Компания «ABS Квазар-Микро» объявила о завершении крупномасштабного проекта по созданию и вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота в центральном офисе пенсионного фонда «Улар Умит» - одного из крупнейших институциональных инвесторов на внутреннем рынке республики Казахстан.
Дальнейшим развитием проекта станет организация единого информационного пространства, объединяющего центральный офис фонда и все его филиалы. Сегодня объединенный фонд обслуживает свыше 1,3 млн. человек, пенсионные активы превышают 172,34 млрд. тенге (1,37 млрд. долларов), что составляет 17,5% от общего объема пенсионных активов Республики.
Руководство фонда, проанализировав текущую практику работы с документами, приняло решение о разработке и внедрении комплексной системы электронного документооборота, позволяющей полностью автоматизировать создание и ведение архива документов, регистрацию и рассылку корреспонденции и организационно-распорядительных документов, формирование аналитических отчетов и управление базой знаний фонда, управление ключевыми бизнес-процессами, а также эффективную поддержку совместной работы, включая проведение совещаний, исполнение и контроль постановлений и множество других процедур.
Разработчиком решения стала компания «ABS Квазар-Микро», имеющая большой опыт решения нестандартных сложных ИТ-задач, обладающая квалифицированным персоналом, реализововшая крупные проекты для финансовых учреждений. В качестве технологической платформы создаваемой системы была выбрана высокопроизводительная гибкая модульная система Oracle Collaboration Suite. При этом за управление полным жизненным циклом документа, поиск информации и выполнение стандартных процедур последовательного утверждения и параллельного голосования отвечает модуль Oracle Content Services (OCS), а за управление нестандартными электронными процедурами работы с документами – модуль Oracle BPEL Process Manager (OPM).
Отметим, что выбранная технологическая платформа основана на открытых стандартах, в том числе, BPEL, XML, XSLT, XPATH, JMS, JCA и Web-службы. При этом одиноково эффективно поддерживаются как полностью автоматические регламенты, так и процессы, требующие вмешательства пользователей. Все подсистемы тесно интегрированы, что позволяет, например, назначать в OPM утверждающих лиц из числа пользователей Oracle Collaboration Suite. При этом обе подсистемы используют информационное хранилище OCS.
В результате внедрения системы, с которой активно работает руководство пенсионного фонда, значительно сократился бумажный документооборот организации, в частности, вся работа по созданию и согласованию документов была переведена в электронный вид (в системе Oracle Collaboration Suite). Теперь приказы по основной деятельности в бумажном виде хранятся только в архивном деле, а любой сотрудник фонда может ознакомиться с ними в электронном виде. При этом хранение базы данных на сервере позволило увеличить число сотрудников, имеющих доступ к системе, и определить для каждого из них права и функциональные возможности - в соответствии с ролью в технологическом процессе.
Кроме того, все журналы регистрации входящих и исходящих документов теперь переведены в электронный вид, а поступившие в фонд документы сканируются и, после вынесения резолюции, рассылаются исполнителям, что полностью исключает потерю пришедшего документа. Чтобы согласовать документ с несколькими сотрудниками, теперь не обязательно добиваться личной встречи с каждым из них - достаточно отправить документ по маршруту на согласование и указать срок его выполнения.
В результате, руководство фонда «Улар Умит» получило эффективный механизм контроля исполнения поручений. База знаний фонда поднялась на новый уровень: стало возможно работать не только с самой информацией, но и анализировать способы ее получения и использования с помощью отчетов. Уже разработано множество различных отчетов, причем итоговые отчеты полностью «прозрачны», причем предусмотрена возможность программного контроля данных на каждом этапе.
Также, благодаря внедрению системы, вырос уровень информационной безопасности, в том числе, за счет централизованного обслуживания всей базы данных пенсионного фонда и централизованного хранения ее резервных копий, автоматического сохранения истории работы с документами и появления гибких возможностей ее анализа.