Как работает виртуальный офис?

Виртуальный офис – достаточно новое явление в бизнесе, которое может интерпретироваться по-разному. Как и у реально существующего офиса, у «виртуального аналога» также может иметься свой служебный адрес, номер телефона и факса. И, конечно же, в этом офисе трудятся люди, без которых существование последнего в принципе невозможно. Но здесь есть одно важное отличие.

Всё, что связано с виртуальным офисом – необязательно должно существовать в реальности (кроме сотрудников, конечно). Ни помещений в центре города, ни почтового ящика, ни даже городских телефонов. Всё это могут заменить компьютерные программы и сетевое оборудование.

Рассмотрим всё по порядку.

1.2. Юридические адреса и виртуальные номера 

На текущий момент активную деятельность ведут компании, которые предлагают всем желающим создание виртуального офиса. Сейчас речь идёт об учреждении фирмы где-нибудь за границей и предоставлении контактных номеров, относящихся к тому или иному государству, региону или городу. Список услуг таких компаний достаточно широк. Вот некоторые из них:

• Регистрация почтового адреса в любой точке мира;
• Регистрация региональных телефонных номеров и номера факса;
• Обработка, хранение и предоставление по требованию записей звонков клиентов в компанию;
• Оказание бухгалтерских услуг и многое другое.

Обратившись в такую компанию, можно будет зарегистрировать свою фирму, например, в центре Нью-Йорка, Берлина или Лондона – в любом месте, где планируется продажа товаров или услуг. При этом самому учредителю вовсе необязательно находиться в том регионе, где зарегистрирована его фирма. То же самое касается и контактных номеров компании. Владельцу фирмы необязательно покупать сим-карту зарубежного оператора. Все эти номера и адреса можно смело назвать виртуальными, и в большей степени они предназначены для использования в конкретном регионе.

Всё это работает по простой схеме. При поступлении вызова на виртуальный номер производится его переадресация на сотовый, стационарный, IP-телефон или даже на какой-либо мессенджер, поддерживающий возможность приёма таких звонков. С факсом то же самое – сообщение, приходящие на факс, будут просто отсылаться на электронный почтовый адрес.

Такие компании-регистраторы виртуальных офисов могут помочь и с ведением бухгалтерского учёта, регистрацией поступающих звонков и сообщений или даже с решением каких-либо юридических вопросов. Самому же владельцу виртуального офиса даже придётся знакомиться с бухгалтерами и секретарями. Они просто будут выполнять свою работу, отсылая время от времени отчёты.

Итак, виртуальный офис – это пользование услугами компании, предлагающей его создание и последующее сопровождение. Стоимость «аренды» офиса во многом зависит от его местоположения и услуг, предоставляемых арендодателями. Например:

• На сайте www.p1-offices.com/ офис в Берлине обойдётся за 80 евро в месяц;
• А компания «Regus» (www.regus.ru/) может предоставить адрес в Нью-Йорке за 110$ в мес.;
• Более дорогие варианты у «Regus» – 450$ (так же в Нью-Йорке).

 Цены включают в себя виртуальные номера, факсы, услуги по пересылке почты и т.д. 

1.3. Виртуальный офис для сотрудников 

Виртуальным офисом называется не только услуги сторонней компании по предоставлению виртуальных реквизитов для фирмы, но и программное обеспечение, позволяющее удалённым сотрудникам «ходить на работу». Но как члены команды взаимодействуют друг с другом? Здесь можно привести несколько вариантов. Из традиционных средств общения – это звонки на сотовые телефоны и общение посредством мессенджеров, как  «Skype» или  «Viber», например. Но более удобным средством коммуникации является специализированное ПО, при помощи которого можно не только общаться, но и назначать задачи, вести учёт рабочего времени, просматривать статистику и многое-многое другое. Мы затронем эту тему немного позже.

Итак, к понятию «виртуальный офис» добавилось ещё одно определение, а именно – это среда, которая позволяет команде сотрудников выполнять определённые задачи, используя возможности телекоммуникационного оборудования и сетевых технологий. Продолжим.

2.1. Затраты на оборудование

Список и характеристики оборудования для возможности создания виртуального офиса полностью зависят от сферы деятельности компании. Однако в большинстве случаев достаточно наличие у сотрудников средних по мощности компьютеров. Главное, чтобы на них можно было запустить одновременно несколько офисных и бухгалтерских программ, мессенджеров, браузеров, редакторов изображений – всё, опять-таки, зависит от деятельности компании. Для этого вполне подойдут компьютеры с 4-мя Гб оперативной памяти и двуядерными процессорами частотой, скажем, 3 ГГц. А из периферийных устройств понадобится только web-камера и микрофон.

