Компании Basware представила The Cash Flow Manifesto («Манифест о движении денежных средств»). Документ подробно описывает модель «от закупки до платежа» (Purchase to Pay, P2P), позволяющую компаниям любого размера определить, каким образом они могут оптимизировать движение наличных денежных средств, а также вне зависимости от своего местоположения управлять расходами и оборотным капиталом.
Под моделью «от закупки до платежа» понимается весь процесс, начиная с подбора поставщиков и заказа товаров или услуг и вплоть до оплаты счетов. При этом все операции с поставщиками находятся под постоянным контролем, и компания получает возможность существенно оптимизировать финансовые потоки. Модель «от закупки до платежа» является ключевым компонентом бизнес-процессов компании, который позволяет управлять расходами и доходами и оперирует одновременно на уровне нескольких подразделений – отдела финансов, закупок, счетов к оплате и казначейства.
Организовав систему электронного документооборота, финансовый отдел сможет обеспечить прозрачность финансовых потоков и контроль над движением денежных средств. Унификация внутренних протоколов позволит целиком скоординировать процесс закупок с целями компании. В результате организация начинает слаженно работать ради достижения общей цели и экономии за счет повышения эффективности. Последняя четко прослеживается на каждом этапе в виде снижения расходов и увеличения оборотного капитала, и, в конечном итоге, положительно влияет на чистую прибыль компании.
На основе своего опыта корпорация Basware выделила четыре стадии, через которые обычно проходят компании, цель которых объединить закупки с финансовыми процессами и достичь наглядности и прозрачности процессов «от закупки до платежа»:
- Новая компания – автоматизация процессов является одним из первых шагов, которые делают компании данного типа. Счета представляют собой источник достоверных сведений об обязательствах, которые имеются у компании относительно расходов и наличных денежных средств. Традиционное выставление бумажных счетов весьма затратно, занимает массу времени и не обеспечивает прозрачность расходов. Ведение бумажного документооборота также ограничивает возможность отдела кредиторской задолженности оперативно отвечать на запросы как внутренних, так и внешних заинтересованных лиц, включая поставщиков. Благодаря исключению бумажного обмена и автоматизации процесса обработки счетов, Новая компания добивается более высокого уровня прозрачности и контроля. Это позволяет ей максимально точно соблюдать обязательства перед поставщиками.
- Состоявшаяся компания – основной характеристикой Состоявшейся компании является более тесная интеграция и скоординированная работа отделов закупок и финансов, достигнутая благодаря соблюдению мировых стандартов управления и технологий закупок. Финансовые отделы таких компаний могут создавать процедуры соответствия, способствующие снижению количества случайных закупок до 40%, а сотрудники отделов закупок начинают интегрировать свою базу поставщиков в систему прямого заказа товаров, обеспечивая тем самым доступность полной отчетности по процессу P2P в любой момент.
- Сетевая компания – характерной особенностью Сетевой компании является переход к полностью интегрированной модели, объединяющей в себе финансы, закупки и внешних поставщиков. Это позволяет выбирать стратегически эффективных поставщиков и управлять всем жизненным циклом контрактов. Выгода от применения модели «от закупки до платежа» начинает возрастать в разы. Это происходит благодаря использованию открытой сети, объединяющей продавцов и покупателей различного масштаба, и позволяет поставщикам также получать дополнительную выгоду за счет снижения расходов на ведение бизнеса, большей прозрачности процессов и ускорения оплаты счетов. Отдел закупок укрепляет отношения с поставщиками, обеспечивая бесперебойный поток платежей, что существенно облегчает возможности прогнозирования.
- Динамичная компания – на этой стадии у компании уже полностью оптимизированы расходы на обработку документов на протяжении всего цикла «от закупки до платежа» и сокращено время возврата инвестиций. Руководители отделов вместе работают над внедрением инновационных стратегий совершения платежей, а полная прозрачность потоков денежных средств позволяет компании снизить стоимость капитала и оптимизировать распределение текущих активов. Доход акционеров и рейтинг кредитоспособности компании возрастают, что оказывает влияние как на валовой доход, так и на чистую прибыль. Компании с высоким уровнем наличных денежных средств могут также внедрять инновационные стратегии платежей. Это позволит им максимизировать скидки при закупках и гарантировать стабильное положение поставщикам, одновременно оптимизируя показатели периодов погашения кредиторской задолженности и просрочки оформленных заказов. Подобная прозрачность и налаженные процессы позволят Динамичной компании значительно повысить финансовую и организационную маневренность.
Модель, основанная на знаниях экспертов Basware, также аккумулирует передовой опыт ведущих мировых компаний, что позволяет обеспечить интеграцию поставщиков в цепь «от закупки до платежа». Возможность участия поставщиков, вне зависимости от их размера, отрасли или географического положения, во всех P2P процессах компании, а также электронном обмене документами, чрезвычайно важный элемент процесса «от закупки до платежа», но зачастую он остается без должного внимания. Это может привести к ухудшению контроля над расходами и снижению возврата инвестиций в развитие процесса «от закупки до платежа».
Загрузить бесплатную копию «The Cash Flow Manifesto» можно тут.