Голосовые сообщения могут замедлять работу на 20% — сотрудники дольше выполняют задачи и чаще ошибаются

Вопреки удобству для отправителя, голосовые сообщения (ГС) по работе могут заметно тормозить процесс для получателя. Данный вывод был сделан аналитиками из компании «Стахановец», которые изучили, как различные форматы общения влияют на продуктивность завершения задач внутри нескольких компаний. Исходя из их расчетов, если поручение приходит не в тексте, а в аудио, на его выполнение в среднем уходит на 15-20% больше времени.

Одновременно с этим растет и количество неточностей. В исследовании говорится, что при передаче задач голосом ошибок становится примерно на треть больше. Причина в самом формате: устная речь часто получается менее собранной, чем письменная. Человек может перескочить на другую мысль, не проговорить важную деталь, смазать формулировку или спрятать суть поручения внутри длинного объяснения.

Текстовое сообщение в этом смысле заметно удобнее. Его можно быстро пробежать глазами, сразу найти дедлайн, ссылку, цифру или конкретное требование, а потом без проблем вернуться к этому месту позже. С аудио так не работает: его нужно слушать по порядку, не пропуская куски, и потом при необходимости перематывать. По оценке авторов исследования, на восприятие ГС тратится где-то в два-три раза больше времени, нежели время затрачиваемое на изучение текстовых сообщений с тем же содержанием.

Разница особенно заметна, когда ГС становится много. Десяток накопившихся войсов способен забрать 10-15 минут только на первое прослушивание. Если позже потребуется вспомнить конкретную цифру или формулировку, запись придется искать и прокручивать еще раз. В обычной переписке нужный фрагмент чаще всего можно найти за несколько секунд.

Есть и другая проблема: голосовое не всегда можно открыть сразу. В общественном транспорте, на встрече или в шумном офисе человеку понадобятся наушники либо придется отложить сообщение. В результате появляется дополнительный разрыв между моментом получения задачи и ее фактическим прочтением — точнее, прослушиванием. Несколько таких отложенных сообщений к концу дня превращаются уже в отдельную очередь.

По словам представителей «Стахановца», повторное возвращение к старым аудиосообщениям тоже отнимает заметное количество рабочего времени. Если текст позволяет пройтись глазами по истории диалога, то в аудио нельзя мгновенно увидеть, на какой секунде назывался дедлайн или обсуждалось конкретное условие. Даже появившиеся в некоторых мессенджерах автоматические расшифровки решают эту проблему лишь частично.

Отдельно исследователи связывают большое количество голосовых с ростом информационного шума. Сотруднику приходится постоянно переключаться между текущей задачей и чужими аудиозаписями, а это мешает долго удерживать внимание на одной работе. Дополнительное напряжение создает и ощущение, что каждое новое сообщение необходимо прослушать как можно быстрее, даже если для этого приходится прерываться.

При этом выводы исследования не означают, что голосовые сообщения бесполезны сами по себе. Аудио удобно, когда человеку проще быстро проговорить контекст, передать интонацию или объяснить сложную ситуацию. Проблемы начинаются там, где таким способом передают конкретное техническое задание с несколькими требованиями, сроками, цифрами и правками.

Есть и ограничение у самого исследования: компания не раскрыла публично точное количество участников, перечень организаций и подробную методику подсчета показателей. Поэтому цифры в 15-20% и 30% правильнее воспринимать как результаты конкретного анализа рабочих коммуникаций, а не как универсальную формулу для любого офиса.

Источник: ГАЗЕТА.ru