Organizer | AM Notebook | WinOrganizer | Diary from Enot | Calendarscope |
| Разработчик | Органайзер ЛидерТаск | CSoftLab | Aignesberger Software GmbH | The Golden Section labs | Soft-Enot | Duality Software |
| Лицензия | Shareware (990 руб +) | Shareware (500 руб +) | Freeware / Shareware (Pro, 29,95 Euro) | Shareware (750 руб +) | Freeware | Shareware ($ 29,95 + ) |
| Локализация | + | + | + | + | + | − |
| Задачи | + | + | + | + | − | + |
| Календарь | + | + | + | + | + | + |
| Напоминания | + | + | + | + | + | + |
| Липкие заметки | − | + | − | − | − | − |
| Менеджер паролей | − | + | + | + | − | − |
| Совместный доступ | + | + | − | + | − | − |
| Поддержка мобильных устройств | iPad, iPhone, Android | Pocket PC, Palm | − | PocketPC | − | − |
| Синхронизация | MS Outlook | Google Calendar, Google Tasks | − | − | Google Calendar | − |
| Безопасность | Шифрование, защита паролем | Шифрование, защита паролем | − | Защита документов паролем | − | − |
| Адресная книга | + | + | + | + | − | − |