Средняя стоимость таких компьютеров варьируется в пределах 15-25 тыс. рублей (включая монитор и периферию). Но покупать всё это зачастую необязательно, ведь у удалённых сотрудников компьютеры, как правило, уже имеются.

2.1. Затраты на внешнюю связь

Понятно, что каждый учредитель компании стремится обеспечить своих сотрудников дешёвой и одновременно качественной связью. Для этих целей использование мессенджеров – идеальный вариант. Но как же быть клиентам? Понятное дело, что клиенту гораздо удобней позвонить на телефонный номер, чем связываться с компанией каким-то иным способом. И именно в этом плане без услуг организация, упомянутых в параграфе 1.2., невозможно обойтись.

На текущий момент средняя стоимость приобретения виртуальных номеров составляет около 5 тыс. рублей за «серебряный» номер и 75 тыс. за «золотой». Простые номера обычно выдаются бесплатно. Абонентская плата во многом зависит от принадлежности номера к городу, региону или стране. Компании, предлагающие услуги телефонии, создают гибкие тарифные планы на связь. Например:

• «TEKMI» (http://www.tekmi.ru) за свой минимальный тарифный план просит всего около 500 руб. в месяц (московский номер), за самый дорогой – 2,5 тыс.
•  «Hottelecom» (http://hottelecom.net) предоставляет номера множества стран. Например, китайский номер обойдётся примерно в 3000 руб. за регистрацию при ежемесячной оплате в 2000 руб. 

3. Приложение по управлению задачами и проектами

В отдельную категорию стоит вынести программы, которые позволяют распределять задачи и проекты между сотрудниками. Такие ПО состоят, как правило, из двух отдельных модулей – один устанавливается на компьютер начальника, другой – на ПК сотрудников.

Данные приложения позволяют не только распределять задачи, но и вести всевозможную статистику, вести учет за действиями сотрудников в данный момент, оповещать о наступлении того или иного события и многое другое. Рассмотрим работу подобных программ на примере Time Doctor.

По сути, «Time Doctor» – это веб-сервис по отслеживанию рабочего времени. Программа устанавливается только на компьютер сотрудника. Руководитель же получает всю необходимую информацию о действии работников (и всём остальном) из своего личного кабинета, в который можно попасть через официальный сайт компании-разработчика (www.timedoctor.com).

Первым делом руководитель вносит в базу данных программы информацию о своих работниках. После того, как сотрудники установят программу учета рабочего времени на свои компьютеры, данные начнут передаваться на сервер «Time Doctor». Зайдя в свой кабинет, работодатель увидит примерно следующую картину:

Конкретно из этой таблицы виден учет времени — сколько наработал каждый из сотрудников в тот или иной день.

Настройки работы программы на ПК сотрудника также выполняются из личного кабинета руководителя. К примеру, можно включить функцию отправки скриншотов с экрана компьютера сотрудников в определённом интервале времени (каждые 5, 10, 15 минут и т.д.). Все скриншоты попадают в специальный раздел личного кабинета. Выглядит это так:

Отсюда видно, какие окна были открыты на компьютере сотрудника в момент снятия скриншота.

Есть ещё одна полезная функция – напоминание работнику о том, что необходимо вернуться к работе. Если «Time Doctor» выявляет бездействие со стороны сотрудника, тогда на экране его компьютера выскачет подобное уведомление:

По достижению таймера на кнопке «Нет» нулевого значения, программа посчитает, что пользователь не находится на рабочем месте. В этом случае она автоматически прекратить считать наработанное сотрудником время.

И это лишь часть возможностей программы «Time Doctor» и подобных ею. Такие системы учета рабочего времени и задач могут использоваться, например, для распределения проектов между исполнителями, отслеживания открытых на компьютере сотрудников сторонних программ, посещаемых им сайтов и многое другое. Увеличение производительности труда – основная задача, решаемая программами на подобии «Time Doctor». Именно поэтому их использование в бизнесе, связанном с работой в сети, так важно для предпринимателя.

Затраты на использование приложений типа «Time Doctor» будут составлять примерно от 10$ до 80$ (или от 600 до 5000 руб.) в месяц за одного пользователя (зависит от тарифного плана).

