Что такое электронный документооборот: термины и понятия

Пост опубликован в блогах iXBT.com, его автор не имеет отношения к редакции iXBT.com (подробнее »)
| Обзор | Как это устроено

Дуб, дай желудей,
отнесу свинье,
свинья даст щетину,
сплету канат-веревку,
брошу в воду, вытащу
моего братца-муравеюшку
© сказка «Блоха и муравей»

Примерно такой же квест ждет каждого, кто решится на внедрение Электронного Документооборота. Кажется, что новичку его подключить, заставить работать и не облажаться – невозможно. Но ЭДО необходим, чтобы работать по закону, вести учет, платить налоги и не иметь проблем. В первом посте мы разберемся, что такое документооборот в целом и ЭДО в частности, а также разберем ключевые понятия.

Если вам стало страшно и непонятно уже на первом абзаце – это нормально. В российском законодательстве, документоведении, налогообложении и прочих государственных играх сам черт ногу сломит. Если вам без ЭДО никак, проще всего уже на этом этапе взвалить все на плечи профессионалов, отдав бухгалтерию на аутсорс (например, автору поста Марине Денисовой, которая в бухгалтерском деле не одну собаку съела, а налоговиками закусила). Ну или все-таки разобраться самостоятельно.

Этот пост и все последующие – не для бухгалтеров, документоведов или юристов: они учились этому в институтах и подсматривают в шпаргалки гораздо сложнее, чем эта. Этот пост для обычных людей, кто работает по закону, платит налоги, открывает свое дело или любым другим способом взаимодействует с государством.

Начнем с терминов.

Документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Что это значит в переводе с официального языка? В делопроизводстве документ – это достаточная, однозначная и подтвержденная информация о том, что, когда и с кем произошло. Например, магазинный чек (его еще называют кассовым) – это документ: он однозначно говорит, когда и кто поменял деньги на товар. А вот неподписанный договор – еще не документ. Потому что он говорит, что стороны собиралисьсделать что-то. Сделали ли и на каких условиях – неизвестно: подписей нет. Другими словами, документ – это доказательство. Чтобы бумажка с текстом стала документом, она должна содержать однозначные и подробные ответы на вопросы:

  • О чем речь?
  • Когда?
  • Кто говорит?
  • Какие ваши доказательства?
  • Сколько вешать в граммах?
  • Тварь дрожащая или право имеет?
  • За базар ответил!

В качестве последнего доводав документах обычно выступают подписи участников – рукописные, если документ физический, или электронные – если электронный. О последних ниже.

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии (между предприятиями) с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Ну а если по-простому, документооборот — это создание документов, которые будут однозначно поняты другими участниками, работа с ними, их движениеи хранение, чтобы их можно было прочитать, использовать и найти, когда понадобится.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251).

С точки зрения закона, электронный документ – это файл, содержащий такую же информацию, что и обычный бумажный. Важный признак электронного документа – это уникальная метка, однозначно определяющая создателя (создателей, если документ двухсторонний). 

Такая уникальная метка иназывается Электронной подписью.

Электронная подпись

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2Федерального закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись – это персонифицированная уникальная метка, которая «закреплена» за одним лицом и не может быть законным способом использована кем-то другим. Ее валидность и невозможность доступа к ней посторонним гарантируете или вы сами (никому не сообщая ваш логин-пароль, например) или удостоверяющий центр, выдавший ЭП (о них мы поговорим позднее).

Есть два основных типа ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает в свою очередь квалифицированной и неквалифицированной.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Если за безопасность вашей ЭП отвечаете только вы сами, это простая ЭП. Ее проще всего получить (даже создать самим)и использовать, но такого уровня защиты недостаточно для многих документов.

Простая ЭПпосредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

  • простая ЭП содержится в самом электронном документе;
  • ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Если за безопасность вашей ЭП отвечает специальное ПО или удостоверяющий центр, то это усиленная ЭП. Ее сложнее получить и пользоваться, но многие государственные органы принимают документы только с ней. Кроме того, документы с усиленной квалифицированной ЭП можно использовать наравне с бумажными везде и без дополнительных договоров.

Принцип действия ЭП можно объяснить примерно так:

« — Я, Иван Лоханкин, хочу снять все деньги со своего счета.

— Чем вы докажете, что вы Иван Лоханкин?

— Ну я же точно знаю, что я – это я!

— Мы не знаем, точно ли вы Иван и говорите ли вы правду. (нет ЭП)

— У меня есть кодовое слово, которое знаю только я (простая ЭП, пароль)

— Да, это верное кодовое слово, но его недостаточно. Вдруг вы подслушали его у настоящего Ивана?

— У меня есть еще пропуск в офис, он выдан компанией, где я работаю. Они тоже подтверждают, что я – это я! (усиленная неквалифицированная ЭП)

— Хм. Вроде все верно, и фото совпадает. Но мы не знаем, можем ли мы доверять мнению вашей компании, мы о ней никогда не слышали.

