В комитете ветеринарии города Москвы начался процесс внедрения системы электронного документооборота. В качестве программного решения была выбрана система «ЕВФРАТ-Документооборот» (разработка Cognitive Technologies).
Деятельность комитета неразрывно связана с обработкой большого количества документов — запросами от различных инстанций и сторонних организаций. По каждому из них требуется своевременный ответ, которому предшествует внутренняя организационная работа. Бумажные технологии не могли обеспечить эффективное документационное взаимодействие в рамках Комитета и подведомственных ему структур, а поиск документов был сопряжен с существенными временными затратами. В связи с этим руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Среди основных требований к системе была поддержка технологий классического делопроизводства, так как комитет является государственным учреждением. Немаловажным критерием также была и совокупная стоимость проекта по внедрению. После рассмотрения представленных на рынке решений по автоматизации документооборота предпочтение было отдано системе «ЕВФРАТ-Документооборот».
В рамках проекта разработчикам была поставлена задача развернуть единую систему документооборота в комитете и подведомственных организациях. На первом этапе система была запущена в Московском объединении ветеринарии, где были решены вопросы учета и обработки документов, обеспечения контроля исполнения и архивного хранения. За год через систему прошло более 20 000 документов. В настоящее время рабочие места «ЕВФРАТ-Документооборот» устанавливаются во всех подразделениях комитета, причем пользователями системы станут как обычные сотрудники, так и руководители и их заместители. Это позволит максимально эффективно использовать электронные технологии для процессов передачи и согласования документов.