3.1. Приложения «Виртуальный офис»

Наконец, мы подошли к описанию приложений, эмулирующих работу настоящего офиса. Возьмём, к примеру, программу «Sococo». При запуске приложение пользователь видит следующую картину:

Как можно заметить, в окне программы приведена планировка типичного офисного помещения с несколькими кабинетами. Для использования такого виртуального офиса каждый сотрудник должен будет подключиться к приложению под своим именем (это может быть Ф.И.О. или никнейм). Далее, сотруднику (или нескольким) назначается один из кабинетов, «где он и будет проводить рабочее время». Повторный вход в приложение автоматически поместит пользователя в заданный ранее кабинет. Интересно, что для установки связи с конкретным работником, потребуется «постучать» в его дверь. Связь состоится только в случае, если пользователь «откроет дверь».

Имеются в программе и помещения, предназначенные для переговоров. Чтобы войти в такую комнату, как правило, требуется приглашение от начальства или инициатора переговоров. Всё, что будет обсуждаться в переговорной, невозможно «услышать» из какого-либо другого кабинета.

Так выглядит окно программы во время работы виртуального офиса «по полной программе»:

Как видно из изображения, некоторые сотрудники находятся вне кабинетов. Это, так называемые, курилки или помещения для свободного общения (например, «Noisy Haven 8»). Сюда можно зайти в любой момент и общаться на любые темы.

Программа «Sococo» обеспечивает пользователей, как голосовой, так видеосвязью. Общение нескольких сотрудников, находящихся в одном кабинете, выглядит так:

Таким образом, приложение обеспечивает пользователей гораздо более комфортными условиями для общения. Ещё один положительный момент – это возможность отправки файлов конкретному человеку либо демонстрация, например, фотографий всем сотрудникам, между которыми установлена связь. И это лишь часть возможностей приложения «Sococo». (https://www.sococo.com/)

Подобных программ, на самом деле, существует большое множество. И большинство из них – платные. Например, «Sococo» можно использовать вообще бесплатно, но с ограничениями (можно создать лишь 4 кабинета, в которых могут «работать» всего по 4 сотрудника). Для увеличения штата программу придётся покупать, и обойдётся она в 15$ (или около 1000 руб.) в месяц за каждого пользователя. 

3.2. CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами

Система управления взаимоотношениями с клиентами (или CRM – Customer Relationship Management) – ещё одна категория приложений, предоставляющих массу возможностей для работы с большим количеством клиентов. Основная задача любой системы CRM – создание комфортных условий для клиента. Такие программы накапливают статистику и ведут учёт клиентов, позволяя на основе полученных данных менять политику работы компании, предсказывать риски и выявлять новые возможности на рынке.

CRM имеет смысл использовать только тем организациям, которым приходится иметь дело с тысячами клиентов (интернет-магазины). И стоимость подобных систем довольно высока. К примеру, ПО от компании «Amber» (www.amber-soft.ru): стоимость только внедрения системы «Amber CRM» составляет 99 тыс. рублей, не считая техподдержки и дополнительных услуг (интеграция с сайтом, с 1С и т.д.).

Мало какая современная компания обходится без официального сайта. Тут говорить особо не о чем, поэтому сразу приведём примерные затраты на создание и содержание сайта:

• Самую низкую стоимость имеет услуга по регистрации доменного имени. Цены здесь начинаются от 99 руб. и ещё 149 руб. требуется оплачивать ежегодно. Эти цифры взяты с сайта компании «HostingRU» (www.hostingru.net) и относятся к доменам сегмента «.ru».
• Размещение сайта осуществляется на хостинге. Его стоимость зависит от количества информации, размещённой на сайте. Если это обычный сайт-визитка, то цена аренды хостинга составит всего 42 руб. в месяц (1000 Мб). Цифры также взяты с сайта компании HostingRU.
• И последнее – расход на создание сайта. И цена его зависит от сложности работы программистов, верстальщиков и дизайнеров. К примеру, простой сайт-визитка может стоить порядка 3000 руб., а более сложный (как интернет-магазин, например) – все 25 тыс.

5. Итоговые затраты

Итак, для создания полноценного виртуального офиса потребуется:

Итак, первоначальный взнос на создание виртуального офиса составит, как минимум 7 тысяч рублей – это стоимость регистрации почтового адреса компании и оплата внешней телефонии. Стоимость приобретения всех остальных удобств рассчитать не сложно, опираясь на данные в таблице выше. Заметим, что в таблицу не внесены расходы на приобретение оборудования для сотрудников и оплату их связи.