— У меня есть еще паспорт. (усиленная квалифицированная ЭП)

— Да, все совпадает, паспорт выдан в нашей стране, значит, государство ручается, что вы – это вы. Мнению государства мы доверяем»

Ну и последний термин на сегодня, который объединяет все термины выше.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это организация работы с документами без использования бумажных носителей. Согласно Инструкциипо делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Пункт 1.3Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/535@ определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Итак, электронный документооборот – это все, что происходит с электронными документами. Как и обычный, он нужен, чтобы правильно составить, обработать, понять и хранить документы на случай, если понадобится доказать, что вы не верблюд.

На сегодня на этом все. В следующих сериях:

  • Где используют электронный документооборот и где без него никак
  • Как происходит процесс обмена электронными документами и кто в нем участвует
  • Как сделать себе ЭП и для чего
  • Какие бывают операторы ЭДО и кого выбрать
  • Документооборот в бизнесе: как не попасть на деньги или в тюрьму

Ну а проконсультироваться подробнее или вообще избавить себя от этой головной боли можно все так же у Марины. iXBT.com рекомендует!

16 комментариев

b
А вот неподписанный договор – еще не документ

А почему?
marinadenisova
Потому что договор без подписей это как вдвоем с девушкой мимо ЗАГСа пройти: вроде и локация соответствует, а штампы в паспортах отсутствуют.
C
Точнее: договор без подписи — это обещание жениться :-)
Последний раз редактировалось
I
А как же правовая основа устного договора?
marinadenisova
Устный договор не является документом, но является фактом хозяйственной деятельности. Здесь же речь о документах.
b
Неудачно, что вы отвечаете не под комментарием, так бы я не пропустил ваш ответ.
Из приведенной вами же цитаты 77-ФЗ не следует, что к документу предъявляется требование иметь подписи на нем. Фотография может быть документом, например. И сами вы упоминаете, что чек из ККМ это вполне себе документ, несмотря на отсутствие подписей.
Так и не понял почему договору отказывают в праве быть документом, пока на нем нет подписей. Договор без подписи может быть недействительным именно как доказательство факта договоренности сторон, если этот факт ничем иным кроме договора не подтверждается, но почему он перестает быть документом?
Договор оферты это разве не пример договора без подписей сторон?
I
Надеюсь, что в следующих частях мне расскажут конкретнее, как подключить документооборот, какие тарифы бывают и нужно ли мне иметь несколько систем, потому как все сидят в разных.
Сейчас же мне надергали инфы из Консультанта или Гаранта, или чего-то типа этого, с прицелом, что я все равно не разберусь и обращусь к Марине Денисовой.
marinadenisova
Начинаем с азбуки и продвигаемся дальше, будут следующие заметки. Если писать всё и сразу, то тут была бы монография, а не заметка. Так же, сразу надо различить внутренний документооборот — ЭДО для него совсем особая тема. Я здесь рассматриваю пока что ЭДО внешний, между разными организациями. И можете не обращаться к Марине Денисовой :) Как говорится, «Ну, что ж, если вам не угодно быть прелестью, что было бы весьма приятно, можете не быть ею.» ©
P
у нас электронный документооборот выражен следующими действиями:
1. набрать в ворде служебную записку
2. распечатать (принтер у каждого свой — не тянуться же мне через весь стол!). регулярно вместо термина «распечатать» используется «вынуть» или другие не менее забавные.
3. подписать у начальника, если надо
4. отсканировать (тупо 300 dpi в цвете, я в этих настройках ничего не понимаю, да и лень мне)
5. послать скан по электронке
Если речь идёт про документ больше и отвественней служебки, то алгоритм усложняется:
1. есть у кого-то похожий документ?
2. если да, то меняем даты, фамилии, вносим косметические изменения, переходим к пункту 9
3. давайте позвоним знакомым, может у них есть
4. если есть у знакомых, то они присылают, мы меняем даты… переходим к пункту 9
5. есть в интернете похожий документ?
6. если есть, то качаем, правим… пункт 9
7. блин! ни у кого ничего нет! что за фигня! сидим на месте, может быть, кто-то сделает
8. если никто ничего не сделал, то переходим к пункту 7. (тут часто получается application is not responding)
9. печатаем
10. перечитываем
11. если нужны правки, то вносим их и переходим к пункту 9
12. несём коллегам или начальнику
13. перечитываем коллективно
14. если нужны правки, то вносим их и переходим к пункту 9
15. печати, подписи
16. УРА, ВСЁ ГОТОВО!
17. сканируем тупо 300 dpi в цвете, лучше всего в один PDF, чтоб больше гемора было у всех потом при редактировании
