Обзор программы для управления документами Автодок


"Без бумажки ты букашка" - верно гласит всем известное выражение, ведь в наше время без документов нельзя ступить и шагу. Свидетельство о рождении, паспорт, документы о продаже-покупке чего-либо, квитанции - количество макулатуры, которое нам нужно получить, оформить и заполнить на протяжении жизни, пересчитать очень сложно. А сколько бумаг и бумажечек проходят через руки тех, кто профессионально связан с процессом оформления бумаг и работает где-нибудь в регистратуре больницы. И, главное, как не свихнуться, заполняя их? Ответ на этот риторический вопрос есть. Это программа "Автодок", разработанная компанией Elewise. С ее помощью рутинная работа по заполнению документов упростится до минимума, ведь утилита позволяет автоматизировать и ускорить процесс, притом работает как с типовыми, так и с индивидуальными документами.

В первую очередь стоит сказать о внешнем виде программы, который радует глаз красивым разнообразием цветовой гаммы и симпатично нарисованными значками, способствующими легкому усвоению и запоминанию. Главное окно разбито на два поля: слева размещаются основные кнопки для работы с программой (так называемая панель инструментов); правая сторона, в свою очередь, отвечает за расширенные возможности этих кнопок, то есть за их непосредственную работу. Верхнее (главное) меню дублирует те же кнопки, так что пользователь не увидит здесь набивших оскомину пунктов "Файл", "Правка", "Вид".

Основной вид программы
Основной вид программы

Теперь поговорим подробнее о самих кнопках, чьи названия говорят сами за себя: "Создание бизнес-сценария", "Список бизнес-сценариев", "Список шаблонов", "Архив записей", "Настройки" и "Помощь".

Создание бизнес-сценария
Создание бизнес-сценария

При нажатии первой кнопки - "Создание бизнес-сценария" - на экране появляется диалоговое окно, в котором необходимо выполнить пять последовательных шагов. Так как основной задачей программы является создание документов, мы посвятим этой кнопке большую часть статьи. Итак, шаг первый: указываем названия сценария и группы, в которой он будет находиться (их можно создать как собственноручно, так и по шаблону: разработчиками были предусмотрены и введены наиболее используемые группы). Второй шаг - редактирование шаблонов, которым пользователь будет заниматься в специальном окне "Выбор шаблонов". Есть два варианта работы: либо загрузить готовый шаблон документа, либо создать свой. Загружаемый документ система сохранит в архив шаблонов. Шаблоном в "Автодок" является документ MS Word c основным текстом и вставками вида {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ} (под переменными подразумевается определенная информация: дата, ФИО, адрес и т. п.). Третий шаг служит для их определения. Система сканирует список шаблонов и формирует набор переменных, чья идентификация идет по признакам (встречающееся в шаблоне несколько раз имя переменной считается как одна переменная). Система включает два типа определения: "все переменные" и "текущие переменные". В первом вы можете изменять все параметры, встречающиеся в шаблонах. Во втором типе можно не только определить переменные, но и найти информацию о названии шаблонов, в которых встречается данная переменная. Также возможно просмотреть, отредактировать и перегрузить шаблоны. После типизации всех переменных пользователь перейдет к четвертому шагу - настройке бизнес-сценария. В этом разделе речь идет о количестве экземпляров для печати для каждого из документов (по умолчанию количество равняется одному). И, наконец, последний, пятый, шаг - завершение создания бизнес-сценария. На этом этапе пользователь может либо протестировать бизнес-сценарий, либо сохранить его с возможностью дальнейшего редактирования. При тестировании изменения в архиве записей не остаются.

Теперь перейдем к рассмотрению оставшихся кнопок. Список созданных и уже существующих бизнес-сценариев можно увидеть, нажав кнопку "Список бизнес-сценариев". В этом случае в правой части основного окна появится таблица. В ней отображается количество существующих в системе сценариев и записей. Для просмотра деталей, редактирования данных, переименования, удаления или использования бизнес-сценариев необходимо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать соответствующее действие.

Список бизнес-сценариев
Список бизнес-сценариев

"Список шаблонов", как не сложно догадаться, включает в себя все имеющиеся в системе шаблоны документов. Здесь вы можете открыть, проверить, отредактировать шаблоны, а также просмотреть детали бизнес-сценария.

Список шаблонов
Список шаблонов

"Архив записей" - это хранилище записей, созданных в системе "Автодок". Данный пункт предоставляет стандартные операции с архивом: поиск и печать документов, просмотр деталей и удаление записей.

Архив записей
Архив записей

Пункт "Настройки" предоставляет следующие возможности настройки системы: управление поиском записей, отображение списка бизнес-сценариев в меню "Пуск" и настройка принтера.

Настройки
Настройки

"Помощь". Этот пункт предоставлен для быстрого обучения работе с программой. Кстати, его можно вызывать на любом этапе работы, так что если возникнут какие-либо затруднения, "Помощь" выручит.

Также стоит сказать о том, что система "Автодок" имеет две версии: локальную и сетевую. Установку локальной версии рекомендуется производить на персональные компьютеры либо на компьютеры, не подключенные к сети. Данная версия не позволяет просматривать созданные сценарии и записи на других компьютерах. Сетевая версия включает в себя два типа компонентов: "Автодок сервер" и "Автодок клиент". Ее рекомендуется установить, если с системой будут одновременно работать два или более пользователя. Издатели также предоставляют специализированные версии программы. Например, "Автодок для нотариуса", которая поставляется с готовым набором типовых шаблонов, используемых в нотариальной практике.

Подытоживая все вышесказанное, стоит отметить, что разработанная фирмой Elewise программа "Автодок" - действительно полезная и удобная утилита, с которой процесс заполнения документов значительно упрощается, а благодаря удобному интерфейсу и несложному функционированию освоить ее сможет практически любой пользователь. Одним словом, с программой "Автодок" вам не страшна даже перепись населения Китая!





Дополнительно

iXBT BRAND 2016

«iXBT Brand 2016» — Выбор читателей в номинации «Процессоры (CPU)»:
Подробнее с условиями участия в розыгрыше можно ознакомиться здесь. Текущие результаты опроса доступны тут.

Нашли ошибку на сайте? Выделите текст и нажмите Shift+Enter

Код для блога бета

Выделите HTML-код в поле, скопируйте его в буфер и вставьте в свой блог.