В конце октября компании ABBYY и Basware провели в Санкт-Петербурге семинар для представителей финансовых департаментов различных организаций и рассказали слушателям о совместном решении для автоматизации обработки первичных бухгалтерских документов. Его внедрение позволит сотрудникам финансовых отделов автоматизировать до 60-70% следующих трудозатратных операций:
- Ввод данных с финансовых документов;
- Проверка реквизитов контрагента;
- Поиск заказа в учётной системе по прямым и косвенным признакам;
- Сопоставление номенклатуры поставленных товаров или услуг;
- Проверка правильности начисления НДС, а также всех других имеющихся цифр в первичном документе;
- Разноска операций по бизнес-подразделениям и центрам затрат.
Программный комплекс ABBYY и Basware значительно облегчает перевод входящих документов в электронный вид и их последующую идентификацию. В решении задействована передовая технология по извлечению значимой информации из отсканированных образов документов вне зависимости от их структуры, основанная на системе ABBYY FlexiCapture. Документы всех типов идентифицируются и обрабатываются автоматически: у пользователя нет необходимости вручную сортировать страницы, что уменьшает влияние человеческого фактора на процесс обработки и снижает вероятность ошибок. В этом случае ручной труд по клавиатурному набору сокращается более чем в 2 раза.
Сопоставление первичных бухгалтерских документов с данными в учётной системе (заказами, договорами, графиками платежей) происходит в автоматическом режиме. Для оптимизации процесса обработки счетов также может использоваться специальный инструмент внедрения бизнес-правил.
После размещения данных в системе документы автоматически кодируются и направляются соответствующему сотруднику на рассмотрение и утверждение. При необходимости на каждом этапе утверждения пользователи получают уведомление по электронной почте с соответствующей ссылкой. Работа с документами осуществляется через веб-интерфейс, не требующий установки и удобный для удаленного доступа, – утверждение документов может производиться 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Для удобства интеграции с внешней учётной или управленческой системой компании программный комплекс включает в себя типовые интеграционные шаблоны для более чем 250 ERP-систем: SAP, Oracle EBS, iScala, 1С, Парус и другими. Это значительным образом повышает оперативность ввода решения в эксплуатацию (через 1,5-2 месяца после подписания контракта). Срок окупаемости решения составляет менее 9 месяцев.