18. шлём скан с подписями и печатями по электронке, если это чудо туда влезет.
а вы тут про какие-то подписи електронные толкуете, жизни вы не видели.
marinadenisova
Боже, как вкусно выглядит! :) И как знакомо… :(
Налицо признаки стихийно развивающегося (стихийно сложившегося) бизнеса. Такое так же характерно для небольших бюджетных организаций. Ваша беда в полном отсутствии скелета организации — структуры управления прежде всего, элементарной: сколько у нас отделов, кто в каждом начальник и какими ВНУТРЕННИМИ доками чаще всего они обмениваются между собой и с высшим руководством. Затем надо как-то формализовать внутренний документооборот (далее — ДО), для этого пишут Локальные нормативные акты (ЛНА) — своего рода Законодательство государства по имени «Наша фирма». А уж потом пытаемся эту сову натянуть на глобус «Внутреннее ЭДО на основе некоего ПО». Но дьявол кроется в мелочах — если в организации менее 25 человек, причем все эти 25 — офисные работники, а не электрики на линии, то внутреннее ЭДО заводить не нужно: устные коммуникации всяко быстрее письменных. В этом случае надо ЖЕСТКО ограничить МИНИМУМ используемых документов и к каждому приложить блок-схему «кто пишет — кому передает». Впрочем, это тема для отдельной большой статьи — запланирую и ее, попробую обобщить опыт своих многолетних наблюдений.
Последний раз редактировалось
P
На самом деле достаточно зайти практически в любую школу и любой ВУЗ. Количество работников там измеряется в среднем сотнями, равно как и количество компов. Если повезло, то есть нормальная сеть, а не сопли вдоль плинтусов, но это нечастое явление.
Что касается именно электронного документооборота, то многое упирается в массу тётушек около 50, которые тут были задолго до нашего рождения и всегда тут будут. И я прекрасно понимаю их трудности при работе с ЭЦП (без которых глупо говорить об ЭДО), ибо процесс этот даже для админов бывает весьма напряжным. Вспомним хотя бы недавнюю историю про переход на ключи по 2012 ГОСТу — ключей наделали, приказами обязали, а софта, который с этими ключами просто работает, нет! Мне сильно повезло, что я этим занимался в сентябре. Все тематические форумы были завалены эмоциями в начале года. Процедура переделки ключей в новый формат при помощи наспех сделанных утилит, размещение только одного такого ключа на носителе, затыки с длинными названиями организаций… да там тот ещё омут с чертями был и до сих пор есть.
Пока не будет БЕСПЛАТНОЙ отечественной криптографии в виде «нажмите на одну кнопку и всё заработает», о нормальной и повсеместной практике ЭДО надо забыть. Пока это область геморроя и шаманизма. Плагин для Госуслуг, расширение браузера для Госуслуг, Континент АП, Крипто-Про, VipNet, непонятные сертификаты в потаенных уголках Java, постоянно перевыпускаемые сертификаты казначейства и министерств и прочее и прочее. И никогда не знаешь, что придумают завтра. И «инструкции по настройке рабочего места» под сотню страниц, где достаточно одной страницы с парой картинок.
Последний раз редактировалось
marinadenisova
А кто-то сомневался, что в бюджетных организациях «гораздо меньше порядка»? Государственная служба и ЭДО внутри нее и для взаимодействия с ней это отдельный лес чудес. И ошибка, естественно, системная — разработчики вообще не учитывают юзабилити и отказоустойчивость своих систем. Разработчиков несколько команд — в зависимости кого прикормили, кто вылез рулить процессом, у каждого чиновника своя команда. Они не взаимодействуют. Их разработки часто конфликтуют друг с другом. И каждый хочет срубить дополнительных денег. Так что — как в свое время учили в техникуме, в те времена «когда дискеты были большими» — сначала строим алгоритм, а уж потом делаем программу. Наскоком и лоскутным образом сляпанная система естественно будет вызывать только эмоции.
s
Странный пример проверки ЭП. Более корректный кейс может быть примерно таким:
пришел документ от ТОО «Рога и копыта» подписанный ЭП. Опишите мои действия по проверке того, что:
* подписано именно ТОО «Рога и копыта»
* после подписания документ не изменился
marinadenisova
Существуют разные уровни ЭДО и разные уровни применимых там ЭЦП. В примере была попытка пройтись сразу по всем уровням от начального к итоговому.
Д
— система ЭДО фирмы или ПО Криптоарм или аналоги, подтвердят Вам подписанный договор с Рогами и Копытами — отобразит сертификат подписанта(если реализовано в ЭДО, в Криптоарме есть);
— если договор подписанный ЭП, изменить, электронная подпись уничтожается, и система ЭДО или ПО Криптоарм, не подтвердят, Вам, что документ подписан электронной подписью, а значит изменён или не подписан.
Makcimko
Вы вперед забежали) У нас от простого к сложному:)
Пример проверки для тех, кто про ЭП только в научной фантастике и от говорящих голов по телику слышал

Добавить комментарий