Системный интегратор Softline Consulting Services автоматизировал систему управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в центральном офисе ООО «Ригла». В ходе пилотного проекта, длившегося два месяца, была достигнута одна из основных целей автоматизации — сокращение времени на утверждение документов за счет перевода процесса в электронный вид и реализации параллельного согласования.
По мере развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и ИТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.
В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов, что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.
После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft — Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений — Windows Workflow Foundations.
В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services — консалтингового подразделения компании Softline — была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в ИТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.
В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.
Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:
На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме off-line для сети аптек в промышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.
Источник: Softline