HP Access Control.
Решение печати по идентификации сотрудника

Что такое печать по идентификации и для чего это нужно?

В этой статье мы с вами познакомимся с наиболее популярным на сегодня решением в области офисной печати, которое дополняет и расширяют возможности самого оборудования. Думаю никого не удивит, если ключевая функция этого решения будет иметь отношение к обеспечению безопасности информации на документах. Безопасность всегда была и будет ключевым пожеланием большинства корпоративных пользователей, ведь суммы денежных потерь от попадания информации не в те руки может составлять миллионы или даже миллиарды рублей.

Для того, чтобы проанализировать предлагаемые на рынке решения в области использования идентификации пользователей, возьмем за основу продукт компании Hewlett-Packard, как ключевого законодателя мод и исторического лидера рынка офисной печати. Решение о котором пойдет речь, носит название HP Access Control.

HP Access Control представляет из себя программный пакет, поставляемый в виде лицензии на использование (одна лицензия на одно устройство печати) и ссылки на скачивание самого софта. Также могут приобретаться, в зависимости от поставленной задачи, дополнительные “железные” аксессуары: внешние и внутренние считыватели для прокси-карт, считыватели для смарт-карт, считыватели для устройств, оборудованных чипом NFC, дополнительные модули памяти на USB-флешках или CF-карточках – правда, последние используются в крайне редких случаях.

Системы идентификации пользователей, такие как HP Access Control, выполняют три основные функции:

• Обеспечение безопасности информации при печати документов;
• Обеспечение экономических выгод от устранения “мусорных” документов, а также использования мониторинга и контроля за печатью;
• Повышение производительности и удобства труда сотрудников.

Для того, чтобы добиться всех перечисленных функций, каждый пользователь получает определенную метку, которая фиксируется в активной директории на сервере компании и является ключом к доступу к его личной очереди печати.

В качестве метки пользователя, или его персонального идентификатора, могут выступать прокси или смарт карты (уже привычные многим из нас как ключи для доступа на территорию бизнес-центров, офисов и организаций), NFC – чипы, встроенные в различные устройства (обычно это смартфоны или планшеты), пин-код – цифровой набор, который должен запомнить сотрудник или же просто мобильный телефон с доступом в защищенную корпоративную сеть по сети WiFi, с установленным на нем приложением HP Access Control Express.

Рассмотрим наиболее часто встречающуюся операцию при работе в офисной среде: печать документов. Ниже приведена схема решения, которая разумеется требует отдельного описания.

Рис.1 Принципиальная схема решения HP Access Control. Задания печати отправляются на сервер, где ожидают идентификации пользователя у того или иного сетевого устройства.

Пользователь отправляет документы на печать – в этой части нет больших отличий от классической организации сетевой печати. Правда тонкости появляются уже на этом этапе. К примеру, пользователю не нужно выбирать конкретный принтер или МФУ, на котором он хочет получить свои документы. Для выбора точки печати пользователю достаточно подойти к выбранному устройству и идентифицировать себя одним из перечисленных выше способов – картой, смартфоном или пин-кодом. Причем устройство может находиться даже на другом этаже организации – главное, чтобы оно было доступно в сети. Идентифицировав себя, или обозначив тем самым свое присутствие у определенного устройства печати, пользователь дает знать Access Control о необходимости подтянуть информацию с сервера по его текущей очереди печати документов. Список заданий в очереди выводится либо на экран устройства печати (у современных МФУ они больше напоминают планшеты, так что пользоваться таким списком действительно удобно), либо на дисплей вашего планшета или смартфона, если использовался соответствующий тип идентификации. Далее, пользователь вправе выбрать задания, которые нужно напечатать, вправе очистить очередь печати от тех заданий, которые он посчитает нужным удалить или же просто оставить задания ждать дальше в очереди печати на сервере. Сама очередь печати формируется в течении рабочего дня и по-умолчанию обнуляется раз в 24 часа (точнее, удаляется конкретное задание из очереди, если оно провисело там 24 часа). Периодичность этой очистки может быть изменена администратором, если на то будет потребность в компании. После выбора задания, указанные документы печатаются прямо в присутствии пользователя. При этом существует 100% гарантия того, что документ не будет перехвачен, пока пользователь идет к принтеру, или же просто документ будет случайно забыт на лотке. Кроме того, пользователь может пакетно получать свои задания – нет необходимости бегать от рабочего места к устройству печати каждый раз, когда он вспоминает о потребности распечатать тот или иной документ. Важно, что пользователь до самого последнего момента может отменить свое задание, даже если оно уже пол дня провисело в очереди печати ожидая разрешения на печать. Тем самым исчезают документы, случайно распечатанные (скажем, более старая версия документа или документы, в которых обнаруживается необходимость в правке уже после того, как было отправлено задание на печать. Вместе с этим, исчезают и потоки документов, улетающих в мусорную корзину рядом с принтером – то есть экономится тонер, чернила, бумага, электроэнергия и ресурс самого устройства печати, потраченные на печать этих “мусорных” документов.

Рис.2 Классический интерфейс современного корпоративного МФУ: большой удобный сенсорный дисплей и специальный слот для установки считывателей умных карт или NFC чипов – на рисунке слева от экрана.

Еще один важный аспект при печати – это возможность подробного мониторинга и лимитирования объемов печати. Сам факт того, что компания следит и знает, что и в каких количествах печатают сотрудники компании или организации, уже создает сильный психологический эффект, приводящий к заметному сокращению нагрузки на устройства печати. Кроме того, возможна реализация схемы квотации печати на сотрудников. При этом в зависимости от своего ранга, сотрудник получает определенное количество страниц, которые он может напечатать. Скажем, 200 страниц в месяц. Если счетчик дойдет до этого значения, а потребность в печати у сотрудника сохранится, то за расширением месячной квоты ему придется обратиться к своему руководству.

В совокупности все перечисленные возможности решения HP Access Control и предоставляют большие выгоды как в плане безопасности, так и в плане комфорта и эффективности труда сотрудников, а для финансовых результатов компании будет крайне значимой возникающая экономия на печати офисных документов.